Кой случай е за Вас?
Случай A – за малък онлайн магазин с базов хелпдеск: всяка жалба се преобразува в тикет във Freshdesk.
Случай B – за екипи по поддръжка, които използват Intercom: всяка жалба става вътрешен тикет в Intercom.
Изпратете кратка анкета след всяка покупка и позволете на всеки неудовлетворен отговор да отвори тикет автоматично, като номерът на поръчката и имейлът на клиента вече са попълнени. Не е необходимо ръчно да преглеждате отговорите, за да откривате жалбите.
Това е тикетът, който Вашият екип получава във Freshdesk при Случай A:
А това е вътрешният тикет, който Вашият екип получава в Intercom при Случай B:
Как работи това. Имейлът за потвърждение на поръчката съдържа връзка към анкета в Survio с номера на поръчката и имейла на клиента в линка. Survio изпраща всеки попълнен отговор към URL на webhook. Инструментът за автоматизация (тук използваме n8n) проверява дали клиентът е неудовлетворен и ако да – създава тикет във Вашия хелпдеск.
За първи път използвате Webhooks в Survio? Започнете с Webhooks: изпращайте отговори към другите си инструменти в реално време, после се върнете тук.
Какво ще изградите
И при двата случая неудовлетворен отговор означава оценка 1 или 2 от 5, или отговор „По-скоро недоволен“ или „Недоволен“.
Накратко | Случай A: Freshdesk | Случай B: Intercom |
Резултат | Нов тикет във Freshdesk | Вътрешен бекофис тикет в Intercom |
Инструменти | Survio, n8n, Freshdesk | Survio, n8n, Intercom |
Подходящо за | Малък онлайн магазин с базов хелпдеск | Екип по поддръжка, който използва Intercom |
Преди да започнете
Анкета в Survio с активен платен план. Webhooks и персонализирани параметри на URL адрес не са налични във Free плана, а всеки платен план допуска определен брой webhooks за анкета (вижте статията за webhooks).
Акаунт в n8n – n8n Cloud или собствена инсталация.
Вашият хелпдеск: за Случай A — akaунт във Freshdesk; за Случай B — работно пространство в Intercom, където може да управлявате типове тикети и да създавате приложение в Developer Hub.
В този наръчник използваме кратка анкета за удовлетвореност на клиентите: оценка със звезди, въпрос с един отговор „Колко сте доволни като цяло?“, въпрос с един отговор „Как избрахте да пазарувате този път?“ и свободен коментар.
Стъпка 1 — Добавете поръчката и имейла във връзката към анкетата
Отворете анкетата, изберете Получаване на отговори → Персонализирани параметри на URL адрес и създайте два параметъра:
emailиorder-id. Имената не трябва да съдържат долни черти. Вижте Персонализирани параметри на URL адрес.Добавете връзката към анкетата във Вашия имейл за потвърждение на поръчка, като оставите онлайн магазинът Ви да попълни и двете стойности за всеки клиент.
Тикетът има нужда от имейл на клиента. Всеки тикет в хелпдеск е обвързан с клиент и процесът взима имейла от параметър email. Отговори без такъв не могат да станат тикети.
Стъпка 2 — Създайте webhook в n8n
В n8n създайте нов работен процес и добавете Webhook възел като тригер.
Задайте HTTP Method на POST.
Преминете към таб Production URL и копирайте адреса.
Натиснете Публикувай. Production URL приема заявки едва след публикуване на процеса.
Използвайте Production URL, а не Test URL. Test URL приема заявки само докато редакторът чака тест – след това доставката от Survio ще се провали. Survio ще пробва отново около ден, а след 5 дни неуспех уебкукът ще бъде изключен.
Стъпка 3 — Свържете анкетата в Survio
Отворете анкетата и отидете на Получаване на отговори.
В лявото меню под Автоматизации & интеграции изберете Webhooks и натиснете + Добавяне на webhook.
Поставете Production URL от n8n в Webhook URL и кликнете Запази webhook. Уебкукът се активира веднага.
Стъпка 4 — Изпратете тестов отговор и открийте id на въпросите
Отворете анкетата през връзка с попълнени двата параметъра и изпратете един пълен отговор с ниска оценка.
