В Teachworks номерата на фактурите и кредитните известия се състоят от две различни части:
Префикс
Номер на фактура
Част 1 - Префиксът
Префиксът на фактурата е кратка поредица от букви или цифри, добавени в началото на номерата на фактурите ви.
Например, използването на префикса по подразбиране „INV-“ ще доведе до номера на фактури като INV-1001. По подобен начин префиксът по подразбиране за кредитни известия е „CN-“. За да персонализирате тези префикси, следвайте стъпките по-долу:
Кликнете върху „Акаунт“ и след това върху „Настройки на акаунта“.
Преминете към раздела „Финанси и операции“.
Превъртете надолу до секцията „Номериране и идентификация на фактури“.
Задайте префикса, който искате да използвате, в полетата „Префикс на фактура“ и „Префикс на кредитно известие“.
Изпратете формуляра, за да запазите промените си.
Ако не искате да имате префикс на фактура, е възможно да използвате само числа, като оставите полето „Префикс на фактура“ празно. Въпреки това, като цяло препоръчваме да използвате префикс поне за кредитните си известия, тъй като това ще улесни разграничаването между фактурите и кредитните известия в таблицата „Фактури“.
Префиксът се изобразява, когато преглеждате фактура, а не се запазва със записа на фактурата. Това означава, че ако генерирате някои фактури и префиксът е зададен на „INV-“ и по-късно промените префикса на „INVOICE“, следващия път, когато преглеждате фактурите, текущият префикс „INVOICE“ ще бъде добавен в началото на номера за всички фактури, включително тези, създадени преди промяната.
ЗАБЕЛЕЖКА: Фирмите, които имат дълги префикси на фактури или кредитни известия (т.е. 8 или повече знака), ще имат префикса скрит по подразбиране във формулярите за фактури, така че номерът на фактурата ще бъде видим. Можете да задържите курсора на мишката върху секцията с префикса, за да го видите.
Част 2 - Номер на фактура
Номерата на фактурите са уникална числова стойност, присвоена на всяка фактура или кредитно известие, което създавате.
Когато създавате фактури или кредитни известия, номерата на фактурите ще се увеличават автоматично. Можете обаче да зададете номерата на фактурите на по-висока стойност по време на създаването на фактура, като използвате полето „Номер“ във формуляра „Създаване на фактура“.
Номерата на фактурите са подравнени вдясно до 4 цифри, така че фактура с номер "1" ще се покаже като "0001". Фактура с номер "25" ще се покаже като "0025". Ако номерът на фактурата е равен или по-голям от 4 цифри, няма да се добавят водещи нули.