توجد عدة طرق مختلفة يمكنك استخدامها لإرسال فاتورة عبر البريد الإلكتروني إلى عملائك في Teachworks. وهناك بعض القواعد التي تنطبق على كل طريقة من هذه الطرق:
يجب أن تكون حالة الفاتورة إما "موافقة" أو "مدفوعة" حتى تتمكن من إرسالها. لن يتم إرسال الفواتير التي حالتها "محفوظة".
يجب أن يكون لدى العميل المذكور في الفاتورة عنوان بريد إلكتروني صالح مدرج في ملفه الشخصي.
الطريقة الأولى - إرسال فاتورة عند إنشائها
إذا كنت ترغب في إرسال فاتورة واحدة أثناء إنشاء الفاتورة، يمكنك النقر فوق خانة الاختيار "إرسال بريد إلكتروني للفاتورة" ثم النقر فوق زر "الموافقة".
الطريقة الثانية - إرسال فاتورة "محفوظة"
إذا قمت بإنشاء فاتورة في حالة "محفوظة" دون الموافقة عليها، يمكنك إرسال الفاتورة إلى العميل عبر البريد الإلكتروني باستخدام أحد هذه الخيارات:
قم بتحرير الفاتورة وانقر على مربع الاختيار "إرسال بريد إلكتروني للفاتورة" ثم انقر على زر "الموافقة".
قم بتصفية جدول الفواتير لعرض الفواتير "بانتظار الموافقة"، ثم استخدم مربعات الاختيار على الجانب الأيسر من الجدول لتحديد الفواتير التي ترغب في الموافقة عليها وإرسالها عبر البريد الإلكتروني. في القائمة التي تظهر أعلى الجدول، حدد خيار "الموافقة والإرسال"، ثم انقر على "إرسال".
الطريقة الثالثة - إرسال فاتورة "معتمدة"
إذا كنت قد وافقت بالفعل على فاتورة وترغب في إرسالها أو إعادة إرسالها إلى عميلك، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
انقر على "الفوترة" ثم انقر على "الفواتير".
انقر على أيقونة "عرض" لعرض الفاتورة التي ترغب في إرسالها.
انقر على زر "البريد الإلكتروني" الموجود أعلى الفاتورة.
ستفتح نافذة حيث يمكنك تعديل المستلم والموضوع والرسالة.
انقر على زر "إرسال" لإرسال البريد الإلكتروني.
الطريقة الرابعة - إرسال فواتير متعددة
يمكنك إرسال فاتورة واحدة أو أكثر في وقت واحد باتباع الخطوات التالية:
انقر على "الفوترة" ثم انقر على "الفواتير".
استخدم مربعات الاختيار الموجودة على الجانب الأيسر لتحديد الفواتير التي ترغب في إرسالها.
ستظهر قائمة في أعلى جدول الفواتير. استخدمها لاختيار قالب البريد الإلكتروني الذي ترغب في استخدامه.
انقر على زر "إرسال" لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفواتير إلى العملاء المحددين.