تتيح لك إضافة "الطيار الآلي للفواتير" إعداد جدول زمني يقوم بإنشاء الفواتير تلقائيًا.
تفعيل إضافة التشغيل التلقائي للفواتير
انقر على "الحساب" ثم انقر على "التكاملات والإضافات".
باستخدام حقل "البحث" في الأعلى، أدخل "Invoice Autopilot".
قم بتحويل المفتاح إلى وضع "تشغيل" لتفعيل الإضافة.
إنشاء جدول زمني للفواتير التلقائية
يمكنك اتباع الخطوات التالية لإنشاء جدول زمني للتشغيل التلقائي للفواتير:
انقر على "الفوترة" ثم انقر على "إضافة جدول الفواتير".
أكمل خطوتي "إعدادات الجدول الزمني" و"إعدادات الفاتورة" باستخدام التفاصيل أدناه.
أرسل النموذج لحفظ التغييرات.
كما ذكرنا في الخطوة 2 أعلاه، هناك خطوتان عند إعداد جديد
جدولة نظام التشغيل الآلي للفواتير:
الخطوة 1: إعدادات الجدول الزمني
تتيح لك هذه الخطوة تخصيص وقت وعدد مرات إصدار الفواتير. يمكنك تخصيص الإعدادات التالية:
العنوان - أدخل عنوانًا يساعدك على تحديد الجدول الزمني في حال احتجت إلى إجراء تغييرات
تاريخ البدء/تاريخ الانتهاء - أدخل تاريخي البدء والانتهاء للفترة الزمنية التي سيتم خلالها إصدار الفواتير. سيكون تاريخ البدء هو بداية فترة إصدار الفواتير الأولى، ويجب أن يشمل تاريخ الانتهاء نهاية فترة إصدار الفواتير الأخيرة التي ترغب في إصدارها وفقًا للجدول الزمني.
التكرار - حدد عدد مرات إصدار الفواتير في الجدول الزمني. يمكنك التكرار يوميًا، أو أسبوعيًا، أو شهريًا، بالإضافة إلى عدة خيارات لكل فترة من هذه الفترات.
التوقيت - يمكنك اختيار إنشاء الفواتير في بداية كل فترة فاتورة إذا كنت تقوم بإصدار الفواتير للعملاء مقدمًا، أو في نهاية كل فترة إذا كنت تقوم بإصدار الفواتير للعملاء بعد دروسهم.
المقاصة - يمكنك اختيار إصدار الفواتير قبل أو بعد تاريخ إصدار الفاتورة بعدد من الأيام:
تحديد تاريخ الفاتورة - سيظهر هذا الخيار إذا لم يتم ضبط "الإزاحة" على الصفر. لديك خياران لتحديد تاريخ الفاتورة:
تاريخ الإنشاء - استخدم هذا الخيار إذا كنت ترغب في تعيين تاريخ الفاتورة إلى التاريخ الذي تم فيه إنشاء الفاتورة.
تاريخ الفترة - سيؤدي هذا إلى تحديد تاريخ الفاتورة كتاريخ بداية الفترة إذا تم إنشاء الفاتورة في بداية الفترة ونهاية الفترة إذا تم إنشاؤها في نهاية الفترة.
الخطوة الثانية: إعدادات الفاتورة
هذه الخطوة مشابهة جدًا لإنشاء فاتورة فعلية، ولكن من المهم أن تتذكر أنك لا تقوم بإنشاء فاتورة، بل تقوم بتحديد الإعدادات التي ستُستخدم لإنشاء الفواتير تلقائيًا في المستقبل. إليك بعض الأمور التي يجب مراعاتها:
إزاحة تاريخ الاستحقاق - يمكنك تحديد تاريخ الاستحقاق بالنسبة لتاريخ الفاتورة.
رقم الفاتورة - سيتم تعيين أرقام الفواتير تلقائيًا، بدءًا من رقم الفاتورة السابق.
إضافة الدروس - لإضافة أي دروس مقررة خلال فترة الفاتورة، حدد خانة الاختيار "إضافة الدروس".
تضمين الدروس غير المفوترة من الفترة السابقة - إذا قمت بإضافة دروس إلى التقويم الخاص بك بعد إنشاء فاتورة، فقم بتمكين هذا الإعداد حتى تتضمن الفاتورة التالية الدروس الجديدة من فترة الفاتورة السابقة.