В n8n отворете таб Изпълнения. Доставката пристига за секунди.
Отворете изпълнението и натиснете върху Webhook възела. Разгънете
body, послеdata. Поръчката и имейлът са вparameters; подanswersзапишете id на всеки въпрос.
Случай А — Отворете тикет във Freshdesk
Подгответе Freshdesk
Във Freshdesk кликнете на профилната си снимка горе вдясно, изберете Настройки на профила и кликнете Вижте API ключ. Пазете ключа като парола. Ще Ви трябва и вашият домейн във Freshdesk: частта на адреса преди .freshdesk.com.
Изградете работния процес
След webhook следват три стъпки: Unhappy? пуска само неудовлетворените отговори, Prepare ticket попълва тема и описание, а Create ticket in Freshdesk го създава във Freshdesk.
Добавете If възел, наименувайте го
Unhappy?и добавете три условия с ИЛИ: оценка до 2, отговор за удовлетвореност „По-скоро недоволен“ или „Недоволен“. Използвайте id на въпросите – вижте таблицата.На true изхода добавете Edit Fields (Set) с име
Prepare ticketи три String полета:E-mail,TitleиDescription.След това добавете възел Freshdesk с име
Create ticket in Freshdesk, ресурс Ticket и операция Create. Създайте удостоверение с Вашия API ключ и въведете само домейна си, напр.yourshopзаhttps://yourshop.freshdesk.com.
Къде | Какво да въведете |
Unhappy?: оценка |
|
Unhappy?: удовлетвореност |
|
Prepare ticket: E-mail |
|
Prepare ticket: Title |
|
Prepare ticket: Description | Оценка, удовлетвореност, канал, коментар, поръчка и време – всяко на нов ред чрез |
Create ticket: requester | Идентификация чрез имейл, в Стойност: |
Create ticket: статус и приоритет | Статус: Отворен, Приоритет: Висок, Източник: Portal |
Create ticket: опции | В Опции изберете Добавяне на опция и добавете Description |
Ако имейлът не принадлежи на контакт във Freshdesk, Freshdesk ще създаде контакт. Натиснете Публикувай отново – промените влизат в сила при повторно публикуване.
Freshdesk изпраща имейл до клиента при нов тикет. По подразбиране Freshdesk изпраща до заявителя имейл „Тикетът е получен“ с темата на тикета – клиентът ще види „Неудовлетворен клиент: …“. Изключете New Ticket Created от Админ → Известия по имейл → Известия до заявител или редактирайте Title в Prepare ticket според желанието си.
Случай B — Отворете тикет в Intercom
Подгответе Intercom
В Intercom отидете на Настройки → Входяща поща → Тикети и създайте нов тип тикет, например
Survey feedback, в категория Вътрешни тикети. Вътрешните тикети са невидими за клиента. Вижте ръководството на Intercom Как да настроите типове тикети.Намерете id на типа тикет: в Настройки → Входяща поща → Тикети, отворете таба Ticket types, открийте типа си под Вътрешни типове тикети и кликнете на молива. Id е номерът на края на адреса, например
…/ticket-types/1234567. Ще го поставите във workflow-а.Създайте access token: в Intercom Developer Hub, отворете приложението и отидете на Configure → Authentication. Вижте ръководството за удостоверяване. Дръжте токена защитен като парола.
Изградете работния процес
След webhook следват: Unhappy? – допуска само неудовлетворените отговори, Prepare ticket попълва тема и описание, а Create ticket in Intercom ги изпраща към Intercom.
Добавете If възел, наименувайте го
Unhappy?и добавете три условия с OR: оценката е до 2, отговорът за удовлетвореност е „По-скоро недоволен“ или „Недоволен“ (вижте таблицата).От true изхода добавете Edit Fields (Set) с име
Prepare ticketи полета:E-mail,Title,Description.След това добавете възел HTTP Request с име
Create ticket in Intercom.
