Automation is currently available in beta.
Het versturen van servicemails is een tijdrovende klus. Met automation worden deze servicemails automatisch verstuurd op basis van door jou ingestelde triggers en daarbij horende regels. Zo verstuur je bijvoorbeeld één dag voor een concert automatisch een e-mail naar iedereen die op dat moment een ticket heeft gekocht met de laatste info.
Workflows
Je verstuurt automatische servicemails op basis van door jou ingestelde workflows. Een workflow is een vooringesteld patroon. Deze bestaat uit triggers, regels en acties. Aan de hand van deze combinatie weet Stager wanneer welke mail verstuurd moet worden.
Je opent de automation tool via Marketing - Automation. Dit is ook gelijk het overzicht van alle workflows. Je maakt een nieuwe workflow aan door + New workflow te selecteren in de rechterbovenhoek.
Workflow maken
Je begint met het eerste blok genaamd Workflow. Hier vul je het volgende in:
Name: de naam van de workflow.
Description: een verduidelijking van de workflow voor jezelf.
Start sending:
Now: vanaf het moment dat je deze workflow opslaat, worden servicemails automatisch verstuurd wanneer aan de juiste triggers en rules worden voldaan.
Custom date: je stelt hier een dag in vanaf wanneer deze workflow in werking gaat.
Stop stending:
Never: deze workflow heeft geen einddatum en blijft actief tot je hem zelf stopzet.
Custom date: je stelt hier een dag in wanneer deze workflow wordt gedeactiveerd.
Trigger
Een trigger geeft het startsein om een email te laten versturen. Een trigger is een gebeurtenis waardoor ons systeem op 'Verstuur mail' klikt.
Bij het maken van een workflow zijn er twee type triggers om mee te werken, namelijk Event en Order. Per type triggers zijn er verschillende opties.
Event
Als je Event selecteert, heb je de keuze uit:
Program start: je stelt de trigger in op basis van de Program start tijd van een event.
Program end: je stelt de trigger in op basis van de Program end tijd van een event.
Achter Execute action stel je in wanneer deze trigger wordt afgevuurd. Hierbij heb je de keuze uit:
At the same time as: De trigger wordt afgevuurd als het programma start of juist stopt.
Before/After: Je stelt in hoeveel minuten/uren/dagen vóór of na de Program start of Program end de trigger wordt afgevuurd.
Voorbeeld
Je wilt dat een email 24 uur voor de Program start tijd van een evenement wordt verstuurd. Je selecteert hiervoor Program start, selecteert Before achter Execute action en stelt 24 uur in.
Order
Als je Order selecteert, heb je alleen de keuze uit:
Completed on: je stelt de trigger in op basis van wanneer er een aankoop/bestelling wordt gedaan.
Achter Execute action stel je in wanneer deze trigger wordt afgevuurd. Hierbij heb je de keuze uit:
At the same time as: De trigger wordt afgevuurd op het zelfde moment dat een bestelling wordt afgerond.
After: je stelt in hoeveel minuten/uren/dagen nadat een bestelling wordt afgerond de trigger wordt afgevuurd.
Voorbeeld
Je wilt dat een e-mail wordt verstuurd 60 minuten nadat iemand zijn bestelling voltooid. Je selecteert dan Order en Completed on achter Trigger, selecteert After achter Execute action en stelt 60 minuten in.
Rules
Je hebt nu triggers ingesteld voor orders of evenementen. Je kan nu deze triggers nog specificeren. Stel regels in die verduidelijken om welk type event of ticket het gaat. Het is mogelijk om tot 4 verschillende regels met elkaar te combineren.
Je hebt hiervoor de keuze uit de volgende opties:
Event: specificeer één of meerdere evenementen.
Event type: specificeer een type evenement, bv bij een concert of bij een film.
Event location: specificeer de event locatie.
Ticketshop: specificeer in welke ticketshop een ticket gekocht moet zijn.
Ticket type: specificeer het gekochte ticket type.
Deze optie is alleen zichtbaar als je een trigger op basis van Ticket hebt ingesteld
Voorbeeld
Je wilt mensen dat met een regular ticket voor elke concert op het Stager Mainstage 1 uur na het afronden van de bestelling een geautomatiseerde mail ontvangen. Dat doe je op bovenstaande manier door 3 regels met elkaar te combineren.
