Med hjälp av adressreglerna kan du skapa vissa särskilda regler. E-post som matchar reglerna (baserat på mottagar- eller avsändaradress) kan förändras automatiskt, exempelvis genom att de tilldelas eller markeras som styrelsediskussion.
Här är några exempel på användningsområden för adressregler baserade på mottagaradress:
E-postadress för styrelsediskussioner, exempelvis internt@brftrepunktnoll.styrelseproffset.se
E-postadress för en viss roll, exempelvis nyckelfragor@brftrepunktnoll.styrelseproffset.se
E-postadress för arkivering, exempelvis arkiv@brftrepunktnoll.styrelseproffset.se
Du kan också skapa adressregler baserade på avsändaradress. Här är några exempel på hur det kan användas:
Tilldela alltid e-post från revisorn till ordförande
Stäng av e-postutskick för inkommande automatiska larmrapporter
Skapa eller redigera adressregel
Du hittar "adressregler" i föreningens inställningar. Klicka på "Lägg till" för att skapa en ny adressregel eller klicka på en befintlig adressregel för att redigera den.
Först väljer du typ av adressat, det vill säga om adressregeln ska matchas på mottagaradress eller avsändaradress, samt vilken adress i dessa två fall som matchningen ska ske mot.
Du väljer därefter hur adressregeln ska hanteras:
Styrelsediskussion - Ska e-postärendet göras om till en styrelsediskussion när tråden skapas?
Inaktivera utskick - När ett e-postärende eller en styrelsediskussion skapas skickas e-post både till styrelsen och till den som e-postat och här kan du välja att deaktivera detta.
Tilldelning - Du kan här välja att e-postärendet automatiskt ska tilldelas en person eller en roll när tråden skapas.
Ärendemapp - Om föreningen har skapat ärendemappar kan meddelandet automatiskt placeras i en viss mapp.
Meddelandekategori - Om föreningen har skapat meddelandekategorier kan meddelandet automatiskt ges en sådan.
Lagringsprincip - Om föreningen har skapat lagringsprinciper kan meddelandet automatiskt ges en sådan.
Figur: Formulärfält vid redigering av adressregel.
Automatiska svar
En adressregel kan ställas in på att automatiskt skapa ett inlägg i tråden. Detta inlägg kan vara öppet, anonymt eller internt, precis som övriga inlägg.
Med en separat kryssruta kan du välja att genomföra automatiska e-postutskick som resultat av inlägget. Detta görs på samma sätt som om inlägget hade varit skrivet manuellt och vad som händer i praktiken beror på föreningens inställningar. Som standard så skickas e-post till mottagaren om inlägget är öppet.
Inlägget kommer vara skrivet av en virtuell användare som bär föreningens namn.
Figur: Inställning av autosvar
Styra ordning och vikt
Ibland kan du hamna i en situation där flera adressregler matchar ett meddelande och ibland även att de vill modifiera samma fält.
Tänk att du har fått ett meddelande som både matchar dessa adressregler:
Om mottagande adress matchar parkering@brfexemplet.se, placera i mapp "Parkeringsfrågor"
Om avsändande adress matchar @forvaltaren.se, placera i mapp "Förvaltartrådar"
Resultatet hade blivit att mappen först sätts till "Parkeringsfrågor" och sen skrivs över till "Förvaltartrådar".
I dessa situationer kan det vara nyttigt att kunna styra vilken regel som är viktigast. Därför finns två fält för detta ändamål:
Stoppa efter körning - Om detta är inställt så kommer andra adressregler efter denna inte att köras.
Prioritet - Adressreglerna hämtas och körs i ordning efter fältet prioritet, adressregeln med högsta värde på prioritet körs först
Du kan därmed ställa in första adressregeln till att stoppa efter körning och ge den ett högre prioritetsvärde. Då kommer ärendet hamna i mappen "Parkeringsfrågor".