Nakon što se povežete s QuickBooksom, morat ćete napraviti nekoliko odabira koji će odrediti koji se računi koriste za evidentiranje različitih vrsta transakcija. Možete slijediti korake u nastavku da biste to odabrali:
Kliknite na "Račun", a zatim kliknite na "Integracije i dodaci".
Kliknite na "Postavke" pod QuickBooks Integracija.
U polju "Račun prodaje" odaberite račun prodaje na koji želite evidentirati prodaju fakture. Tipičan izbor bi bio "Prodaja" ili "Usluge".
Prebacite prekidač "Preskoči ažuriranje prodajnog računa za usluge" na "Uključeno" ako ste u QuickBooksu naveli drugi prodajni račun za svoje usluge. Ovo će te zapise zadržati nepromijenjenima prilikom ažuriranja usluga u Teachworksu.
U polju "Račun popusta" odaberite račun na koji želite da se zabilježe popusti. Možda biste željeli kreirati račun pod nazivom "Popusti" u svom QuickBooks računu ako već ne postoji. Ako ne odaberete, popusti će biti zabilježeni na vaš odabir iz polja "Račun prodaje".
Odaberite "Porezni kod" koji će se koristiti za porez na promet na bilo kojoj od vaših faktura. Prije nego što napravite ovaj odabir, morat ćete postaviti barem jedan račun za porez na promet.
U polju "Depozitni račun" odaberite račun na koji treba uplatiti sredstva. Ako ovo polje ostane prazno, uplate će se evidentirati na QuickBooks računu "Neuplaćena sredstva".
Polje "Datum početka" vam omogućava da sinhronizujete samo fakture, kreditne note i plaćanja koja počinju od unesenog datuma. Ovo je korisno ako su fakture koje se nalaze na vašem Teachworks računu već ručno unesene u QuickBooks. Prilikom postavljanja datuma početka, softver će sinhronizovati neaktivne kupce sa QuickBooks samo ako ti kupci imaju fakture ili plaćanja nakon datuma početka.
Podrazumevano, kupci sa fakturama ili uplatama će biti sinhronizovani sa QuickBooks-om. Međutim, možete prebaciti prekidač "Sinhronizuj sve aktivne kupce" na "Uključeno" ako želite sinhronizovati aktivne kupce čak i ako nemaju fakture ili uplate u Teachworksu:
Opcije plaćanja faktura: Odaberite ovu opciju ako šaljete fakture svojim kupcima direktno iz Quickbooksa i naplaćujete online plaćanja koristeći funkciju Quickbooks Online Payment. Više informacija o Quickbooks online plaćanjima možete pronaći ovdje: Quickbooks Payments
Ako ne želite sinhronizirati plaćanja, prebacite prekidač "Isključi plaćanja" na "Uključeno".
Ako želite sinhronizirati i opis uključen u vaše Teachworks fakture, prebacite prekidač "Upute za fakturu" na "Uključeno".
Ako želite da se vaše fakture sinhronizuju posljednje, označite polje "Omogući" u odjeljku "Sinhronizuj fakture posljednje". Ova postavka je korisna ako ste omogućili postavku "Automatski primijeni kredite" u QuickBooksu, jer ona zahtijeva sinhronizaciju faktura nakon plaćanja i kreditnih nota.
NAPOMENA: Teachworks će također tražiti stavku "Popust" na vašem računu i koristit će je za popuste na fakturama, u suprotnom će kreirati stavku s ovim nazivom i povezati je s gore navedenim "Računom za popust". Ako imate račun kategorije s nazivom "Popust", tada će se kreirati stavka s nazivom "Popust*" kako bi se izbjegao sukob s kategorijom. Možete je preimenovati ako je potrebno nakon što se sinhronizira.
NAPOMENA: Ako u 6. koraku ne odaberete porezni račun, fakture s porezom na promet bit će sinkronizirane bez poreza na promet.
Globalni korisnici : Ako koristite globalnu verziju QuickBooksa (tj. svi korisnici izvan SAD-a), morate dodati stopu poreza na promet u QuickBooks, a zatim je odabrati u polju "Porezni kod" u Teachworksu kako biste sinhronizirali fakture s porezom na promet.
NAPOMENA: Kada koristite postavku "Sinhroniziraj fakture posljednje", potrebno je da sinhronizaciju s QuickBooks Onlineom izvršite tek nakon što su plaćanja obrađena. Ako biste kreirali fakture, sinhronizirali svoje zapise, a zatim sinhronizirali plaćanja kasnije, fakture bi već postojale i stoga se automatska alokacija ne bi primjenjivala.
Nakon što završite gore navedene korake, bit ćete spremni za sinhronizaciju vašeg Teachworks računa s QuickBooksom.