Има няколко различни метода, които можете да използвате, за да изпратите фактура по имейл на клиентите си в Teachworks. Има няколко правила, които важат за всеки от тези методи:
Статусът на фактурата трябва да бъде „Одобрена“ или „Платена“, за да може да бъде изпратена. Фактури със статус „Запазена“ няма да бъдат изпратени.
Клиентът, посочен във фактурата, трябва да има валиден имейл адрес, посочен в профила си.
Метод 1 - Изпращане на фактура, когато е създадена
Ако искате да изпратите една фактура, докато създавате фактурата, можете да щракнете върху квадратчето за отметка „Изпращане на имейл с фактура“ и след това да щракнете върху бутона „Одобряване“.
Метод 2 - Изпращане на „запазена“ фактура
Ако сте създали фактура в статус „Запазена“, без да я одобрите, можете да изпратите фактурата по имейл на клиента, като използвате една от следните опции:
Редактирайте фактурата и кликнете върху квадратчето „Изпращане на имейл с фактура“, след което кликнете върху бутона „Одобряване“.
Филтрирайте таблицата „Фактури“, за да се покажат фактурите „Очакващи одобрение“, след което използвайте квадратчетата за отметка от лявата страна на таблицата „Фактури“, за да изберете фактурите, които искате да одобрите и изпратите по имейл. В менюто, което се показва в горната част на таблицата, изберете опцията „Одобряване и изпращане“ и след това кликнете върху „Изпращане“.
Метод 3 - Изпращане на „Одобрена“ фактура
Ако вече сте одобрили фактура и искате да я изпратите или изпратите отново на клиента си, можете да следвате стъпките по-долу:
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Фактури“.
Кликнете върху иконата „Преглед“, за да видите фактурата, която искате да изпратите.
Кликнете върху бутона „Имейл“ в горната част на фактурата.
Ще се отвори прозорец, където можете да редактирате получателя, темата и съобщението.
Кликнете върху бутона „Изпращане“, за да изпратите имейла.
Метод 4 - Изпращане на множество фактури
Можете да изпратите една или повече фактури едновременно, като следвате стъпките по-долу:
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Фактури“.
Използвайте квадратчетата за отметка отляво, за да изберете фактурите, които искате да изпратите.
В горната част на таблицата „Фактури“ ще се появи меню. Използвайте го, за да изберете шаблона за имейл, който искате да използвате.
Кликнете върху бутона „Изпращане“, за да изпратите имейлите с фактури до избраните клиенти.