E-Rechnung, was bedeutet das für mich und was muss ich tun?
Ab 1.1.2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen und lesen können.
E-Rechnungen gibt es vorerst in 2 Formaten:
ZUGFeRD
X-Rechnung
Ihr Software-Programm muss beide Formate lesen können. Beim ZUGFeRD-Format wird das kein Problem sein, denn hierbei handelt es sich um eine Sonderform einer PDF-Datei. In diese PDF-Datei ist eine XML-Datei integriert, in der die Rechnungsdaten zu finden sind.
Eine normale PDF-Datei ist noch keine E-Rechnung. Ab 1.1.2025 zählt eine normale PDF-Rechnung zu “Sonstigen Rechnungen”.
Setzen Sie sich mit Ihrem Software-Anbieter in Verbindung. Diese müssen sicherstellen, dass ihre Software ab 1.1.2025 E-Rechnungen liest.
Kann ich weiterhin auf eine Papierrechnung bestehen?
Nein, Ihr Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung auch ohne Ihre Zustimmung senden. Diese müssen Sie annehmen und verarbeiten.
Ihr Lieferant darf Ihnen “normalen” PDF-Rechnungen (keine E-Rechnungen) nicht einfach zusenden, hierzu benötigt er Ihre Zustimmung.
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen erstellen können?
Das hängt von verschiedenen Faktoren, wie z.B. Ihrem Jahresumsatz, ab, spätestens ab 1.1.2028.
Aber wir raten Ihnen, zeitnah E-Rechnungen im B2B-Bereich zu versenden. Die Empfängerseite spart durch E-Rechnung Kosten und bald werden große Unternehmen die E-Rechnung ihre Dienstleister verpflichten. Besser Sie können das bereits zeitnah.
Sprechen Sie mit Ihrem Software-Anbieter, ab wann diese die Erstellung von E-Rechnungen anbieten. In der Regel wird das auch zum 1.1.2025 sein.
Woran erkenne ich, ob es sich bei der Rechnung um eine herkömmliche PDF-Rechnung oder um eine E-Rechnung handelt?
Öffnen Sie die PDF-Rechnung mit dem Acrobat Reader.
Ein blauer Kasten informiert Sie über den PDF/A-Standard. Eine E-Rechnung verlangt diesen PDF/A-Standard. Doch alleine der blaue Kasten ist noch kein Indiz für eine E-Rechnung.
Klicken Sie auf die Büroklammer rechts, dann sehen Sie die eingebetteten XML-Daten. Sie können die XML-Daten mit einem normalen Editor ansehen.
Wenn Sie mit der Maus doppelt auf den Dateinamen klicken, öffnen sich die Rechnungsdaten im XML-Format. Und der Aufbau dieser XML-Daten ist nach der Norm EN16931 geregelt, so dass diese Formate eigentlich europaweit lesbar sein sollten.
Mein Software-Anbieter hat zugesagt, dass über die Software ab 1.1.2025 E-Rechnung schreiben und E-Rechnung lesen funktioniert. Gibt es etwas, was ich heute schon erledigen sollte?
Stimmen Sie mit Ihren Kunden ab, ob Sie diesen schon vor dem 1.1.2025 eine ZUGFeRD-Rechnung schicken können. Rein rechtlich dürfen Sie das erst ab dem 1.1.25. Doch gegen ZUGFeRD wird sich Ihr Kunde nicht wehren, denn für ihn ist das eine ganz normale PDF-Rechnung.
Überprüfen Sie Ihre Kundendaten: ist bei allen Kunden die korrekte E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen hinterlegt.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die E-Rechnungspflicht.