Je hebt gastentickets uitgestuurd en ook mensen op de gastenlijst gezet. Je event gaat straks beginnen en gaat hen ontvangen. Lees verder hoe je dit zo soepel mogelijk doet.

NOTE: Dit gaat over gasten met een gratis ticket of een plek op de gastenlijst. Bezoekers met een regulier ticket scan je met de Stager app zo naar binnen. Lees daarover meer.

Als je alle gasten een eigen ticket hebt verstuurd per mail, dan check je hen in op dezelfde manier als het reguliere publiek. Zij hebben op dezelfde manier een geldig ticket wat gescand kan worden. Deze twee bezoekersstromen kunnen prima via dezelfde rij/route/scanner naar binnen.

Het kan natuurlijk gebeuren dat iemand de tickets niet bij zich heeft. In dat geval check je de gast in op naam. In de app ga je naar Check-in en kies je het juiste event + juiste ticket types. Bovenin het scherm is een gele balk, je gebruikt de optie 'Scanner' om met de camera tickets te scannen. Ga naar 'Contact' en zoek hier op naam of mailadres.

NOTE: Ditzelfde systeem werkt ook voor reguliere bezoekers.

Als gasten op de gastenlijst staan, hebben zij geen eigen ticket ontvangen. Zij identificeren zich aan de deur en de host zal hen binnenlaten en inchecken. Via de app doe je dat zo.

Ga in het hoofdmenu naar Guest list en kies het juiste event. Je ziet hoeveel gasten er op de lijst staan en hoeveel er al zijn incheckt. Swipe de naam op de lijst naar rechts om iemand in te checken of vink de cirkel voor de naam aan. Heeft iemand meerdere plekken, dan swipe/vink je meerdere keren die persoon aan. Zo kan de entourage per persoon worden ingecheckt.

NOTE: Ben je iemand vergeten op de guest list te zetten? Via dit scherm voeg je snel nog iemand toe met de + rechtsboven in beeld.

Ga in de Backstage naar Ticketing - Guests. Kies hier het juiste event. Je ziet de gastenlijst en kan (indien je de permissies hebt) nieuwe namen eraan toevoegen.

Er is een zoekveld boven de namen, dit is een filter. Dat betekent dat je alleen de namen eruit haalt die op dat moment geladen zijn. Is de guestlist langer dan wat er in eerste instantie wordt geladen, dan krijg je alleen de namen die aan de criteria voldoen die al geladen waren en niet de namen die onder de 'Load more' knop staan.

Kies voor 'Check-in' om de gasten in te checken.

NOTE: Alle bovenstaande systemen zijn met elkaar gekoppeld. Dus als iemand eenmaal is incheckt, dan wordt dat direct verwerkt en kan iemand niet nog een keer worden ingecheckt via een andere route.