Teachworks поддържа редица различни методи за фактуриране . Тази статия ще разгледа по-подробно нашия метод за фактуриране на пакети.
Кога да използвате пакетно фактуриране
Обикновено използвате този метод на фактуриране, ако искате да фактурирате клиентите си предварително за пакет от уроци или часове, които могат да използват за неопределен период от време.
Как работи пакетното фактуриране
С метода на пакетно фактуриране, клиентите предплащат определен брой уроци или часове за определена услуга. С насрочването и завършването на уроците, системата автоматично проследява и намалява този предплатен баланс.
Жизненият цикъл на баланса на пакета
Покупка: Клиентът получава фактура за конкретен пакет (напр. 10 часа уроци по математика ). След генериране, тези часове се добавят към таблицата „Салдати по пакетите“.
График: Уроците се планират в календара под съответната услуга.
Приспадане: Балансът на пакета на клиента е общият брой уроци или часове, които е закупил от определен тип услуга, минус уроците, които са били „Планирани“ или „Посетени“ със същия тип услуга като пакета. Когато статусът на урока се актуализира на „Посетен“, балансът на пакета на клиента се намалява автоматично.
Защо пакетните уроци се показват като $0.00 в календара
Често срещан объркващ момент е защо пакетните уроци показват цена от $0,00 в календара.
Предотвратява двойното фактуриране: Тъй като клиентът вече е платил за часовете предварително по време на покупката на пакета, Teachworks нулира цената на отделния урок. Ако урокът все още има цена, ще таксувате клиента втори път.
ЗАБЕЛЕЖКА: Пакетите разчитат изцяло на съвпадащи услуги. Например, ако клиент има баланс от пакета за уроци по математика, но вие насрочите урок по „уроци по природни науки“, системата няма да удържи сумата от баланса му.
Как се таксуват клиентите
Вашите клиенти биват таксувани за пакет, когато генерирате фактура за пакет, използвайки опцията „Добавяне на пакет“. Това ще добави пакет към фактурата.
Важно е да обърнете специално внимание на услугата, която избирате във фактурата, тъй като тази услуга трябва да е съвместима с услугата, която избирате, когато планирате уроци за ученика.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако имате нужда от повече информация относно генерирането на фактури за пакети, можете да видите следния урок: Създаване на пакети .
Когато използвате метода за пакетно фактуриране, обикновено се препоръчва да зададете „Метод на фактуриране“ в профилите на вашите ученици, ползващи пакета, на „Пакет“.
Това автоматично ще настрои цената на техните уроци на нула (тъй като вече сте им фактурирали пакета уроци/часове). Като настроите цената на нула, се гарантира, че клиентът няма да бъде таксуван двойно по погрешка.
Настройки на пакета
Има множество настройки, които можете да персонализирате за пакети в Teachworks. Можете да коригирате следните настройки:
Пакетни единици - Проследявайте пакетите по урок или по час.
Брой „Пропуснати“ уроци като използвани - Изберете да броят уроците, маркирани като „Пропуснати“, като използвани пакетни уроци.
Проследяване на пакети по - Пакетите могат да бъдат проследявани от ученик или от семейство.
Пакетите са налични, когато фактурата е - Можете да изберете да направите пакетите налични, когато фактура с пакет е одобрена или платена.
Можете да персонализирате настройките по-горе, като следвате стъпките по-долу:
Кликнете върху „Акаунт“ и след това върху „Настройки на акаунта“.
Кликнете върху раздела „Финанси и операции“.
Превъртете надолу до секцията „Настройки на пакета“.
Създаване на услуги за пакети
Ако в списъка си с услуги имате услуги, които се използват както за пакети, така и за индивидуални уроци, обикновено е най-добре да създадете отделна услуга, която да се използва специално за пакети.
Например, ако имате услуга, наречена „Обучение по английски език“, която се използва както за пакети, така и за индивидуални уроци, трябва да създадете отделна услуга, наречена „Обучение по английски език - Пакет“, която да се използва специално за пакети.
