Mögliche Fragen (und Antworten) der Mandant:innen an die Steuerkanzleien

E-Rechnung, was bedeutet das für mich und was muss ich tun?

Ab 1.1.2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen und lesen können.
E-Rechnungen gibt es vorerst in 2 Formaten:
- ZUGFeRD
- X-Rechnung
Ihr Software-Programm muss beide Formate lesen können. Beim ZUGFeRD-Format wird das kein Problem sein, denn hierbei handelt es sich um eine Sonderform einer PDF-Datei. In diese PDF-Datei ist eine XML-Datei integriert, in der die Rechnungsdaten zu finden sind.
Eine normale PDF-Datei ist noch keine E-Rechnung. Ab 1.1.2025 zählt eine normale PDF-Rechnung zu “Sonstigen Rechnungen”.
Setzen Sie sich mit Ihrem Software-Anbieter in Verbindung. Diese müssen sicherstellen, dass ihre Software ab 1.1.2025 E-Rechnungen liest.

Nein, Ihr Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung auch ohne Ihre Zustimmung senden. Diese müssen Sie annehmen und verarbeiten.
Ihr Lieferant darf Ihnen “normalen” PDF-Rechnungen (keine E-Rechnungen) nicht einfach zusenden, hierzu benötigt er Ihre Zustimmung.

Das hängt von verschiedenen Faktoren, wie z.B. Ihrem Jahresumsatz, ab, spätestens ab 1.1.2028.
Aber wir raten Ihnen, zeitnah E-Rechnungen im B2B-Bereich zu versenden. Die Empfängerseite spart durch E-Rechnung Kosten und bald werden große Unternehmen die E-Rechnung ihre Dienstleister verpflichten. Besser Sie können das bereits zeitnah.
Sprechen Sie mit Ihrem Software-Anbieter, ab wann diese die Erstellung von E-Rechnungen anbieten. In der Regel wird das auch zum 1.1.2025 sein.

Öffnen Sie die PDF-Rechnung mit dem Acrobat Reader.
Ein blauer Kasten informiert Sie über den PDF/A-Standard. Eine E-Rechnung verlangt diesen PDF/A-Standard. Doch alleine der blaue Kasten ist noch kein Indiz für eine E-Rechnung.
Klicken Sie auf die Büroklammer rechts, dann sehen Sie die eingebetteten XML-Daten. Sie können die XML-Daten mit einem normalen Editor ansehen.
Wenn Sie mit der Maus doppelt auf den Dateinamen klicken, öffnen sich die Rechnungsdaten im XML-Format. Und der Aufbau dieser XML-Daten ist nach der Norm EN16931 geregelt, so dass diese Formate eigentlich europaweit lesbar sein sollten.

Stimmen Sie mit Ihren Kunden ab, ob Sie diesen schon vor dem 1.1.2025 eine ZUGFeRD-Rechnung schicken können. Rein rechtlich dürfen Sie das erst ab dem 1.1.25. Doch gegen ZUGFeRD wird sich Ihr Kunde nicht wehren, denn für ihn ist das eine ganz normale PDF-Rechnung.
Überprüfen Sie Ihre Kundendaten: ist bei allen Kunden die korrekte E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen hinterlegt.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die E-Rechnungspflicht.