След като се свържете с QuickBooks, ще трябва да направите няколко избора, които ще определят кои акаунти се използват за записване на различни видове транзакции. Можете да следвате стъпките по-долу, за да изберете това:
Кликнете върху „Акаунт“ и след това върху „Интеграции и добавки“.
Кликнете върху „Настройки“ под „Интеграция с QuickBooks“.
В полето „Сметка за продажби“ изберете сметката за продажби, към която искате да запишете продажбите от фактурата. Типичен избор би бил „Продажби“ или „Услуги“.
Превключете превключвателя „Пропускане на актуализирането на акаунт за продажби за услуги“ на „Включено“, ако сте посочили различен акаунт за продажби за вашите услуги в QuickBooks. Това ще запази тези записи непроменени при актуализиране на услуги в Teachworks.
В полето „Сметка за отстъпки“ изберете сметката, към която искате да бъдат записани отстъпките. Може да искате да създадете сметка, наречена „Отстъпки“, в акаунта си в QuickBooks, ако все още не съществува. Ако не направите избор, отстъпките ще бъдат записани към избраната от вас опция от полето „Сметка за продажби“.
Изберете „Данъчен код“, който ще се използва за данъка върху продажбите във всяка от вашите фактури. Ще трябва да настроите поне един акаунт за данък върху продажбите, преди да направите този избор.
В „Депозитна сметка“ изберете сметката, по която да се депозират плащанията. Ако това поле е оставено празно, депозитите ще бъдат записани в сметката „Недепозирани средства“ на QuickBooks.
Полето „Начална дата“ ви позволява да синхронизирате само фактури, кредитни известия и плащания, започващи от въведената дата. Това е полезно, ако фактурите, които са във вашия Teachworks акаунт, вече са въведени ръчно в QuickBooks. Когато задавате начална дата, софтуерът ще синхронизира неактивни клиенти с QuickBooks само ако тези клиенти имат фактури или плащания след началната дата.
По подразбиране клиентите с фактури или плащания ще бъдат синхронизирани с QuickBooks. Можете обаче да превключите превключвателя „Синхронизиране на всички активни клиенти“ на „Включено“, ако искате да синхронизирате активни клиенти, дори ако те нямат фактури или плащания в Teachworks:
Опции за плащане на фактури: Изберете тази опция, ако изпращате фактури на клиентите си директно от Quickbooks и събирате онлайн плащания, използвайки функцията за онлайн плащане на Quickbooks. Можете да намерите повече информация за онлайн плащанията в Quickbooks тук: Плащания в Quickbooks
Ако не искате да синхронизирате плащанията, превключете превключвателя „Изключване на плащания“ на „Включено“.
Ако желаете да синхронизирате и описанието, включено във вашите фактури от Teachworks, превключете превключвателя „Инструкции за фактура“ на „Включено“.
Ако искате фактурите ви да се синхронизират последни, отметнете квадратчето „Активиране“ в секцията „Синхронизиране на фактури последни“. Тази настройка е полезна, ако сте активирали настройката „Автоматично прилагане на кредити“ в QuickBooks, тъй като тя изисква фактурите да се синхронизират след плащанията и кредитните известия.
ЗАБЕЛЕЖКА: Teachworks ще търси и артикул с отстъпка във вашия акаунт и ще го използва за отстъпки по фактури, в противен случай ще създаде артикул с това име и ще го свърже с гореспоменатия „Акаунт за отстъпка“. Ако имате акаунт за категория с име „Отстъпка“, тогава ще бъде създаден артикул с име „Отстъпка*“, за да се избегне конфликт с категорията. Можете да го преименувате, ако е необходимо, след като бъде синхронизиран.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако не изберете данъчна сметка в стъпка 6, фактурите с данък върху продажбите ще бъдат синхронизирани без данъка върху продажбите.
Глобални потребители : Ако използвате глобалната версия на QuickBooks (т.е. всички потребители извън САЩ), трябва да добавите ставка на данък върху продажбите в QuickBooks и след това да я изберете в полето „Данъчен код“ в Teachworks, за да синхронизирате фактурите с данък върху продажбите.
ЗАБЕЛЕЖКА: Когато използвате настройката „Синхронизиране на фактури последни“, е необходимо да синхронизирате с QuickBooks Online само след обработката на плащанията. Ако създавате фактури, синхронизирате записите си и след това синхронизирате плащанията си на по-късна дата, фактурите вече ще съществуват и следователно автоматичното разпределение няма да се прилага.
След като изпълните горните стъпки, ще бъдете готови да синхронизирате акаунта си в Teachworks с QuickBooks.