تعليمات الفاتورة - لن يتم تحديث حقل التعليمات إذا قمت بتحديث حقل "تعليمات الفاتورة الافتراضية" في صفحة إعدادات الحساب. هذا الحقل خاص بنظام الفاتورة التلقائي، وسيتعين عليك تحديثه يدويًا إذا كنت ترغب في تغييره.
تخطَّ إذا كان المجموع الكلي صفرًا - إذا كنت تقوم فقط بتضمين الدروس في الفاتورة، فمن المستحسن تحديد المربع لتجاوز الفواتير الفارغة في حالة عدم وجود أي دروس لدى العميل لأي من فترات الفاتورة.
الحالة - إذا كنت ترغب في مراجعة الفواتير قبل إتاحتها للعملاء، يمكنك تعيين الحالة إلى "محفوظة". بعد المراجعة، يمكنك تغيير الحالة إلى "موافقة".
إرسال رسائل البريد الإلكتروني للفواتير - إذا قمت بتعيين الحالة إلى "موافق عليه"، يمكنك إرسال الفواتير على الفور عن طريق تحديد هذا المربع.
من المهم ملاحظة أن الدروس المقررة بعد انتهاء الجدول لن تُضاف تلقائيًا. على سبيل المثال، في الجدول اليومي، إذا أُضيفت دروس الأيام السابقة لاحقًا، فسيتعين إصدار فواتير لها يدويًا.
ملاحظة: لكي يظهر إعداد "تضمين الدروس غير المفوترة من الفترة السابقة" في نموذج إعدادات الفاتورة، يجب استيفاء الشروط التالية:
يجب ضبط إعداد "تكرار الفواتير" على "أسبوعي" أو "شهري".
يتم ضبط "التوقيت" على "بداية" فترة الفاتورة
في خطوة إعدادات الفاتورة، عليك تحديد خانة "تضمين الدروس".
الخطوة 3: التحقق من تواريخ الفواتير
بعد إعداد جدول المواعيد وإعدادات الفواتير، يجب عليك التحقق من تواريخ إصدار الفواتير. سيضمن ذلك إصدار الفواتير في التواريخ التي تتوقعها شركتك.
يمكنك عرض تواريخ الفواتير من خلال عرض جدول التشغيل التلقائي للفواتير والتمرير لأسفل إلى قسم "تواريخ الفواتير القادمة".
إصدار الفواتير
يتم تشغيل برنامج معالجة الفواتير الآلية كل 6 ساعات. وعادةً ما يتم إصدار الفواتير خلال الساعات الست الأولى من اليوم، وذلك حسب منطقتك الزمنية.
إذا كنت ترغب في إصدار الفواتير بعد انقضاء يوم كامل، فعليك ضبط "الإزاحة" على يوم واحد بعد تاريخ الفاتورة في "إعدادات الجدول الزمني". سيؤدي هذا إلى إصدار فاتورة اليوم السابق خلال الساعات الست الأولى من اليوم التالي.
عرض الفواتير المجدولة
إذا كنت ترغب في الاطلاع على تواريخ إصدار الفواتير، يمكنك النقر على أيقونة "عرض" بجوار الجدول الذي أنشأته في جدول "جداول الفواتير"، ثم الرجوع إلى قسم "تواريخ الفواتير القادمة". يمكنك استخدام هذا القسم للتأكد من تطابق تواريخ الفواتير المجدولة مع التواريخ التي حددتها.
يمكنك أيضًا عرض الفواتير التي تم إنشاؤها مسبقًا بواسطة نظام التشغيل الآلي للفواتير في جدول الفواتير من خلال عرض الفاتورة. سيظهر اسم جدول التشغيل الآلي للفواتير الذي أنشأها.
إضافة العملاء إلى جدول المواعيد
يمكنك إضافة عملاء إضافيين إلى الجدول الزمني باتباع الخطوات التالية:
انقر على "الفوترة" ثم انقر على "جداول التشغيل التلقائي للفواتير".
انقر على زر "إعدادات الفاتورة" في الجدول الذي ترغب في إضافة العملاء إليه.
في حقل "العملاء"، أضف العملاء
أرسل النموذج لحفظ التغييرات.
يمكنك أيضًا إضافة العملاء إلى جدول الفواتير مباشرةً من ملفهم الشخصي على منصة Teachworks. اتبع الخطوات التالية للقيام بذلك:
انقر على "الطلاب" ثم انقر على "العائلات" أو "الطلاب" (للطلاب المستقلين).
