Dodatak Invoice Autopilot vam omogućava da postavite raspored koji će automatski generirati fakture.
Omogućavanje dodatka Invoice Autopilot
Kliknite na "Račun", a zatim kliknite na "Integracije i dodaci".
Pomoću polja "Pretraga" na vrhu unesite "Invoice Autopilot".
Prebacite prekidač na "Uključeno" da biste omogućili dodatak.
Kreiranje rasporeda autopilota za fakture
Možete slijediti korake u nastavku da biste kreirali raspored automatskog pilota za fakture:
Kliknite na "Naplata", a zatim kliknite na "Dodaj raspored faktura".
Završite korake "Postavke rasporeda" i "Postavke fakture" koristeći dolje navedene podatke.
Pošaljite obrazac da biste sačuvali promjene.
Kao što je spomenuto u koraku 2 iznad, postoje dva koraka prilikom postavljanja novog
Raspored autopilota za fakture:
Korak 1: Postavke rasporeda
Ovaj korak vam omogućava da prilagodite kada i koliko često se generiraju fakture. Možete prilagoditi sljedeće postavke:
Naslov - Unesite naslov koji će vam pomoći da identifikujete raspored u slučaju da trebate napraviti promjene
Početak/Kraj - Unesite početni i krajnji datum za vremenski period u kojem će se fakture generirati. Početni datum će biti početak prvog perioda fakturiranja, a krajnji datum treba da uključuje kraj perioda fakturiranja za posljednje fakture koje želite generirati pomoću rasporeda.
Učestalost - Odaberite koliko često će raspored generirati fakture. Možete ponavljati dnevno, sedmično, mjesečno, plus nekoliko varijacija za svaki od ovih perioda.
Vremenski raspored - Možete odabrati generiranje faktura na početku svakog perioda fakturiranja ako klijentima fakturirate unaprijed ili na kraju svakog perioda ako klijentima fakturirate nakon njihovih časova.
Kompenzacija - Možete odabrati generiranje faktura određeni broj dana prije ili nakon datuma fakture:
Postavi datum fakture na - Ova opcija će se prikazati ako "Pomak" nije postavljen na nulu. Imate dvije mogućnosti za postavljanje datuma fakture:
Datum kreiranja - Koristite ovo ako želite postaviti Datum fakture na datum kada je faktura generirana i kreirana.
Datum perioda - Ovo će postaviti Datum fakture kao početni datum perioda ako je faktura generisana na početku perioda i kraj perioda ako je kreirana na kraju perioda.
Korak 2: Postavke fakture
Ovaj korak je vrlo sličan kreiranju stvarne fakture, ali važno je imati na umu da ne kreirate fakturu, već birate postavke i te postavke će se koristiti za automatsko generiranje faktura u budućnosti. Postoji nekoliko stvari koje treba imati na umu:
Pomak datuma dospijeća - Možete postaviti datum dospijeća u odnosu na datum fakture.
Broj fakture - Brojevi faktura će biti postavljeni automatski, nastavljajući od prethodnog broja fakture.
Uključivanje časova - Da biste dodali časove koji su zakazani tokom perioda fakturisanja, označite polje "Uključi časove".
Uključi nefakturisane lekcije iz prethodnog perioda - Ako dodate lekcije u svoj kalendar nakon što je faktura generisana, omogućite ovu postavku kako bi sljedeća faktura uključila nove lekcije iz prethodnog perioda fakturisanja.
Upute za fakturu - Polje s uputama neće se ažurirati ako ažurirate polje "Zadane upute za fakturu" na stranici Postavke računa. Ovo polje je jedinstveno za autopilota fakture i morat ćete ga ručno ažurirati ako ga želite promijeniti.
Preskoči ako je potpuna nula - Ako na fakturu uključujete samo lekcije, dobra je ideja označiti polje kako biste preskočili prazne fakture u slučaju da klijent nema lekcije za bilo koji od fakturnih perioda.
Status - Ako želite pregledati fakture prije nego što budu dostupne klijentima, možete postaviti status na "Sačuvano". Nakon pregleda možete promijeniti status u "Odobreno".
Pošalji e-poruke s fakturama - Ako status postavite na "Odobreno", možete odmah poslati fakture označavanjem ovog polja.
Važno je napomenuti da se časovi zakazani nakon pokretanja rasporeda neće automatski evidentirati. Na primjer, u dnevnom rasporedu, ako se časovi za prethodne dane dodaju kasnije, morat će se ručno fakturirati.
NAPOMENA: Da bi se postavka "Uključi nefakturisane lekcije iz prethodnog perioda" prikazala na obrascu Postavke fakture, potrebni su sljedeći uslovi:
Postavka "Ponavljanje faktura" mora biti postavljena na "Sedmično" ili "Mjesečno".
"Vrijeme" je postavljeno na "Početak" perioda fakturiranja
U koraku postavki fakture, potrebno je da označite polje "Uključi lekcije".
Korak 3: Provjera datuma faktura
Nakon što podesite postavke rasporeda i faktura, trebali biste provjeriti datume na koje će se fakture kreirati. Ovo će osigurati da će se fakture generirati na datume koje vaša kompanija očekuje.
Datume faktura možete pregledati tako što ćete pogledati Raspored autopilota faktura i pomaknuti se prema dolje do odjeljka "Predstojeći datumi faktura".
