Добавката Invoice Autopilot ви позволява да настроите график, който ще генерира фактури автоматично.
Активиране на добавката Invoice Autopilot
Кликнете върху „Акаунт“ и след това върху „Интеграции и добавки“.
Използвайки полето „Търсене“ в горната част, въведете „Invoice Autopilot“.
Превключете превключвателя на „Включено“, за да активирате добавката.
Създаване на график за автопилот за фактури
Можете да следвате стъпките по-долу, за да създадете график за автопилот за фактуриране:
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Добавяне на график за фактуриране“.
Изпълнете стъпките „Настройки на графика“ и „Настройки на фактурата“, като използвате данните по-долу.
Изпратете формуляра, за да запазите промените си.
Както бе споменато в стъпка 2 по-горе, има две стъпки при настройването на нов
График за автопилот за фактуриране:
Стъпка 1: Настройки на графика
Тази стъпка ви позволява да персонализирате кога и колко често се генерират фактури. Можете да персонализирате следните настройки:
Заглавие - Въведете заглавие, което ще ви помогне да идентифицирате графика, в случай че се наложи да направите промени
Начало/Край - Въведете началната и крайната дата за периода от време, през който ще се генерират фактурите. Началната дата ще бъде началото на първия период на фактуриране, а крайната дата трябва да включва края на периода на фактуриране за последните фактури, които искате да генерирате с графика.
Честота - Изберете колко често графикът ще генерира фактури. Можете да повтаряте ежедневно, седмично, месечно, както и няколко варианта за всеки от тези периоди.
Времеви рамки - Можете да изберете да генерирате фактурите в началото на всеки период на фактуриране, ако фактурирате клиентите предварително, или в края на всеки период, ако фактурирате клиентите след техните уроци.
Компенсация - Можете да изберете да генерирате фактури няколко дни преди или след датата на фактурата:
Задай дата на фактурата на - Тази опция ще се показва, ако „Отместване“ не е зададено на нула. Имате две възможности за задаване на датата на фактурата:
Дата на създаване - Използвайте това, ако искате да зададете датата на фактурата на датата, на която фактурата е генерирана и създадена.
Дата на периода - Това ще зададе датата на фактурата като начална дата на периода, ако фактурата е генерирана в началото на периода, и като крайна дата на периода, ако е създадена в края на периода.
Стъпка 2: Настройки на фактурата
Тази стъпка е много подобна на създаването на действителна фактура, но е важно да се има предвид, че не създавате фактура, а избирате настройки и тези настройки ще бъдат използвани за автоматично генериране на фактури в бъдеще. Има няколко неща, които трябва да имате предвид:
Отместване на датата на падежа - Можете да зададете датата на падежа спрямо датата на фактурата.
Номер на фактура - Номерата на фактурите ще бъдат зададени автоматично, като се продължава от предишния номер на фактура.
Включване на уроци - За да добавите уроци, които са планирани през периода на фактуриране, отметнете квадратчето „Включване на уроци“.
Включване на нефактурирани уроци от предишен период - Ако добавяте уроци към календара си след генериране на фактура, активирайте тази настройка, така че следващата фактура да включва новите уроци от предишния период на фактуриране.
Инструкции за фактура - Полето с инструкции няма да се актуализира, ако актуализирате полето „Инструкции за фактура по подразбиране“ на страницата „Настройки на акаунта“. Това поле е уникално за автопилота за фактури и ще трябва да се актуализира ръчно, ако искате да го промените.
Пропускане при обща нула - Ако включвате само уроци във фактурата, е добре да отметнете квадратчето, за да пропуснете празните фактури, в случай че клиентът няма уроци за някой от периодите на фактурата.
Статус - Ако искате да прегледате фактурите, преди да са достъпни за клиентите, можете да зададете статуса на „Запазена“. След преглед можете да промените статуса на „Одобрена“.
Изпращане на имейли с фактури - Ако зададете статуса на „Одобрено“, можете да изпратите фактурите незабавно, като поставите отметка в това квадратче.
Важно е да се отбележи, че часовете, планирани след изпълнение на график, няма да бъдат записани автоматично. Например, в дневен график, ако по-късно бъдат добавени уроци за предишни дни, те ще трябва да бъдат фактурирани ръчно.
ЗАБЕЛЕЖКА: За да се появи настройката „Включване на нефактурирани уроци от предишен период“ във формуляра „Настройки на фактурата“, са необходими следните условия:
Настройката „Повтаряне на фактурите“ трябва да бъде зададена на „Седмично“ или „Месечно“
„Времето“ е зададено на „Началото“ на периода на фактуриране
В стъпката за настройки на фактурата трябва да отметнете квадратчето „Включи уроци“
Стъпка 3: Проверка на датите на фактурите
След като настроите настройките за график и фактуриране, трябва да проверите датите, на които ще бъдат създадени фактурите. Това ще гарантира, че фактурите ще бъдат генерирани на датите, които вашата компания очаква.
Можете да видите датите на фактурите, като прегледате графика на автопилота за фактури и превъртите надолу до секцията „Предстоящи дати на фактури“.
