Това допълнение ви позволява автоматично да разпределите неразпределените плащания и кредитни известия на клиента към фактура, когато фактурата бъде одобрена.
Активиране на добавката
Кликнете върху „Акаунт“ и след това върху „Интеграции и добавки“.
Използвайте полето „Търсене“ в горната част и въведете „Автоматично разпределение“.
Превключете превключвателя на „Включено“, за да активирате добавката.
Ще бъдете пренасочени към страницата с настройки, където можете да потвърдите или промените „Начална дата“.
ЗАБЕЛЕЖКА: „Началната дата“ е зададена на датата, на която добавката е активирана по подразбиране. Трябва да се уверите, че сте задали началната дата, тъй като това определя кои плащания и кредитни известия ще бъдат автоматично разпределени.
Настройки
Начална дата - Използвайте това поле, за да зададете началната дата в полето „Начална дата“. Когато задавате „Начална дата“, само плащания и кредитни известия с дати на или след началната дата ще бъдат автоматично разпределени към фактурите на клиентите. Можете да оставите полето „Начална дата“ празно, за да разпределите плащания и кредитни известия с произволни дати.
Метод на задействане - Можете да зададете типа метод, който искате да се използва за автоматично разпределение, като са налични следните опции:
Автоматично - Този метод разпределя неразпределените кредити и плащания автоматично, когато се създаде фактура със статус на одобрена (или когато статусът се актуализира на одобрен).
Ръчно - Този метод разпределя неразпределените кредити и плащания, когато ръчно задействате процеса. Това е полезно, ако трябва да разпределите плащания или кредити към фактури, които вече са одобрени.
И двете - Когато е избрано, използва се автоматичен метод и се поддържа и ръчен метод.
ЗАБЕЛЕЖКА: Можете да промените полето „Начална дата“ по всяко време, като следвате стъпките по-долу:
Кликнете върху „Акаунт“ и след това върху „Интеграции и добавки“.
Използвайте полето „Търсене“ в горната част и въведете „Автоматично разпределение“.
Кликнете върху „Настройки“ под добавката за автоматично разпределение.
Употреба
При създаване на фактура и използване на метода за задействане „Автоматично“, автоматичното разпределение се извършва, когато статусът на фактурата е зададен на „Одобрена“. Това включва следните методи за създаване на фактури:
Фактура, която е създадена и зададена със статус „Запазена“, няма да има автоматично разпределени плащания или кредитни известия, докато статусът не бъде променен на „Одобрена“. Ако създадете фактура в състояние „Запазена“, можете да използвате един от следните методи, за да я зададете на „Одобрена“:
Редактирайте фактурата и задайте статуса ѝ на „Одобрена“: Редактиране на фактури .
Групово одобрение на фактури: Одобряване и изпращане на имейли на няколко фактури едновременно .
Всички неразпределени плащания и/или кредитни известия се разпределят автоматично веднага щом ги одобрите, използвайки един от двата метода по-горе.
ЗАБЕЛЕЖКА: Автоматичното разпределение се извършва преди изпращане на имейл с фактура до клиента. Балансът по фактурата, който клиентът ще получи, ще бъде общата сума на фактурата след приспадане на всички плащания или кредитни разпределения.
Ръчно задействане на автоматично разпределение
Когато използвате методите за задействане „Ръчно“ или „И двете“, в страничната лента от дясната страна на таблиците с фактури и плащания се показва опция „Автоматично разпределение“.
Когато щракнете, ще бъдете насочени към формуляра, който ще ви позволи да зададете „Начална дата“. Ще бъдат разпределени само плащания и кредитни известия с дати на или след началната дата. Можете също да оставите полето празно, за да разпределите от произволна дата.
Можете да започнете ръчно автоматично разпределение, като следвате стъпките по-долу:
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Фактури“ или „Плащания“.
Кликнете върху бутона „Още“ от дясната страна.
Кликнете върху „Автоматично разпределение“.
Изберете дата в полето „Начална дата“ или го оставете празно, за да разпределите от произволна дата.
Кликнете върху „Разпределение“, за да започнете разпределенията.
ЗАБЕЛЕЖКА: При ръчно разпределение фактурите ще бъдат разпределени в реда, в който са създадени.