Die E-Rechnung kommt zum 1.1.2025. Seitens der EU gibt es die Erwartung, dass bis zum 1.1.2028 die Voraussetzungen für eine effizientere Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung in den Mitgliedsstaaten umgesetzt sein werden. Und hierfür ist die E-Rechnung die Basis und gleichzeitig ein Konjunkturpaket für Digitalisierung. Vermutlich haben Sie zur E-Rechnung einige Fragen. Einige dieser Fragen gingen bereits bei uns ein, diese beantworten wir Ihnen hier gerne.
Kann lexoffice E-Rechnung bzw. wird lexoffice E-Rechnung können?
Ja, lexoffice wird bis zum 1.1.2025 die E-Rechnungs-Formate XML und ZUGFeRD lesen und bereits Mitte 2024 auch erstellen können, darauf können Sie sich verlassen.
Und egal welches Rechnungsversand-Modell das Bundesfinanzministerium dann für den 01.01.2028 vorsieht und gesetzlich verabschiedet, lexoffice wird das können und das für Sie weg abstrahieren. Aktuell arbeiten wir daran, dass zukünftig alle Rechnungen im Format ZUGFeRD EN16931 (auch an Privatkunden) versendet werden. Darüber hinaus werden wir weiterhin XRechnung für Behörden anbieten.
Was müssen lexoffice-Kunden zum 1.1.2025 beachten?
Ab dem 1.1.2025 dürfen E-Rechnungen verschickt werden. Das hat zur Folge, dass jedes Unternehmen E-Rechnungen annehmen muss. Bisher konnten Unternehmen eine elektronische Rechnung ablehnen, das geht nun bei der E-Rechnung nicht mehr, diese muss akzeptiert werden. Eine normale PDF-Rechnung kann weiterhin abgelehnt werden, nicht jedoch eine E-Rechnung.
Gültige E-Rechnungen haben das Format ZUGFeRD EN16931 oder ZUGFeRD XRechnung. Eine Sonderrolle spielt das EDI-Format, dieses ist mit Zustimmung des Empfängers weiterhin erlaubt.
Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen versenden, mit Zustimmung des Empfängers ab 1.1.25 auch normale PDF-Rechnungen (PDF-Rechnungen, die nicht dem Format einer E-Rechnung entsprechen) versenden. Ab 1.1.25 darf ein Rechnungsempfänger E-Rechnungen nicht ablehnen.
Wie erkennt man, ob man eine normale PDF-Rechnung oder eine E-Rechnung bekommen hat?
Öffnen Sie die PDF-Rechnung mit dem Acrobat Reader.
Der blaue Kasten informiert Sie über den PDF/A-Standard. Eine E-Rechnung verlangt diesen PDF/A-Standard. Doch alleine der blaue Kasten ist noch kein Indiz für eine E-Rechnung.
Klicken Sie auf die Büroklammer rechts, dann sehen Sie die eingebetteten XML-Daten. Sie können die XML-Daten mit einem normalen Editor ansehen.
Was sind die Vorteile der E-Rechnung?
Eingeführt wird die E-Rechnung und insbesondere der kontrollierte Versand und zukünftig die parallele Meldung an das Finanzamt, um zukünftig den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Doch vor dem 1.1.2028 ist eine Meldung an das Finanzamt nicht vorgesehen. Trotzdem bringt die E-Rechnung früh für alle Beteiligte Vorteile:
Kostenersparnis
In DEU werden 30 Milliarden € für die Erstellung und Versand von Papierrechnung ausgegeben.
Erste Studien zeigen: die Kosten sinken bei eingehenden Rechnungen, der Aufwand sinkt um 60%; die genauen Kosten hängen jedoch auch von der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Rechnungseingänge ab.
Portokosten werden eingespart.
Zeitgewinn
Eine Rechnung muss nicht mehr gedruckt und kuvertiert werden
Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Arbeitstage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es meistens noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also auch früher.
Zeit sparen durch digitale Verarbeitung und Archivierung.
Verfügbarkeit
Papierrechnungen sind im Unternehmen unterwegs. Digital jedoch jederzeit für alle verfügbar.
Bei Abwesenheit bleiben Rechnungen nicht liegen, sondern Stellvertreter haben Zugriff.
Archivierung
DMS ist natürlich einfacher und sicherer, als Aktenordner
Im DMS bleiben Daten dauerhaft lesbar.
Rechnungen im Archiv sind einfach zu finden.
Schonung Umwelt und Ressourcen
weniger Papierverbrauch
bessere CO2-Bilanz
Sicherheit
Formularfallen haben es ab 1.1.28 schwerer, wenn der Rechnungsversand über zertifizierte Stellen ablaufen muss
Als SW-Anbieter erkennen wir in der Rechnung sofort die IBAN und können diese sofort mit unseren blacklists abgleichen.
Wie muss ich mir eine E-Rechnung vorstellen?
Die Rechnung besteht in erster Linie nicht aus einem Belegbild wie heute, sondern ist ein Datensatz im XML-Format. In diesem Datensatz stehen alle relevanten Daten der Rechnung. Mit einem Text-Editor (z.B. Editor in Windows) kann man dieses XML auch lesen und die einzelnen Informationen der Rechnung auch finden, allerdings nicht sehr komfortabel. Und es gibt im Internet zahlreiche Online-Programme, die eine XRechnung wieder normal darstellen.
Wie muss eine E-Rechnung ab 1.1.2025 versendet werden?
Es ist aktuell noch kein spezifischer Übertragungsweg vorgeschrieben, daher können weiterhin alle gängigen Übertragungswege wie E-Mail, Download aus einem Portal, etc. genutzt werden. das wird sich ab 1.1.2028 voraussichtlich ändern; aber die Gesetze hierzu sind noch nicht verabschiedet.
Im Internet gibt es kostenlose Masken zum Erstellen von E-Rechnungen. Einige Konzerne wie zum Bsp. die Deutsche Bahn bieten Erstellungsmasken im Lieferantenportal an. Auch das Bundesministerium für Finanzen teilte mit, dass sie Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zur Visualisierung und Erstellung von E-Rechnungen unterstützen möchten.
Erhält man eine ZUGFeRD-Rechnung kann praktisch jeder PDF-Reader diese lesbar darstellen. Für XRechnungen benötigt man Viewer. Zum Beispiel:
Gibt es auch Ausnahmen für die E-Rechnung?
Ja, Kleinbetragsrechnungen bis 250€ und Fahrausweise fallen nicht unter die E-Rechnung-Pflicht!
Neben den oben genannten Rechnungen ist es wichtig zu wissen: nur Rechnungen zwischen Unternehmern im B2B-Bereich (B2B=Business-to-business: also von Unternehmen an andere Unternehmen) betroffen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C: Business-to-Consumer) vorerst nicht. Das wird in Zukunft vermutlich auch kommen, ist im Moment jedoch seitens Gesetzgeber nicht geplant.
Auch als Endverbraucher hätte man von einer E-Rechnung Vorteile. Zum Bsp. werden die Banken (hoffentlich) reagieren und man kann dann zum Beispiel eine zu bezahlende Rechnungen per Drag & Drop ins Online-Banking ziehen und die Zahlmaske ist mit IBAN und Co. automatisch vorausgefüllt.