Можете да записвате плащания, получени извън Teachworks (в брой, чек, Zelle), за да поддържате точни клиентски салда и да изчиствате неплатени фактури.
Има няколко метода, които можете да използвате за записване на плащане, и те са описани подробно по-долу:
Метод 1 - Записване на плащане по фактура
За да запишете плащане директно във фактура, следвайте тези стъпки:
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Фактури“.
Кликнете върху фактурата, за която искате да регистрирате плащане, като кликнете върху иконата „Преглед“.
Превъртете до секцията „Запис на плащане“ в долната част на фактурата.
Въведете данните за плащането. Ако плащането е за повече от дължимата сума по фактурата, ще бъде създадено надплащане за излишната сума, което след това може да бъде приложено към други фактури.
Ако искате да изпратите имейл, за да уведомите клиента, че е получено плащане, превключете превключвателя „Изпращане на разписка“ на „Включено“.
Изпратете формуляра.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако този раздел не се показва, проверете статуса на фактурата - фактурата трябва да има статус „Одобрена“, за да бъде регистрирано плащане.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако ще обработвате плащания за няколко фактури, можете да щракнете върху иконата със стрелка вдясно от бутона „Запазване на плащането“ и да щракнете върху опцията „Таксуване и преглед на следващото неплатено“. Това ще ви отведе до следващата неплатена фактура, след като таксуването е завършено.
Метод 2 - Записване на плащане преди фактуриране
Ако е необходимо да запишете плащане, преди да сте фактурирали клиента, можете да следвате следните стъпки:
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Плащания“.
Кликнете върху бутона „Ново“ в горната част на таблицата.
Въведете данните за плащане.
Ако искате да запишете допълнителни плащания, кликнете върху бутона „Запазване и добавяне на ново“. В противен случай кликнете върху бутона „Запазване“.
След като плащането е създадено, следващия път, когато създавате фактура за клиента, ще можете да разпределите плащането към фактурата .
Изпращане/повторно изпращане на разписка за получено плащане
Докато записвате плащане в Teachworks, ще имате възможност да изпратите разписка за плащане на клиента. Ако обаче първоначално не сте отметнали квадратчето „Изпращане на разписка“ или ако искате да изпратите разписката отново, можете да следвате стъпките по-долу:
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Плащания“.
Намерете плащането, за което искате да изпратите разписката, и кликнете върху иконата „Преглед“, за да видите плащането.
Кликнете върху бутона „Изпрати разписка“ в горната част на таблицата.
Интеграция на Stripe
Ако използвате нашата Stripe интеграция за обработка на плащания с кредитни карти, плащанията ще се записват автоматично. Можете да намерите повече информация за нашата Stripe интеграция тук: Stripe интеграция .
Нуждаете се от още помощ? Гледайте видеоклип