Когато фактурирате клиентите си предварително, допълнителни промени в календара, като например промяна на продължителността, цената или пълното му изтриване на урок, създават несъответствие между вашия график и вече фактурираното. За да ви предупреди за това несъответствие, Teachworks автоматично показва икона с червен флаг до номера на фактурата във вашата таблица „Фактури“.
Преглед на промените
Когато преглеждате маркирана фактура, ще видите етикети, които показват променени или изтрити уроци. Ще видите и етикет над полето „Общо“ на фактурата, който показва промяната в общата сума на фактурата и как да я отчетете.
Отчитане на промените
В зависимост от статуса на фактурата могат да се направят два различни вида промени:
Фактура все още не е платена : Ако фактурата все още не е платена и е „Одобрена“, ще бъдете подканени да актуализирате фактурата, за да използвате текущите подробности и цени на урока. Можете да кликнете върху връзката, предоставена в етикета, която ще отвори формуляра „Редактиране на фактура“ и ще обнови уроците.
Фактурата вече е платена : Ако статусът на фактурата е „Платена“ и общата сума на фактурата е намаляла , ще бъдете подканени да издадете кредитно известие. Щракването върху връзката, предоставена на етикета, ще отвори формуляра за създаване на кредитно известие и автоматично ще добави ред към кредитното известие за правилната сума.
Ако общата сума на фактурата се е увеличила , ще бъдете подканени да създадете нова фактура за допълнителните разходи. Връзката, предоставена в етикета, ще отвори формуляра „Създаване на фактура“ с ред за необходимата корекция.
ЗАБЕЛЕЖКА: Най-добре е маркираните фактури да се обработват веднъж в края на периода на фактуриране, за да могат всички промени да се обработят едновременно, преди фактурата да бъде настроена да скрие флаговете. Ако коригирате маркирана фактура и скриете флаговете преди края на периода на фактуриране, а след това други уроци във фактурата бъдат променени в календара, фактурата няма да бъде маркирана за тези промени, защото вече сте скрили флаговете за тази фактура.
Скриване на флагове
Флаговете могат да бъдат скрити, като следвате указанията за „Платени“ фактури или ръчно скриете флаговете. Двата метода за скриване на флагове са:
Ако фактура „Платена“ е маркирана с флаг и щракнете върху връзката в подканата „Издаване на кредит и скриване на флагове“ или „Създаване на фактура и скриване на флагове“ (вижте изображението по-долу), тогава флаговете ще бъдат скрити от фактурата оттук нататък.
Ако дадена фактура е маркирана с флаг, използвайте менюто „Опции за фактура“ във фактурата, за да приложите ръчно опцията „Скриване на флага“ (вижте изображението по-долу), след което флаговете ще бъдат скрити от фактурата оттук нататък.
Преглед на скрити флагове
Когато преглеждате таблицата с фактури, всички фактури, които имат скрити флагове за фактури, могат да се видят с икона със сив флаг до номера на фактурата:
Ако искате да покажете флагове, които са били „Скрити“, можете да следвате стъпките по-долу:
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Фактури“.
Кликнете върху иконата „Преглед“ до фактурата, на която искате да се показват флаговете.
Кликнете върху менюто „Опции за фактуриране“ и след това върху „Показване на флагове“.
