تتيح لك هذه الإضافة حفظ وإدارة قوالب البريد الإلكتروني المتعددة للفواتير لاستخدامها عند إرسال الفواتير إلى عملائك عبر البريد الإلكتروني.
تفعيل الإضافة
انقر على "الحساب" ثم انقر على "التكاملات والإضافات".
استخدم حقل "البحث" في الأعلى وأدخل "رسائل البريد الإلكتروني المخصصة للفواتير".
قم بتحويل المفتاح إلى وضع "تشغيل" لتفعيل الإضافة.
إنشاء نموذج بريد إلكتروني للفاتورة
بعد تفعيل إضافة "رسائل البريد الإلكتروني المخصصة للفواتير"، يمكنك البدء في إنشاء قوالب مخصصة لرسائل البريد الإلكتروني للفواتير. اتبع الخطوات التالية لإنشاء قالب مخصص لرسالة بريد إلكتروني للفواتير:
انقر على "جديد" ضمن قسم "رسائل البريد الإلكتروني المخصصة للفواتير".
أضف عنوانًا لقالبك في حقل "عنوان القالب".
أدخل موضوعًا للرسائل الإلكترونية في حقل "الموضوع".
في حقل "الرسالة"، قم بتخصيص الرسالة وإضافة معلومات مهمة باستخدام أي من علامات الدمج من قائمة "علامات الدمج" الموجودة على الجانب الأيمن من القالب.
أرسل النموذج لإنشاء قالب البريد الإلكتروني المخصص للفاتورة.
الاستخدام
عند إنشاء الفواتير أو الموافقة عليها أو إعادة إرسالها، يتيح لك برنامج Teachworks اختيار قالب بريد إلكتروني مخصص لتخصيص تواصلك مع العميل. ويمكن القيام بذلك للفواتير الفردية أو بشكل جماعي.
الفواتير الفردية (إنشاء واعتماد)
يمكنك اختيار قالب بريد إلكتروني مخصص يدويًا عند إنشاء فاتورة جديدة أو عند النقر للموافقة على فاتورة معلقة. ستجد قائمة اختيار القالب مباشرةً على شاشة إنشاء/مراجعة الفاتورة.
الموافقة على الطلبات الجماعية وإرسالها
لتطبيق قالب محدد على عدة فواتير في وقت واحد:
انتقل إلى جدول الفواتير.
حدد الفواتير التي تريد إرسالها عبر البريد الإلكتروني عن طريق تحديد المربعات الموجودة في أقصى يسار الصفوف.
حدد موقع قائمة "تعيين نوع البريد الإلكتروني" التي تظهر بشكل ديناميكي في أعلى الجدول.
اختر القالب المخصص الذي تريده من القائمة المنسدلة لتطبيقه على جميع السجلات المميزة.
انقر على "إرسال" للموافقة على الرسائل الإلكترونية وإرسالها.
إعادة إرسال أو إرسال الفواتير المحفوظة
إذا كنت بحاجة إلى إرسال فاتورة محفوظة مسبقًا عبر البريد الإلكتروني أو إرسال نسخة محدثة من فاتورة معدلة:
افتح صفحة تفاصيل الفاتورة المحددة.
انظر إلى الزاوية العلوية اليمنى من المستند.
انقر على زر "البريد الإلكتروني:" لاختيار القالب الخاص بك وإرساله.