Generiranje faktura
Kod za obradu rasporeda automatskog pilota faktura pokreće se svakih 6 sati. Fakture će se generalno generirati u prvih šest sati u danu, ovisno o vašoj vremenskoj zoni.
Ako želite generirati fakture nakon što je dan završen, trebali biste postaviti "Pomak" na 1 dan nakon datuma fakture u "Postavkama rasporeda". Ovo će uzrokovati da se faktura za prethodni dan generira u prvih 6 sati sljedećeg dana.
Pregled planiranih faktura
Ako želite vidjeti datume za koje su fakture planirane za kreiranje, možete kliknuti na ikonu "Prikaži" pored Rasporeda koji ste kreirali u tabeli "Rasporedi faktura" i pogledati odjeljak "Predstojeći datumi faktura". Ovaj odjeljak možete koristiti da potvrdite da li planirani datumi faktura odgovaraju datumima koje ste namjeravali.
Također možete pregledati fakture koje je već generirao Autopilot faktura u tabeli Fakture pregledom fakture. Prikazat će se naziv rasporeda Autopilota faktura koji ju je kreirao.
Dodavanje kupaca u raspored
Možete dodati dodatne klijente u raspored slijedeći sljedeće korake:
Kliknite na "Naplata", a zatim kliknite na "Rasporedi automatskog fakturiranja".
Kliknite na dugme "Postavke fakture" na rasporedu kojem želite dodati kupce.
U polje "Kupci" dodajte kupce
Pošaljite obrazac da biste sačuvali promjene.
Također možete dodati kupce u Raspored faktura direktno iz njihovog Teachworks profila. Da biste to učinili, slijedite korake u nastavku:
Kliknite na "Studenti", a zatim kliknite na "Porodice" ili "Studenti" (za nezavisne studente).
Kliknite na dugme "Uredi" da biste uredili njihov profil.
Kliknite na karticu "Naplata".
Pomaknite se prema dolje do odjeljka "Fakturiranje".
Kliknite na polje "Rasporedi autopilota faktura" da biste odabrali postojeći raspored.
Pošaljite obrazac da biste sačuvali promjene.
NAPOMENA: Ako promijenite status profila kupca u „Neaktivan“, a zatim uredite „Postavke fakture“ u Rasporedu automatskog upravljanja fakturama u koje je dodan, kupac će automatski biti uklonjen iz Rasporeda automatskog upravljanja fakturama i to će se odraziti na njegovom profilu.
Primjer kreiranja rasporeda autopilota za fakture
U nastavku možete pronaći primjer za kreiranje rasporeda automatskog fakturiranja koji bi generirao fakture mjesečno, na početku mjeseca za predstojeće pojedinačne lekcije.
Korak 1: Postavke rasporeda
Naslov rasporeda : Koristite naslov koji će olakšati identifikaciju ako želite napraviti bilo kakve prilagodbe u budućnosti.
Početak/Kraj rasporeda : Odaberite raspon datuma za koji želite da se ovaj raspored izvršava. Ovo se može postaviti daleko u budućnost, ali podrazumijeva se na godinu dana.
Ponavljanje faktura : Mjesečno, svakih 1 mjesec, svakog 1. dana u mjesecu.
Vremenski raspored : Generišite fakture na početku perioda fakturisanja (ovo vam omogućava da dodate predstojeće lekcije i fakturišete unaprijed)
Korak 2: Odaberite Postavke fakture
Kupci : Ovdje dodajte sve kupce koje želite uključiti u raspored. Ako želite odabrati sve kupce, kliknite na opciju „Odaberi sve“.
Pomak roka : Postavite po potrebi.
Odaberite opciju „Dodaj lekcije“ : Ovo vam omogućava da u fakturu uključite pojedinačne lekcije. Budući da će ovaj automatski raspored generirati fakture koje će se pojaviti u budućnosti, odaberite opciju da uključite statuse lekcija „Sve“ (lekcije će biti označene kao posjećene tek nakon što se održe).
Preskoči ako je ukupno nula : Odaberite ovu opciju kako biste osigurali da se ne kreiraju lekcije s ukupnim iznosom fakture od 0.
Status fakture : Ako želite pregledati fakture prije slanja klijentima, postavite status na „Sačuvano“. Ako ih ne morate pregledati, možete odabrati opciju „Odobreno“.
Pošalji e-poruke s fakturama : Ova opcija će se pojaviti ako odaberete opciju „Odobreno“. Označite polje ako želite slati fakture svojim klijentima e-poštom čim budu kreirane.
NAPOMENA: Ako dodate još korisnika u Teachworks, ne zaboravite se vratiti i dodati ih u raspored.
Korak 3: Pregled rasporeda
Nakon što kreirate svoj raspored automatskog slanja faktura, možete vidjeti datume na koje će fakture biti generirane i poslane. Da biste to učinili, slijedite korake u nastavku:
Kliknite na "Naplata", a zatim kliknite na "Rasporedi automatskog fakturiranja".
Kliknite na ikonu "Prikaži" pored rasporeda koji želite pregledati.
Ovo će prikazati stranicu koja prikazuje sažetak vaših postavki, kao i sljedeće:
Datum fakture : Datum koji će se prikazati na fakturi.
Datum kreiranja : Datum kada će fakture biti generisane.
Period fakturisanja : Raspon datuma koji će se koristiti za preuzimanje lekcija iz kalendara na svaku fakturu.
Status : Nakon što su fakture kreirane, status će se ažurirati na „Završeno“.