Къде | Какво да въведете |
Unhappy?: оценка |
|
Unhappy?: удовлетвореност |
|
Prepare ticket: E-mail |
|
Prepare ticket: Title |
|
Prepare ticket: Description | Оценка, удовлетвореност, канал, коментар, поръчка и време – всяко на нов ред (вижте готовия шаблон) |
Create ticket: Метод и URL | POST, |
Create ticket: Authentication | Удостоверяване: Generic Credential Type, Generic Auth Type: Bearer Auth, после добавете Bearer Auth с Вашия Intercom access token |
Create ticket: Header | Send Headers – отметнато, |
Create ticket: Body | Send Body – отметнато, Body Content Type: JSON, Specify Body: Using JSON и в JSON: |
Ако имейлът не е асоцииран с контакт в Intercom, платформата ще създаде такъв автоматично. Натиснете Публикувай отново – промените влизат в сила при повторно публикуване.
Вземете готовия шаблон
Вместо да изграждате ръчно стъпка 2 и своя случай, използвайте готовия ни шаблон. Изтеглете файла за Вашия случай от прикачените материали в края на тази статия: survio-unhappy-responses-to-freshdesk-tickets.json за Случай А или survio-unhappy-responses-to-intercom-tickets.json за Случай B. След това:
В n8n създайте празен процес. Отворете менюто (три точки) до името и изберете Импортиране, след това От файл. Заредете сваления файл.
Отворете Unhappy? и Prepare ticket и сменете id на въпросите с Вашите, както и Europe/Prague със собствената си часова зона.
Случай А: в Create ticket in Freshdesk въведете акаунта си с API ключ и домейна.
Случай B: в Create ticket in Intercom добавете access token като Bearer Auth и въведете id на типа тикет вместо
YOUR-TICKET-TYPE-ID.В Survio Webhook копирайте Production URL в Survio (Стъпка 3) и натиснете Публикувай.
Тествайте стъпка по стъпка
Отворете анкетата през връзка със собствения си имейл и тестов номер на поръчка и дайте оценка 2.
В рамките на секунди ще получите нов тикет във Freshdesk (Случай А) или нов бекофис тикет в Intercom (Случай B) с номер на поръчка в темата.
Дайте оценка 5 – няма да се създава тикет.
Затворете тестовия тикет и прегледайте таба Изпълнения в n8n и за двата случая.
Отстраняване на проблеми
Симптом | Причина | Решение |
Нищо не пристига в n8n | Вмъкнат е Test URL в Survio или процесът не е публикуван | Копирайте Production URL в Survio и натиснете Публикувай |
Удостоверението за Freshdesk не се свързва | Вписан е целият адрес или API ключът е грешен | Въведете само частта преди |
Тикетът във Freshdesk е на един ред | Description ползва обикновени нови редове | Използвайте |
Create ticket in Intercom дава 401 | Access token е грешен или липсва | Проверете Bearer Auth удостоверението във Create ticket in Intercom |
Create ticket не работи заради типа тикет |
| Поставете своя id на типа тикет в body |
Create ticket не работи заради заявителя/контакта | Параметърът | Уверете се, че мейлът от поръчката попълва параметъра |
Всеки отговор създава тикет | Prepare ticket е вързан към false или условията са с AND | Свържете го към true и ползвайте OR за условията |
Последната промяна няма ефект | Процесът е публикуван, но промяната не е (Публикувай свети с точка) | Натиснете Публикувай отново |
Survio е изключил уебкука | Webhook URL дава грешка 5 дни | Отстранете причината и активирайте уебкука отново в Survio |
Добре е да знаете
Survio изпраща само завършени отговори, по едно съобщение на отговор, и то в рамките на секунди.
Не се изпращат стари отговори: само нови, след създаване или реактивиране на уебкука.
Неуспешна доставка се повтаря до 8 пъти за около 27 часа, като всяка изчаква до 30 секунди.
Ако 5 дни всички доставки са неуспешни, Survio изключва уебкука и трябва да го задействате пак ръчно.
Поставянето на уебкука на пауза запазва слота, а изтриването – го премахва изцяло.
Survio не пази история на доставките в приложението – табът Изпълнения в n8n е Вашият лог.
Изпращането на отговори към webhooks не намалява наличния брой отговори във Вашия план.
Предпочитате ние да го настроим? На страницата Webhooks в Survio изберете Вземете експертна настройка, опишете какво искате, и нашият екип ще го изгради, тества и ще Ви го предаде работещо.