Action: send email
Nu je de trigger en rule(s) hebt ingesteld, is het voor Stager duidelijk wanneer een email moet worden verstuurd. Maar uiteindelijk wil je natuurlijk wel de goede servicemail versturen. In dit laatste block stel je in welke email en naar wie deze wordt verstuurd.
Achter Email template selecteer je het email template dat moet worden verstuurd als er wordt voldaan aan de door jou ingestelde trigger en rule(s).
Achter Recipients stel je in wie de email ontvangt.
In het geval van een trigger op basis van Orders staat hier altijd Ticket buyers. Dit komt omdat je instelt welke bestelling er voltooid moet zijn voordat een trigger wordt gevuurd. Dit werkt uiteraard alleen wanneer iemand daadwerkelijk een bestelling heeft voltooid.
In het geval van een trigger op basis van Events kun je kiezen tussen Ticket buyers of Audience. Als je Audience selecteert, kun je een doelgroep selecteren naar wie deze mail wordt verstuurd. Zo stel je bijvoorbeeld in dat een email alleen wordt verstuurd naar mensen uit een specifiek door jou ingestelde audience. Wellicht wil je op Internationale vrouwendag een email sturen naar alle vrouwen die afgelopen half jaar jouw venue hebben bezocht. Hier kun je een audience voor aanmaken.
Voorbeeld
Je hebt een trigger ingesteld waarbij 1 week voor elk heavy metal concert een promomail wordt verstuurd naar contacten met een interesse in heavy metal muziek. In de Audience builder maak je allereerst een audience aan die bestaat uit mensen met een interesse in heavy metal muziek en vervolgens stel je deze in als Target audience. In het Email template voeg je een agenda item toe met de aankomende vier heavy metal concerten.
Templates
Via Marketing - Automation - Templates kom je in het template overzicht van je workflows. Selecteer + New template om een sjabloon voor een type workflow te maken. Het principe van deze templates werkt hetzelfde als event templates. Je stelt templates in voor workflows die in grote lijnen hetzelfde zijn, maar kleine aanpassingen nodig hebben.
Voorbeeld
Stel je maakt een workflow om 1 week na een concert een servicemail te versturen, maar dit wil je in de toekomst mogelijk ook doen voor filmvoorstellingen. Als je deze workflow opslaat als template hoef je per workflow alleen het event type aan te passen. Zo zet je voor jezelf allerlei handige en vooral tijdsbesparende workflows klaar die jouw leven nog wat makkelijker maken.
Placeholders
Wanneer je een geautomatiseerde e-mail verstuurt, kun je een vleugje persoonlijkheid toevoegen dankzij de placeholders. Deze placeholders vul je in het tekstvak van de Stager mailer. Ze zorgen er automatisch voor dat elke ontvanger wordt aangesproken met zijn of haar naam en dat ze de juiste informatie ontvangen. In de Stager-mailer kun je kiezen uit de volgende placeholders:
Contact first name: de voornaam van de ontvanger van de mail
Contact last name: de achternaam van de ontvanger van de mail
Contact full name: de volledige naam van de ontvanger van de mail
Event name: de naam van het geselecteerde evenement
Event doors open: de openingstijden van het geselecteerde evenement
Event program start: de starttijd van het geselecteerde evenement
Event program end: de eindtijd van het geselecteerde evenement
Order number: het order nummer van de ticket aankoop van de ontvanger van de mail
Order date: de datum waarop de ontvanger van de mail tickets heeft gekocht voor een evenement waar de mail voor wordt verstuurd
Let op:
1: De contact placeholders zijn altijd uitvoerbaar, ook zonder automation. De order- en event placeholders zijn automation specifiek. Deze worden dus alleen uitgevoerd met automation. Order- en event placeholders zijn alleen zichtbaar als je een email template maakt, omdat je voor automation alleen templates kan gebruiken. Ook zijn deze placeholders alleen zichtbaar als je permissie hebt voor automations.
2: Als een order meerdere events bevat, kan Stager geen specifiek evenement tonen op de plek van een event placeholder. In dit geval, worden de placeholders niet gevuld.