Към основното съдържание

Поддръжка – Всяка жалба се обработва автоматично: превръщайте недоволните анкетни отговори в тикети

Питайте за обратна връзка след всяка покупка и превръщайте всеки неудовлетворен отговор в Survio автоматично в тикет във Freshdesk или Intercom с приложен номер на поръчката, за да може Вашият екип по поддръжка лесно да проследи случая.

Написано от Success Team Survio

Кой случай е за Вас?

Случай A – за малък онлайн магазин с базов хелпдеск: всяка жалба се преобразува в тикет във Freshdesk.

Случай B – за екипи по поддръжка, които използват Intercom: всяка жалба става вътрешен тикет в Intercom.

Изпратете кратка анкета след всяка покупка и позволете на всеки неудовлетворен отговор да отвори тикет автоматично, като номерът на поръчката и имейлът на клиента вече са попълнени. Не е необходимо ръчно да преглеждате отговорите, за да откривате жалбите.
​

Това е тикетът, който Вашият екип получава във Freshdesk при Случай A:
​

Unhappy customer ticket in Freshdesk with the rating, comment and order


​

А това е вътрешният тикет, който Вашият екип получава в Intercom при Случай B:
​

Back-office ticket Survey feedback in Intercom with the rating, comment and order

Как работи това. Имейлът за потвърждение на поръчката съдържа връзка към анкета в Survio с номера на поръчката и имейла на клиента в линка. Survio изпраща всеки попълнен отговор към URL на webhook. Инструментът за автоматизация (тук използваме n8n) проверява дали клиентът е неудовлетворен и ако да – създава тикет във Вашия хелпдеск.

За първи път използвате Webhooks в Survio? Започнете с Webhooks: изпращайте отговори към другите си инструменти в реално време, после се върнете тук.
​

Какво ще изградите

И при двата случая неудовлетворен отговор означава оценка 1 или 2 от 5, или отговор „По-скоро недоволен“ или „Недоволен“.

Накратко

Случай A: Freshdesk

Случай B: Intercom

Резултат

Нов тикет във Freshdesk

Вътрешен бекофис тикет в Intercom

Инструменти

Survio, n8n, Freshdesk

Survio, n8n, Intercom

Подходящо за

Малък онлайн магазин с базов хелпдеск

Екип по поддръжка, който използва Intercom

Преди да започнете

  • Анкета в Survio с активен платен план. Webhooks и персонализирани параметри на URL адрес не са налични във Free плана, а всеки платен план допуска определен брой webhooks за анкета (вижте статията за webhooks).

  • Акаунт в n8n – n8n Cloud или собствена инсталация.

  • Вашият хелпдеск: за Случай A — akaунт във Freshdesk; за Случай B — работно пространство в Intercom, където може да управлявате типове тикети и да създавате приложение в Developer Hub.

В този наръчник използваме кратка анкета за удовлетвореност на клиентите: оценка със звезди, въпрос с един отговор „Колко сте доволни като цяло?“, въпрос с един отговор „Как избрахте да пазарувате този път?“ и свободен коментар.
​

Стъпка 1 — Добавете поръчката и имейла във връзката към анкетата

  1. Отворете анкетата, изберете Получаване на отговори → Персонализирани параметри на URL адрес и създайте два параметъра: email и order-id. Имената не трябва да съдържат долни черти. Вижте Персонализирани параметри на URL адрес.

  2. Добавете връзката към анкетата във Вашия имейл за потвърждение на поръчка, като оставите онлайн магазинът Ви да попълни и двете стойности за всеки клиент.

URL parameters email and order-id in Survio
Survey link with the email and order-id parameters

Тикетът има нужда от имейл на клиента. Всеки тикет в хелпдеск е обвързан с клиент и процесът взима имейла от параметър email. Отговори без такъв не могат да станат тикети.

Стъпка 2 — Създайте webhook в n8n

  1. В n8n създайте нов работен процес и добавете Webhook възел като тригер.