انقر على زر "تعديل" لتعديل ملفهم الشخصي.
انقر على علامة التبويب "الفوترة".
انتقل إلى قسم "الفواتير".
انقر على حقل "جداول التشغيل التلقائي للفواتير" لتحديد جدول زمني موجود مسبقًا.
أرسل النموذج لحفظ التغييرات.
ملاحظة: إذا قمت بتغيير حالة ملف تعريف العميل إلى "غير نشط" ثم قمت بتحرير "إعدادات الفاتورة" الخاصة بجدول التشغيل التلقائي للفواتير الذي تمت إضافته إليه، فسيتم إزالة العميل من جدول التشغيل التلقائي للفواتير تلقائيًا وسينعكس ذلك على ملفه الشخصي.
مثال على إنشاء جدول زمني للفواتير التلقائية
ستجد أدناه مثالاً لإنشاء جدول زمني تلقائي للفواتير يقوم بإنشاء فواتير شهرية، في بداية الشهر للدروس الفردية القادمة.
الخطوة 1: إعدادات الجدول الزمني
عنوان الجدول الزمني : استخدم عنوانًا يسهل التعرف عليه إذا كنت ترغب في إجراء أي تعديلات في المستقبل.
بداية/نهاية الجدول الزمني : حدد النطاق الزمني الذي ترغب في أن يعمل فيه هذا الجدول. يمكن تحديد هذا النطاق لفترة طويلة في المستقبل، ولكنه افتراضيًا يكون لمدة عام.
تكرار الفواتير : شهرياً، كل شهر، في اليوم الأول من كل شهر.
التوقيت : قم بإنشاء الفواتير في بداية فترة الفاتورة (يسمح لك هذا بإضافة الدروس القادمة وإصدار الفواتير مقدماً)
الخطوة الثانية: اختيار إعدادات الفاتورة
العملاء : أضف جميع العملاء الذين ترغب في إدراجهم في الجدول هنا. إذا كنت ترغب في تحديد جميع العملاء، فانقر على خيار "تحديد الكل".
تعديل تاريخ الاستحقاق : يُحدد حسب الحاجة.
اختر خيار "إضافة دروس" : يتيح لك هذا الخيار تضمين دروس فردية في الفاتورة. ولأن هذا الجدول الزمني التلقائي سيُنشئ فواتير مستقبلية، اختر خيار تضمين حالة "الكل" للدروس (لن تُعلّم الدروس على أنها محضرة إلا بعد إتمامها).
تخطي إذا كان المجموع صفرًا : اختر هذا الخيار لضمان عدم إنشاء الدروس التي يكون مجموع فواتيرها صفرًا.
حالة الفاتورة : إذا كنت ترغب في مراجعة الفواتير قبل إرسالها إلى عملائك، فعيّن الحالة إلى "محفوظة". أما إذا لم تكن بحاجة إلى مراجعتها، فيمكنك اختيار خيار "موافقة".
إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني : سيظهر هذا الخيار إذا اخترت خيار "موافق عليه". ضع علامة في المربع إذا كنت ترغب في إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني إلى عملائك فور إنشائها.
ملاحظة: إذا أضفت المزيد من العملاء إلى Teachworks، فتذكر أن تعود وتضيفهم إلى الجدول الزمني.
الخطوة 3: مراجعة الجدول الزمني
بعد إنشاء جدول التشغيل التلقائي للفواتير، يمكنك الاطلاع على التواريخ التي سيتم فيها إصدار الفواتير وإرسالها. يمكنك اتباع الخطوات التالية للقيام بذلك:
انقر على "الفوترة" ثم انقر على "جداول التشغيل التلقائي للفواتير".
انقر على أيقونة "عرض" بجوار الجدول الذي ترغب في مراجعته.
سيؤدي هذا إلى عرض صفحة تعرض ملخصًا لإعداداتك بالإضافة إلى ما يلي:
تاريخ الفاتورة : التاريخ الذي سيظهر على الفاتورة.
تاريخ الإنشاء : التاريخ الذي سيتم فيه إنشاء الفواتير.
فترة الفاتورة : النطاق الزمني الذي سيتم استخدامه لسحب الدروس من التقويم إلى كل فاتورة.
الحالة : بمجرد إنشاء الفواتير، سيتم تحديث الحالة إلى "مكتمل".