Генериране на фактури
Кодът за обработка на графици за автоматично генериране на фактури се изпълнява на всеки 6 часа. Обикновено фактурите се генерират през първите шест часа на деня, в зависимост от вашата часова зона.
Ако искате да генерирате фактури след края на деня, трябва да зададете „Отместване“ на 1 ден след датата на фактурата в „Настройки на графика“. Това ще доведе до генериране на фактурата за предходния ден през първите 6 часа на следващия ден.
Преглед на планирани фактури
Ако искате да видите датите, за които са планирани фактурите да бъдат създадени, можете да кликнете върху иконата „Преглед“ до създадения от вас график в таблицата „Графици за фактури“ и да видите раздела „Предстоящи дати на фактури“. Можете да използвате този раздел, за да потвърдите, че планираните дати на фактурите съвпадат с датите, които сте планирали.
Можете също да видите фактури, които вече са генерирани от Invoice Autopilot, в таблицата „Фактури“, като прегледате фактурата. Ще се покаже името на графика на Invoice Autopilot, който я е създал.
Добавяне на клиенти към график
Можете да добавите допълнителни клиенти към график, като следвате стъпките по-долу:
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Графици за автопилот на фактури“.
Кликнете върху бутона „Настройки на фактурата“ в графика, към който искате да добавите клиенти.
В полето „Клиенти“ добавете клиентите
Изпратете формуляра, за да запазите промените си.
Можете също да добавяте клиенти към график за фактуриране директно от техния профил в Teachworks. Можете да следвате стъпките по-долу, за да направите това:
Кликнете върху „Студенти“ и след това върху „Семейства“ или „Студенти“ (за независими студенти).
Кликнете върху бутона „Редактиране“, за да редактирате профила им.
Кликнете върху раздела „Фактуриране“.
Превъртете надолу до секцията „Фактуриране“.
Кликнете върху полето „Графици за автопилот за фактуриране“, за да изберете съществуващ график.
Изпратете формуляра, за да запазите промените си.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако промените състоянието на профила на клиент на „Неактивен“ и след това редактирате „Настройки на фактурата“ в графика за автоматично фактуриране, към който е добавен, клиентът ще бъде автоматично премахнат от графика за автоматично фактуриране и това ще се отрази в профила му.
Пример за създаване на график за автопилот за фактури
По-долу можете да намерите пример за създаване на график за автоматично генериране на фактури, който ще генерира фактури месечно, в началото на месеца, за предстоящи индивидуални уроци.
Стъпка 1: Настройки на графика
Заглавие на графика : Използвайте заглавие, което ще ви улесни в идентифицирането, ако искате да направите някакви корекции в бъдеще.
Начало/Край на графика : Изберете диапазона от дати, за който искате да се изпълнява този график. Може да бъде зададен далеч в бъдещето, но по подразбиране е една година.
Фактурите се повтарят : Месечно, на всеки 1 месец, на 1-ви ден от месеца.
Време : Генериране на фактури в началото на периода на фактуриране (това ви позволява да добавяте предстоящи уроци и да фактурирате предварително)
Стъпка 2: Изберете Настройки за фактуриране
Клиенти : Добавете тук всички клиенти, които искате да включите в графика. Ако искате да изберете всички клиенти, щракнете върху опцията „Избери всички“.
Отместване на крайната дата : Задайте според нуждите.
Изберете опцията „Добавяне на уроци“ : Това ви позволява да включите отделни уроци във фактурата. Тъй като този автопилот ще генерира фактури, които ще се появят в бъдеще, изберете опцията за включване на статуси на уроци „Всички“ (уроците ще бъдат маркирани като посетени само след като са се провели).
Пропускане при обща сума нула : Изберете тази опция, за да гарантирате, че няма да се създават уроци с обща сума на фактурата 0.
Статус на фактурата : Ако искате да прегледате фактурите, преди да ги изпратите на клиентите си, задайте статуса на „Запазена“. Ако не е необходимо да ги преглеждате, можете да изберете опцията „Одобрена“.
Изпращане на имейли с фактури : Тази опция ще се появи, ако изберете опцията „Одобрено“. Поставете отметка в квадратчето, ако искате да изпращате фактури по имейл на клиентите си веднага щом бъдат създадени.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако добавите още клиенти към Teachworks, не забравяйте да се върнете и да ги добавите към графика.
Стъпка 3: Преглед на графика
След като създадете своя график за автоматично генериране на фактури, можете да видите датите, на които ще бъдат генерирани и изпратени фактури. Можете да следвате стъпките по-долу, за да направите това:
Кликнете върху „Фактуриране“ и след това върху „Графици за автопилот на фактури“.
Кликнете върху иконата „Преглед“ до графика, който искате да прегледате.
Това ще покаже страница, която показва обобщение на вашите настройки, както и следното:
Дата на фактурата : Датата, която ще се показва във фактурата.
Дата на създаване : Датата, на която ще бъдат генерирани фактурите.
Период на фактуриране : Диапазонът от дати, който ще се използва за извличане на уроци от календара към всяка фактура.
Статус : След като фактурите бъдат създадени, статусът ще се актуализира на „Завършено“.