בקרת חשבוניות היא המסך שבו בודקים חשבונית ספק שנקלטה: המערכת עברה על כל שורת חיוב, סימנה את השורות השגויות ואת אי ההתאמות בסכומים, וכאן מטפלים בהן לפני שהחשבונית עוברת לתשלום ולממשק הכספים.

למי מיועד ומה נדרש: אנשי כספים ותפעול. נדרשות ההרשאות 'גישה לבקרה' ו'יצירה ועריכת חשבוניות ספקים'. את ההרשאות מגדיר מנהל המערכת (ניהול תפקידים והרשאות).

איך מגיעים למסך: בתפריט העליון לוחצים על 'בקרה'. נפתח מסך הבקרה של החודש הנבחר ובו רשימת חשבוניות הספקים. לחיצה על חשבונית פותחת את מסך הבקרה שלה.

בתום קליטת קובץ הפירוט (קליטת חשבוניות) המערכת מריצה בדיקות על כל שורה, כתלות בסוג החשבונית ובספק. שורה שנכשלת מסומנת באדום עם סוג השגיאה. אלה סוגי השגיאות:

בתום הבקרה החשבונית מקבלת אחד מהסטטוסים:

בראש המסך יש כרטיס 'סיכום שורות החשבונית' עם מספר השורות שנקלטו, מספר השורות השגויות והסכומים. השורה 'סה"כ כולל מע"מ' מוצגת באדום כשסכום השורות אינו תואם את סכום החשבונית, ומופיעה ההודעה 'סכום החשבונית לא תואם את סכום השורות'. זה הסטטוס 'לא מאופסת'.

מתחת לכרטיס מופיעות שורות החיוב. שורה שגויה מסומנת באדום ולצדה סוג השגיאה. מספר הרישוי בכל שורה הוא קישור לתיק הרכב, ושם הנהג הוא קישור לתיק הנהג, כך שאפשר להגיע ישירות לרכב או לנהג שגרמו לשגיאה ולתקן את המקור.

כשהשגיאה נובעת ממידע חסר או שגוי במערכת (למשל תאריך החזרה שגוי שגרם לשגיאת 'רכב לא פעיל'), מתקנים את המקור ומריצים בקרה מחדש:

כששורה שגויה אינה אמורה להיות שגויה (מקרים נדירים), אפשר להלבין אותה: לוחצים על אייקון העיפרון בקצה השורה ומאשרים ב'טופס הלבנת שגוי'. האייקון מופיע רק על שורות שגויות שטרם התקבל בגינן זיכוי, ורק למשתמשים עם הרשאת 'יצירה ועריכת חשבוניות ספקים'.

בארגון שמוגדר לו ממשק כספים, חשבונית לא תעבור בממשק אם לרכב שבשורה חסר מזהה הנה"ח. במסך הבקרה של החשבונית מופיעה לשונית 'ללא מס' הנה"ח' שמרכזת בדיוק את הרכבים שבחשבונית זו שההסכם שלהם חסר מזהה הנה"ח, יחד עם הנהג, החברה וסוג הרכב. מכאן משלימים את המזהה לכל רכב לפני ההעברה לכספים. בחשבוניות ליסינג מופיעה בנוסף לשונית 'רכבים ללא פרטי עסקה' לרכבים שחסרים להם פרטי העסקה מול חברת הליסינג.

בעת קליטת חשבונית זיכוי המערכת מנסה לסגור שורות שגויות של הספק (חיובים עודפים) ומסמנת את השורה שהתקבל בגינה זיכוי, עם קישור לחשבונית הזיכוי. כך אפשר לעקוב אחר חיובים עודפים שטרם התקבל בגינם זיכוי. השורה המקורית נשארת מסומנת כשגויה גם לאחר הזיכוי.

📚 מאמרים קשורים: קליטת חשבוניות · אישור חשבוניות · הקמת ספק