  2. Задайте HTTP Method на POST.

  3. Преминете към таб Production URL и копирайте адреса.

  4. Натиснете Публикувай. Production URL приема заявки едва след публикуване на процеса.

n8n Webhook node with HTTP Method POST and the Production URL tab
Published button in the n8n editor

Използвайте Production URL, а не Test URL. Test URL приема заявки само докато редакторът чака тест – след това доставката от Survio ще се провали. Survio ще пробва отново около ден, а след 5 дни неуспех уебкукът ще бъде изключен.

Стъпка 3 — Свържете анкетата в Survio

  1. Отворете анкетата и отидете на Получаване на отговори.

  2. В лявото меню под Автоматизации & интеграции изберете Webhooks и натиснете + Добавяне на webhook.

  3. Поставете Production URL от n8n в Webhook URL и кликнете Запази webhook. Уебкукът се активира веднага.

Add a webhook dialog in Survio with the n8n Production URL filled in
Saved webhook in Survio, switched on


​

Стъпка 4 — Изпратете тестов отговор и открийте id на въпросите

  1. Отворете анкетата през връзка с попълнени двата параметъра и изпратете един пълен отговор с ниска оценка.

  2. В n8n отворете таб Изпълнения. Доставката пристига за секунди.

  3. Отворете изпълнението и натиснете върху Webhook възела. Разгънете body, после data. Поръчката и имейлът са в parameters; под answers запишете id на всеки въпрос.

Executions tab in n8n with successful runs
Webhook node output in n8n: body, data, answers


​

Случай А — Отворете тикет във Freshdesk

Подгответе Freshdesk

Във Freshdesk кликнете на профилната си снимка горе вдясно, изберете Настройки на профила и кликнете Вижте API ключ. Пазете ключа като парола. Ще Ви трябва и вашият домейн във Freshdesk: частта на адреса преди .freshdesk.com.
​

Изградете работния процес

След webhook следват три стъпки: Unhappy? пуска само неудовлетворените отговори, Prepare ticket попълва тема и описание, а Create ticket in Freshdesk го създава във Freshdesk.

  1. Добавете If възел, наименувайте го Unhappy? и добавете три условия с ИЛИ: оценка до 2, отговор за удовлетвореност „По-скоро недоволен“ или „Недоволен“. Използвайте id на въпросите – вижте таблицата.

  2. На true изхода добавете Edit Fields (Set) с име Prepare ticket и три String полета: E-mail, Title и Description.

  3. След това добавете възел Freshdesk с име Create ticket in Freshdesk, ресурс Ticket и операция Create. Създайте удостоверение с Вашия API ключ и въведете само домейна си, напр. yourshop за https://yourshop.freshdesk.com.

Къде

Какво да въведете

Unhappy?: оценка

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403153)?.answer ?? 99 }}, Число: по-малко или равно на 2

Unhappy?: удовлетвореност

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403151)?.answer?.labels?.[0] ?? "" }}, Текст: равно на "По-скоро недоволен" (и второ условие за "Недоволен")

Prepare ticket: E-mail

{{ $json.body.data.parameters?.email || "" }}

Prepare ticket: Title

Неудовлетворен клиент: {{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403153)?.answer }}/5, поръчка {{ $json.body.data.parameters?.['order-id'] }}

Prepare ticket: Description

Оценка, удовлетвореност, канал, коментар, поръчка и време – всяко на нов ред чрез <br> (вижте готовия работен процес)

Create ticket: requester

Идентификация чрез имейл, в Стойност: {{ $json['E-mail'] }}

Create ticket: статус и приоритет

Статус: Отворен, Приоритет: Висок, Източник: Portal

Create ticket: опции

В Опции изберете Добавяне на опция и добавете Description {{ $json.Description }}, Subject {{ $json.Title }} и Tags survio,unhappy-response

Freshdesk node Create ticket in Freshdesk with the requester e-mail, status, priority, subject, description and tags

Ако имейлът не принадлежи на контакт във Freshdesk, Freshdesk ще създаде контакт. Натиснете Публикувай отново – промените влизат в сила при повторно публикуване.

