بعد ربط حسابك ببرنامج QuickBooks، ستحتاج إلى تحديد بعض الخيارات التي ستحدد الحسابات المستخدمة لتسجيل أنواع المعاملات المختلفة. يمكنك اتباع الخطوات التالية لتحديد ذلك:
انقر على "الحساب" ثم انقر على "التكاملات والإضافات".
انقر على "الإعدادات" ضمن قسم تكامل QuickBooks.
في حقل "حساب المبيعات"، حدد حساب المبيعات الذي ترغب في تسجيل مبيعات الفاتورة فيه. عادةً ما يكون الاختيار "المبيعات" أو "الخدمات".
فعّل خيار "تخطي تحديث حساب المبيعات للخدمات" إذا كنت قد حددت حساب مبيعات مختلفًا لخدماتك في QuickBooks. سيؤدي ذلك إلى الحفاظ على هذه السجلات دون تغيير عند تحديث الخدمات في Teachworks.
في حقل "حساب الخصم"، حدد الحساب الذي ترغب في تسجيل الخصومات عليه. يُنصح بإنشاء حساب باسم "الخصومات" في حسابك على QuickBooks إذا لم يكن موجودًا بالفعل. في حال عدم تحديد حساب، سيتم تسجيل الخصومات على الحساب الذي اخترته من حقل "حساب المبيعات".
حدد "رمز الضريبة" الذي سيُستخدم لضريبة المبيعات على جميع فواتيرك. ستحتاج إلى إنشاء حساب ضريبة مبيعات واحد على الأقل قبل إجراء هذا الاختيار.
في خانة "حساب الإيداع"، حدد الحساب الذي يجب إيداع المدفوعات فيه. إذا تُرك هذا الحقل فارغًا، فسيتم تسجيل الإيداعات في حساب "الأموال غير المودعة" في برنامج QuickBooks.
يُتيح لك حقل "تاريخ البدء" مزامنة الفواتير وإشعارات الدائن والمدفوعات التي تبدأ فقط من التاريخ المُدخل. يُفيد هذا الخيار إذا كانت الفواتير الموجودة في حسابك على Teachworks قد أُدخلت يدويًا في QuickBooks. عند تحديد تاريخ البدء، لن يقوم البرنامج بمزامنة العملاء غير النشطين مع QuickBooks إلا إذا كانت لديهم فواتير أو مدفوعات بعد تاريخ البدء.
بشكل افتراضي، تتم مزامنة بيانات العملاء الذين لديهم فواتير أو مدفوعات مع برنامج QuickBooks. ومع ذلك، يمكنك تفعيل خيار "مزامنة جميع العملاء النشطين" إذا كنت ترغب في مزامنة بيانات العملاء النشطين حتى لو لم يكن لديهم أي فواتير أو مدفوعات في برنامج Teachworks.
خيارات دفع الفواتير: اختر هذا الخيار إذا كنت ترسل فواتير إلى عملائك مباشرةً من QuickBooks وتجمع المدفوعات عبر الإنترنت باستخدام ميزة الدفع الإلكتروني في QuickBooks. يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول المدفوعات الإلكترونية في QuickBooks هنا: مدفوعات QuickBooks
إذا كنت لا ترغب في مزامنة المدفوعات، فقم بتغيير مفتاح "استبعاد المدفوعات" إلى "تشغيل".
إذا كنت ترغب أيضًا في مزامنة الوصف المضمن في فواتير Teachworks الخاصة بك، فقم بتفعيل خيار "تعليمات الفاتورة".
إذا كنت ترغب في مزامنة فواتيرك في النهاية، فحدد خانة "تمكين" ضمن قسم "مزامنة الفواتير في النهاية". يُفيد هذا الإعداد إذا كنت قد فعّلت خيار "تطبيق الأرصدة تلقائيًا" في QuickBooks، حيث يتطلب مزامنة الفواتير بعد المدفوعات وإشعارات الدائن.
ملاحظة: سيبحث Teachworks أيضًا عن عنصر "خصم" في حسابك، وسيستخدمه لخصومات الفواتير. وإلا، فسينشئ عنصرًا بهذا الاسم ويربطه بـ"حساب الخصم" المذكور أعلاه. إذا كان لديك حساب فئة باسم "خصم"، فسيتم إنشاء عنصر باسم "خصم*" لتجنب التعارض مع الفئة. يمكنك إعادة تسميته إذا لزم الأمر بعد مزامنته.
ملاحظة: إذا لم تقم بتحديد حساب ضريبي في الخطوة 6، فسيتم مزامنة الفواتير التي تحتوي على ضريبة المبيعات بدون ضريبة المبيعات.
المستخدمون العالميون : إذا كنت تستخدم الإصدار العالمي من QuickBooks (أي جميع المستخدمين من خارج الولايات المتحدة)، فيجب عليك إضافة معدل ضريبة المبيعات في QuickBooks ثم تحديده في حقل "رمز الضريبة" في Teachworks من أجل مزامنة الفواتير مع ضريبة المبيعات.
ملاحظة: عند استخدام إعداد "مزامنة الفواتير أخيرًا"، يجب عليك مزامنة بياناتك مع QuickBooks Online فقط بعد معالجة المدفوعات. إذا قمت بإنشاء فواتير، ثم مزامنة سجلاتك، ثم مزامنة مدفوعاتك لاحقًا، فستكون الفواتير موجودة بالفعل، وبالتالي لن يتم تطبيق التخصيص التلقائي.
بمجرد إتمام الخطوات المذكورة أعلاه، ستكون جاهزًا لمزامنة حساب Teachworks الخاص بك مع QuickBooks.