Възстановяване на цялото или част от разпределено плащане
За да поддържате правилна счетоводна одитна следа, не променяйте и не изтривайте оригиналната фактура или плащане, когато издавате възстановяване на сума за разпределено плащане. Запазете оригиналните записи непроменени и използвайте следния двуетапен работен процес:
Издаване на кредитно известие: Създайте кредитно известие, равно на конкретната сума, която възнамерявате да възстановите.
Възстановяване на кредитното известие: Запишете възстановяването на сумата срещу това кредитно известие, за да балансирате сметката на клиента.
Стъпка 1 - Създаване на кредитно известие
Процесът за създаване на кредитно известие е идентичен както за пълно, така и за частично възстановяване на суми.
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Издаване на кредитно известие“.
Изберете клиента в полето „Клиент“.
Изберете типа на договорената си покупка въз основа на причината за възстановяване на сумата:
За уроци или общ кредит: Използвайте опцията „Добавяне на такса“, въведете сумата на кредита и посочете причината за възстановяването в полето за описание.
За пакети: Използвайте опцията „Добавяне на такса“, за да намалите дължимата сума в долари, без да променяте предплатените часове по пакета на клиента. Използвайте опцията „Добавяне на пакет“, ако изрично искате да намалите действителния брой часове, оставащи в баланса на пакета на клиента, заедно с финансовото възстановяване.
Стъпка 2 - Възстановяване на кредитното известие
След като кредитното известие бъде създадено, ще трябва да възстановите сумата по него. Това може да стане, като следвате стъпките по-долу:
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Фактури“.
Въведете номера на кредитното известие в полето „Търсене“ и натиснете Enter.
Кликнете върху бутона „Преглед“, за да видите кредитното известие.
Превъртете надолу до формуляра „Възстановяване на сума“ в долната част на кредитното известие.
Въведете данните за възстановяването и кликнете върху бутона „Записване на възстановяване“.
Отмяна и възстановяване на плащане
В случай че фактура е създадена погрешно или възстановявате разпределено плащане, но фактурата все още ще трябва да бъде платена в бъдеще, ще е необходимо да отмените разпределението на плащането, да регистрирате възстановяване (и ако фактурата няма да бъде платена в бъдеще, да я анулирате).
Стъпка 1 - Отмяна на плащането
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Фактури“.
Вижте фактурата, която ще възстановявате и анулирате, като кликнете върху иконата „Преглед“.
Отменете разпределението на фактурата, като щракнете върху иконата „X“ до плащането(ята) във фактурата.
Стъпка 2 - Възстановяване на плащането
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Плащания“.
Вижте плащането(ята), което(ите) трябва да възстановите, като кликнете върху иконата „Преглед“.
Кликнете върху „Още“ горе вдясно и изберете опцията „Възстановяване на сумата“.
ЗАБЕЛЕЖКА: Опцията „Възстановяване на сума“ ще бъде налична само след като плащането бъде отменено от фактурата.
Стъпка 3 - Анулиране на фактурата
Ако фактурата няма да е необходимо да бъде платена в бъдеще, можете да я анулирате, като следвате следните стъпки:
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Фактури“.
Вижте фактурата, която трябва да възстановите, като кликнете върху иконата „Преглед“.
Кликнете върху „Опции за фактура“ и изберете „Анулиране“.