Freshdesk изпраща имейл до клиента при нов тикет. По подразбиране Freshdesk изпраща до заявителя имейл „Тикетът е получен“ с темата на тикета – клиентът ще види „Неудовлетворен клиент: …“. Изключете New Ticket Created от Админ → Известия по имейл → Известия до заявител или редактирайте Title в Prepare ticket според желанието си.

n8n workflow: Survio Webhook, Unhappy?, Prepare ticket, Create ticket in Freshdesk


​

Случай B — Отворете тикет в Intercom

Подгответе Intercom

  1. В Intercom отидете на Настройки → Входяща поща → Тикети и създайте нов тип тикет, например Survey feedback, в категория Вътрешни тикети. Вътрешните тикети са невидими за клиента. Вижте ръководството на Intercom Как да настроите типове тикети.

  2. Намерете id на типа тикет: в Настройки → Входяща поща → Тикети, отворете таба Ticket types, открийте типа си под Вътрешни типове тикети и кликнете на молива. Id е номерът на края на адреса, например …/ticket-types/1234567. Ще го поставите във workflow-а.

  3. Създайте access token: в Intercom Developer Hub, отворете приложението и отидете на Configure → Authentication. Вижте ръководството за удостоверяване. Дръжте токена защитен като парола.

Survey feedback ticket type in Intercom settings

Изградете работния процес

След webhook следват: Unhappy? – допуска само неудовлетворените отговори, Prepare ticket попълва тема и описание, а Create ticket in Intercom ги изпраща към Intercom.

  1. Добавете If възел, наименувайте го Unhappy? и добавете три условия с OR: оценката е до 2, отговорът за удовлетвореност е „По-скоро недоволен“ или „Недоволен“ (вижте таблицата).

  2. От true изхода добавете Edit Fields (Set) с име Prepare ticket и полета: E-mail, Title, Description.

  3. След това добавете възел HTTP Request с име Create ticket in Intercom.

Къде

Какво да въведете

Unhappy?: оценка

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403153)?.answer ?? 99 }}, Число: по-малко или равно на 2

Unhappy?: удовлетвореност

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403151)?.answer?.labels?.[0] ?? "" }}, Текст: равно на "По-скоро недоволен" (или "Недоволен")

Prepare ticket: E-mail

{{ $json.body.data.parameters?.email || "" }}

Prepare ticket: Title

Неудовлетворен клиент: {{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403153)?.answer }}/5, поръчка {{ $json.body.data.parameters?.['order-id'] }}

Prepare ticket: Description

Оценка, удовлетвореност, канал, коментар, поръчка и време – всяко на нов ред (вижте готовия шаблон)

Create ticket: Метод и URL

POST, https://api.intercom.io/tickets

Create ticket: Authentication

Удостоверяване: Generic Credential Type, Generic Auth Type: Bearer Auth, после добавете Bearer Auth с Вашия Intercom access token

Create ticket: Header

Send Headers – отметнато, Intercom-Version със стойност 2.11

Create ticket: Body

Send Body – отметнато, Body Content Type: JSON, Specify Body: Using JSON и в JSON: {{ JSON.stringify({ ticket_type_id: 'YOUR-TICKET-TYPE-ID', contacts: [{ email: $json['E-mail'] }], ticket_attributes: { _default_title_: $json.Title, _default_description_: $json.Description } }) }}

If node Unhappy? with three conditions combined with OR
Prepare ticket node with the E-mail, Title and Description fields
HTTP Request node Create ticket in Intercom: POST, URL, Bearer Auth and the Intercom-Version header
HTTP Request node body: JSON with the ticket type, contact, title and description

Ако имейлът не е асоцииран с контакт в Intercom, платформата ще създаде такъв автоматично. Натиснете Публикувай отново – промените влизат в сила при повторно публикуване.

n8n workflow: Survio Webhook, Unhappy?, Prepare ticket, Create ticket in Intercom


​

Вземете готовия шаблон

Вместо да изграждате ръчно стъпка 2 и своя случай, използвайте готовия ни шаблон. Изтеглете файла за Вашия случай от прикачените материали в края на тази статия: survio-unhappy-responses-to-freshdesk-tickets.json за Случай А или survio-unhappy-responses-to-intercom-tickets.json за Случай B. След това:

  1. В n8n създайте празен процес. Отворете менюто (три точки) до името и изберете Импортиране, след това От файл. Заредете сваления файл.

