De betalingen voor tickets worden afgehandeld door Adyen. Als organisator heb je een zogenaamd sub-merchant account bij Adyen, die je bestuurt vanuit de Stager Backstage. De accounting reports van Stager gebruik je voor financieel overzicht per maand en per event. In dit artikel leggen we uit wat er precies in deze reports staat.
Accounting by date
Zodra een ticket wordt verkocht, wordt de betaling direct gesplitst in kosten (fee per ticket zoals afgesproken met Stager) en omzet online ticket sales (die je als organizer direct ontvangt op je sub-merchant account van Adyen). Deze omzet wordt periodiek uitbetaald.
Via Reports - Accounting - Accounting by date download je per maand een financieel overzicht. In het accounting report by date zie je wat er aan omzet is binnengekomen per maand per event voor online sales, wat het BTW component is en welke kosten daarbij horen. Dit report gebruik je voor de boekhouding. Hierin zie je:
Pending Stager fees: Dit zijn de kosten voor betalingen die in deze periode wel zijn bevestigd, maar nog niet overgemaakt door de bank van de ticket koper (geld onderweg).
Payout fees incl. VAT: Per payout worden er administratiekosten gerekend, dit is het totaal daarvan.
Balance [datum]: Het saldo op het sub-merchant account van Stager aan het einde van de periode van het accounting report.
Pending balance [datum]: Het saldo van betalingen die wel al zijn bevestigd door de bank van de ticket koper, maar nog niet zijn overgemaakt (geld onderweg).
Vervolgens zie je per kolom:
Datum + Project type + Event ID + Naam van het event waar de omzet bij hoort.
Revenue minus Stager fees (incl. VAT): De totale omzet van ticket sales, minus de Stager fees, minus refunds. Dit is dus het bedrag wat aan omzet is binnengekomen op het Adyen account en wat uiteindelijk wordt uitbetaald. Alle bedragen in deze kolom zijn inclusief BTW.
Received (ex. VAT): Het totaal aan ticket omzet ex. BTW. Dit is het grondbedrag waar je mee rekent om de omzet te boeken.
Refunded (ex. VAT): Per event is dit het totaal bedrag ex. BTW van gerefunde tickets. Dit is dus negatieve omzet.
VAT payable (%): Per BTW percentage zie je hier het totaal wat er afgedragen dient te worden aan de Belastingdienst.
NOTE: Stel wel het juiste BTW percentage in bij ticketing settings, anders klopt de afdracht niet.Stager fees (ex. VAT): Dit zijn de kosten per ticket zoals afgesproken in het contract met Stager.
VAT receivable (21%): Dit is het BTW component van de kosten die Stager in rekening heeft gebracht. Je kan dit deel terugvragen bij de Belastingdienst als jouw organisatie BTW plichtig is.
Accounting by event
Via Reports - Accounting - Accounting by event download je per event het financiële overzicht. Dit gebruik je om events die zijn geweest te boeken of om een afrekening te maken met externe partijen waar je mee hebt gewerkt. In dit overzicht zie je de omzet, de kosten die er zijn gemaakt en de hoeveelheid tickets.
Gross revenue
Revenue excl. service fees online tickets: De omzet van online ticketverkoop, zonder zelf ingestelde service kosten.
Service fees online tickets: He totaal aan service kosten die je per ticket hebt ingesteld voor online tickets.
Refunds excl. service fees - online: Het totaal aan gerefunde tickets, zonder de service kosten.
Service fees refunded - online: Het totaal aan gerefunde service kosten.
Total gross revenue incl. VAT: Het totaal van tickets sales, minus alle refunds. Inclusief BTW
X% VAT: Het BTW component wat bij deze omzet hoort.
Total gross revenue excl. VAT: De totale bruto omzet, exclusief BTW.
Stager fees (charged since 01-07-2021)
Stager fees incl. VAT: Het totaal aan kosten die gerekend zijn voor de online ticket sales, inclusief BTW.
Stager refund fees incl. VAT: De kosten gerekend voor het uitvoeren voor refunds, inclusief BTW.
Total fees incl. VAT: Het totaal van alle ticketing kosten die gerekend zijn voor dit event, inclusief BTW.
21% VAT: Het BTW component van deze kosten, terug te vragen bij de Belastingdienst.
Total fees excl. VAT: De totale kosten voor ticketing, exclusief BTW.
Net Revenue
Total gross revenue excl. VAT: Het totaal van het eerst deel. Het totaal van de omzet, exclusief BTW.
Total fees excl. VAT: Het totaal van het tweede deel. Het totaal van de kosten, exclusief BTW.
Net revenue: De netto omzet. Dit is het deel wat je als organisator overhoud aan het event, minus de kosten en zonder BTW.
Balance
Elke maand wordt de balans op het sub-merchant account gepeild. Deze balans vind je ook terug in het Accounting by date report en gebruik je om de maandelijkse aansluiting/controle te maken in de administratie.
De balans bestaat uit twee delen:
Balance: Ticketgelden voor ticket die later uitbetaald gaan worden. Bijvoorbeeld creditcard betalingen die na het event worden uitbetaald of wat je hebt ingesteld als 'Refund reserve'.
Pending balance: Ticketgelden die al wel bevestigd zijn door de bank van de ticketkoper, maar nog niet zijn overgemaakt (geld onderweg).