この機能を利用できるプラン・権限

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管理者権限	マネージャー権限	メンバー権限
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日程調整機能について

本機能は、面接日程の調整など複数のステークホルダーの間で日程調整を行う際に、Googleカレンダーと連携し、複数の面接官と会議室の予定から空いている日程を候補者に自動で提示し、URLを介して候補者との日程調整を簡単にする機能です。

ご利用の前に

本機能を利用いただくには、

選考設定ができている（面接官が決まっている）
面接官と面接の設定者がGoogleのドメインでTalentioのアカウントを登録している

必要があります。

ユーザー企業側の利用方法

手順	説明
01	選考官を設定し、日程を入れずに保存ボタンを押下し、選考設定を行います。
02	保存すると、以下のように日時の欄に「カレンダーから日程調整」「空き日程から調整する」のボタンが表示されるので、押下します

①「カレンダーから日程調整」行う場合

手順	説明
01	「カレンダーから日程調整」ボタンを押下すると、別タブが開き、選考タブで指定した評価者のスケジュールが反映されたカレンダーが開きます。
02	カレンダーが表示されたら、日程を仮押さえしたい評価者と日程を複数選びます。ご注意ください・既にスケジュールが埋まっているところや、選択している時点より前の日程は選ぶことはできません。・15分単位で時間は調整できます
03	候補日が決まったら、右上「日程調整を保存」ボタンを押下します。
04	モーダル画面が開きますので、内容を確認し保存をしてください。設定できる項目は、以下の4つです。 Web会議設定 (任意で利用しているWeb会議の選択ができます) 回答締め切り設定カレンダータイトルカレンダー内の説明 ※選択したオンラインMTGのURLは候補者の日程確定メールに自動で挿入されます。
05	右上「共有リンクをコピー」を押下し、URLをコピーしてください。コピーしたURLをメール等に貼り付け、日程調整先にお送りください。
06	候補日を設定しますと評価者のカレンダーに「タイトル（仮予約）」というタイトルで仮予約の予定が登録されます。
07	候補日を設定しますと候補者詳細ページに提示した候補日、回答締切日、共有リンクが表示されます。
08	提示した日程を変更したい場合は「日程調整を編集」、削除したい場合は「削除」から操作ください。
09	調整を依頼された側（エージェント、候補者など）が日程を確定すると、Talentioの選考画面およびGoogleカレンダーに確定した日程が反映されます。なお、日程確定後は仮予約の日程は自動で削除されます。
10	日程が確定すると選考の設定者にメール通知が送られます。

❗️

回答締め切り日を過ぎた場合、候補者/エージェント側で日程の選択できなくなります

②「空き日程から日程調整」を行う場合

こちらの機能では、自動的に選考官の空いている日時が抽出され、候補者側に希望の時間を指定できるようになります。

また、先にGoogleカレンダーに登録している会議室を選択しておくと、抽出された日程候補からさらに会議室の空いているところのみピックアップされるようになります。

手順	説明
01	「空きから日程調整」ボタンを押下すると別タブが開き、カレンダー抽出条件の設定後URLの生成が可能です。設定できる条件は以下の通りです。出席者 (指定した評価者の空いている日程を抽出します) 会議室 (指定した会議室の空いている日程を抽出します) 曜日祝日の扱い (抽出する日程から祝日を除外します) 期間時間帯時間枠 Web会議設定回答締め切り設定 ※選択したオンラインMTGのURLは候補者の日程確定メールに自動で挿入されます。ご注意ください・先に会議室を抑えておきたい場合は、会議室を選択します。・日程が決まってから会議室を選択する場合は「選択しない」を選んでください。・時間枠は15分単位で選択できます。・空き日程は30分刻みで生成されます。例）時間枠1時間に設定した場合 10:00 - 11:00 10:30 - 11:30 11:00 - 12:00 11:30 - 12:30
02	内容を確認し、「共有URLを作成」を押下します。 URLの表示画面が開きますので、URLをコピーし、メール等に貼り付け、日程調整先にお送りします。ご注意ください・既にスケジュールが埋まっているところや、選択している時点より前の日程は選ぶことはできません。・空き日程はリアルタイムで更新されるので、重複することはありません。
03	発行した共有リンクは候補者詳細ページに表示されます。
04	日程調整を削除したい場合は「削除」から操作してください。
05	調整を依頼された側（エージェント、候補者など）が日程を確定して送ってくると、Talentioの選考画面およびGoogleカレンダーに確定した日程が反映されます。
06	日程が確定すると選考設定者にメール通知が送られます。

💡

カレンダーに予定が入っている時間帯を、候補日程として表示したい場合

予定名に半角の [面接可] を含めることで、Googleカレンダー上で面接可能な日程を表示することが可能です。

注意:

[ ] は必ず半角で入力してください
同じ時間帯に複数の予定が重なっている場合、すべての予定名に [面接可] を含める必要があります

❗️

回答締切日を過ぎた場合、候補者/エージェント側で日程の選択できなくなります

「期間」のデフォルト設定をする

「空き日程から調整」を行う際に表示される、「期間」のデフォルト設定を行うことが可能です。

手順	説明
01	基本設定 > 「日程調整設定」を押下します。
02	期間のデフォルト設定で「開始日」と「終了日」をそれぞれ選択して保存します。
03	「空き日程から調整する」の期間にデフォルト設定が適用されます。

応募者・エージェント側の利用方法

①「カレンダーから日程調整」の場合

手順	説明
01	送られてきたURLをWeb上で展開します。
02	表示されている候補日から、都合の良い日程を選択し「確定」を押下します。 ※「回答締切」の日程を過ぎた場合、日程の選択ができなくなります
03	日程を確定すると下記のようなメールが候補者に送付されます。エージェント経由の候補者の場合は担当エージェント宛にメールが送付されます。

②「空き日程から日程調整」の場合

手順	説明
01	送られてきたURLをWeb上で展開します。
02	表示されている候補日から、都合の良い日程を選択し「確定」を押下します。 ※「回答締切」の日程を過ぎた場合、日程の選択ができなくなります
03	日程を確定すると下記のようなメールが候補者に送付されます。エージェント経由の候補者の場合は担当エージェント宛にメールが送付されます。