Работният процес на метода за фактуриране на пакети
Ако искате да използвате метода за пакетно фактуриране, можете да използвате работния процес по-долу, за да го настроите:
Започнете, като персонализирате секцията „Настройки на пакета“ на страницата „Настройки на акаунта“, за да отговаря на вашите изисквания.
След това задайте полето „Метод на фактуриране“ в профила на студента на „Пакет“.
Създайте фактура за клиента и използвайте опцията „Добавяне на пакет“ в секцията с елементи на фактурата, след което щракнете върху бутона „Старт“.
Изберете подробностите за пакета, включително услугата, количеството и единичната цена за пакета.
Одобрете фактурата. В зависимост от настройките ви, фактурата може да се наложи да бъде платена, преди пакетът да е наличен за клиента.
Планирайте уроци за ученика. Когато изберете името на ученика в полето „Ученик“ във формуляра „Добавяне на урок“, списъкът с услуги ще се актуализира, за да покаже всички пакетни часове, които са налични за ученика. Изберете услугата, съответстваща на пакетната услуга, и планирайте урока.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако сте използвали Пакетно фактуриране с различен софтуер, можете да настроите начални салда на пакети за вашите клиенти, като следвате тези стъпки: Настройване на начални салда на пакети.
Преглед на балансите на пакетите
Можете да видите балансите на пакетите на вашите клиенти, като следвате стъпките по-долу:
Кликнете върху „Фактуриране“.
Кликнете върху „Салдати на пакети“.
Фактуриране на клиенти за пакети и индивидуални уроци
Ако имате ученици, които се таксуват предимно чрез метода на пакетно фактуриране, но може да имат и уроци, които не са част от пакет, все пак трябва да зададете метода на фактуриране на ученика на „Пакет“.
Когато планирате индивидуални уроци, които не са част от пакет за ученика, можете да използвате функцията „ Промяна на разходите“ . Това ще ви позволи да зададете цена на урока(ите), когато е необходимо да фактурирате клиента за отделен урок.
За да проследявате точно салдата по пакетите и да гарантирате, че уроците, таксувани индивидуално, не се приспадат от пакетите на клиентите, ще трябва да използвате отделни услуги, както е описано по-горе.
Например, можете да създадете услуги, наречени „Обучение по английски език“ и „Обучение по английски език - пакет“. Когато планирате урок, който да се таксува индивидуално, просто изберете услугата „Обучение по английски език“, щракнете върху опцията „Промяна на метода на фактуриране“ и след това изберете подходящия метод на фактуриране.
Архивиране на пакети
Архивирането установява краен срок за изчисление за пакета на клиента. То изолира активното използване на пакета от историята на минали уроци за същия тип услуга.
Защо да използваме архивиране?
Контрол на изчисленията: Изключва уроците, планирани на и преди избраната дата на архивиране, от текущите изчисления на баланса на пакета. Това е от съществено значение при преминаване на клиент от почасово таксуване към пакетно таксуване, като се гарантира, че минали уроци няма да изчерпят със задна дата новия му предплатен баланс.
Почистване на таблото: Премахва по-стари, предварително пакетирани дейности от активните
БЕЛЕЖКИ
Архивирането не изтрива уроци
Не премахва исторически данни
Това засяга само това, което е включено в изчисленията за баланс на пакета
Може да се използва за подобряване на яснотата, но основната му функция е контролиране на границите на изчисленията.
За подробни инструкции как да се приложи крайна дата към клиентски профил, вижте нашето ръководство: Архивиране на пакети .
Допълнително четене
По-долу можете да намерите допълнителни статии, съдържащи информация, свързана с пакетите, която може да ви бъде полезна:
Нуждаете се от още помощ? Гледайте това видео за това как да създавате пакети за вашите клиенти.
Все още не сте сигурни кой метод на фактуриране да изберете за вашия преподавателски бизнес? Вижте нашия cheat sheet: Методи за фактуриране и cheat sheet на Teachworks