A continuació es mostra una descripció general dels tipus de registre que es sincronitzen des de Teachworks amb QuickBooks:
Clients
Nous registres : si un registre no s'ha sincronitzat amb QuickBooks, Teachworks cercarà al vostre compte de QuickBooks un client existent amb el mateix nom i cognoms. Si es troba un registre coincident, s'actualitzarà amb les dades de contacte del vostre compte de Teachworks; en cas contrari, es crearà un client nou.
Actualització de registres : si un registre ja s'ha sincronitzat amb QuickBooks, s'actualitzarà amb els canvis que s'hagin fet al perfil del client a Teachworks.
NOTA: Canviar l'estat d'un client a Teachworks a Inactiu no canviarà l'estat del client a QBO.
Supressió : si un client que s'ha sincronitzat amb QuickBooks s'elimina més tard a Teachworks, aquest registre es definirà com a inactiu a QuickBooks.
Els noms han de tenir com a mínim un caràcter i no poden incloure tabulacions, salts de línia ni ':'
Teachworks sincronitza qualsevol client amb l'estat "Actiu" o clients amb un estat diferent de "Actiu" si aquest client té factures no sincronitzades.
NOTA: Si connecteu diversos comptes de Teachworks a un únic compte de QuickBooks en línia, la lògica i les regles que s'apliquen a la sincronització de registres són diferents que si els sincronitzeu amb un únic compte de Teachwork. Per obtenir més informació, consulteu aquest article: Sincronització de diversos comptes de Teachworks amb un sol compte de QuickBooks .
Serveis
Els serveis s'afegeixen al vostre compte de QuickBooks com a elements de servei.
Nous registres : si un registre no s'ha sincronitzat amb QuickBooks, Teachworks primer comprovarà si existeix un element a QuickBooks amb el mateix nom i l'actualitzarà si se'n troba un. En cas contrari, es crearà un element de servei nou a QuickBooks.
Actualització de registres : si un registre ja s'ha sincronitzat amb QuickBooks, qualsevol canvi al nom a Teachworks s'actualitzarà a QuickBooks.
Supressió : els serveis suprimits a Teachworks no s'eliminaran a QuickBooks. Si voleu suprimir-los a QuickBooks, heu de fer-ho manualment.
Els títols dels serveis han de tenir 100 caràcters o menys, han de tenir com a mínim un caràcter i no poden incloure tabulacions, salts de línia ni ':'
Les lliçons incloses a les factures que sincronitzeu amb QuickBooks estan associades al servei especificat per a la lliçó.
El compte de vendes per als serveis de QuickBooks es defineix com el compte de vendes que especifiqueu a la pàgina Configuració de sincronització de Teachworks.
Factures
Només es sincronitzen les factures amb l'estat "Aprovada" o "Pagada".
Nous registres : si un registre no s'ha sincronitzat amb QuickBooks, Teachworks primer comprovarà si existeix una factura amb el mateix número a QuickBooks que s'hagi creat després de la factura a Teachworks . Si es troba una factura, actualitzarà aquest registre amb els detalls de la factura a QuickBooks. Si no hi ha cap factura amb el mateix número, es crearà una factura nova.
NOTA: Configureu els números de factura a Teachworks per començar amb el número posterior a l'última factura que heu creat a QuickBooks.
Actualització de registres : si es modifica una factura a Teachworks, la factura corresponent a QuickBooks s'actualitzarà amb els canvis després de la sincronització.
Factures suprimides i anul·lades : les factures suprimides o anul·lades a Teachworks s'han d'anul·lar manualment a QuickBooks.
Notes importants sobre l'impost sobre les vendes a les factures:
Notes de crèdit
Les normes per a les factures enumerades anteriorment també s'apliquen a les notes de crèdit.
Les notes de crèdit es creen a QuickBooks com a notes de crèdit.
Les notes de crèdit que s'han assignat a factures no s'assignen automàticament quan es sincronitzen amb QuickBooks; l'assignació s'ha de fer a QuickBooks.
Pagaments
Un pagament nou creat a Teachworks crearà un pagament nou a QuickBooks amb les dades coincidents.
Els pagaments no s'assignen a les factures quan es sincronitzen amb QuickBooks; l'assignació s'ha de fer a QuickBooks.
Els pagaments que s'eliminen a Teachworks després de sincronitzar-se amb QuickBooks s'han d'eliminar manualment a QuickBooks.