  2. Отворете Unhappy? и Prepare ticket и сменете id на въпросите с Вашите, както и Europe/Prague със собствената си часова зона.

  3. Случай А: в Create ticket in Freshdesk въведете акаунта си с API ключ и домейна.

  4. Случай B: в Create ticket in Intercom добавете access token като Bearer Auth и въведете id на типа тикет вместо YOUR-TICKET-TYPE-ID.

  5. В Survio Webhook копирайте Production URL в Survio (Стъпка 3) и натиснете Публикувай.

n8n workflow menu with Import and From file

Тествайте стъпка по стъпка

  1. Отворете анкетата през връзка със собствения си имейл и тестов номер на поръчка и дайте оценка 2.

  2. В рамките на секунди ще получите нов тикет във Freshdesk (Случай А) или нов бекофис тикет в Intercom (Случай B) с номер на поръчка в темата.

  3. Дайте оценка 5 – няма да се създава тикет.

  4. Затворете тестовия тикет и прегледайте таба Изпълнения в n8n и за двата случая.

Отстраняване на проблеми

Симптом

Причина

Решение

Нищо не пристига в n8n

Вмъкнат е Test URL в Survio или процесът не е публикуван

Копирайте Production URL в Survio и натиснете Публикувай

Удостоверението за Freshdesk не се свързва

Вписан е целият адрес или API ключът е грешен

Въведете само частта преди .freshdesk.com и копирайте пак API ключа си от настройките на профила

Тикетът във Freshdesk е на един ред

Description ползва обикновени нови редове

Използвайте <br> за отделни редове

Create ticket in Intercom дава 401

Access token е грешен или липсва

Проверете Bearer Auth удостоверението във Create ticket in Intercom

Create ticket не работи заради типа тикет

YOUR-TICKET-TYPE-ID не е променен или id е грешен

Поставете своя id на типа тикет в body

Create ticket не работи заради заявителя/контакта

Параметърът email липсва

Уверете се, че мейлът от поръчката попълва параметъра

Всеки отговор създава тикет

Prepare ticket е вързан към false или условията са с AND

Свържете го към true и ползвайте OR за условията

Последната промяна няма ефект

Процесът е публикуван, но промяната не е (Публикувай свети с точка)

Натиснете Публикувай отново

Survio е изключил уебкука

Webhook URL дава грешка 5 дни

Отстранете причината и активирайте уебкука отново в Survio

Добре е да знаете

  • Survio изпраща само завършени отговори, по едно съобщение на отговор, и то в рамките на секунди.

  • Не се изпращат стари отговори: само нови, след създаване или реактивиране на уебкука.

  • Неуспешна доставка се повтаря до 8 пъти за около 27 часа, като всяка изчаква до 30 секунди.

  • Ако 5 дни всички доставки са неуспешни, Survio изключва уебкука и трябва да го задействате пак ръчно.

  • Поставянето на уебкука на пауза запазва слота, а изтриването – го премахва изцяло.

  • Survio не пази история на доставките в приложението – табът Изпълнения в n8n е Вашият лог.

  • Изпращането на отговори към webhooks не намалява наличния брой отговори във Вашия план.

Предпочитате ние да го настроим? На страницата Webhooks в Survio изберете Вземете експертна настройка, опишете какво искате, и нашият екип ще го изгради, тества и ще Ви го предаде работещо.

Това отговори ли на въпроса ви?