Aquest complement us permet assignar automàticament els pagaments i les notes de crèdit no assignades d'un client a una factura quan s'aprova la factura.
Habilitació del complement
Feu clic a "Compte" i després feu clic a "Integracions i complements".
Feu servir el camp "Cerca" de la part superior i introduïu "Assignació automàtica".
Canvieu el commutador a "Activat" per activar el complement.
Se us dirigirà a la pàgina de configuració, on podreu confirmar o canviar la "Data d'inici".
NOTA: La "Data d'inici" s'estableix a la data en què el complement s'activa per defecte. Cal assegurar-se de definir la data d'inici, ja que això determina quins pagaments i notes de crèdit s'assignaran automàticament.
Configuració
Data d'inici : utilitzeu aquest camp per definir la data d'inici al camp "Data d'inici". Quan definiu la "Data d'inici", només s'assignaran automàticament a les factures dels clients els pagaments i les notes de crèdit amb dates iguals o posteriors a la data d'inici. Podeu deixar el camp "Data d'inici" en blanc per assignar pagaments i notes de crèdit amb qualsevol data.
Mètode de desencadenament : podeu definir el tipus de mètode que voleu que utilitzi l'assignació automàtica i les opcions següents estan disponibles:
Automàtic : aquest mètode assigna els crèdits i pagaments no assignats automàticament quan es crea una factura amb l'estat d'aprovada (o quan l'estat s'actualitza a aprovada).
Manual : aquest mètode assigna crèdits i pagaments no assignats quan activeu el procés manualment. Això és útil si heu d'assignar pagaments o crèdits a factures que ja han estat aprovades.
Tots dos : quan es selecciona, utilitza el mètode automàtic i també admet el mètode manual.
NOTA: Podeu canviar el camp "Data d'inici" en qualsevol moment seguint els passos següents:
Feu clic a "Compte" i després feu clic a "Integracions i complements".
Feu servir el camp "Cerca" de la part superior i introduïu "Assignació automàtica".
Feu clic a "Configuració" al complement d'assignació automàtica.
Ús
Quan es crea una factura i s'utilitza el mètode d'activació "Automàtic", l'assignació automàtica es produeix quan l'estat de la factura s'estableix com a "Aprovat". Això inclou els mètodes de creació de factures següents:
Una factura creada i definida amb l'estat "Desada" no tindrà pagaments ni notes de crèdit assignades automàticament fins que l'estat no canviï a "Aprovada". Si creeu una factura amb l'estat "Desada", podeu utilitzar un dels mètodes següents per definir-la com a "Aprovada":
Editeu la factura i definiu l'estat a "Aprovada": Edició de factures .
Aprova factures de manera massiva: aprova i envia per correu electrònic diverses factures alhora .
Els pagaments i/o notes de crèdit no assignats s'assignen automàticament tan bon punt els aproveu mitjançant un dels dos mètodes anteriors.
NOTA: L'assignació automàtica es realitza abans d'enviar un correu electrònic de factura al client. El saldo de la factura que rebrà el client serà el total de la factura després que s'hagin deduït els pagaments o les assignacions de crèdit.
Activació manual de l'assignació automàtica
Quan s'utilitzen els mètodes d'activació "Manual" o "Ambdós", es mostra una opció "Assignació automàtica" a la barra lateral dreta de les taules de factures i pagaments.
Quan hi feu clic, se us dirigirà al formulari que us permetrà definir la "Data d'inici". Només s'assignaran pagaments i notes de crèdit amb dates iguals o posteriors a la data d'inici. També podeu deixar el camp en blanc per assignar a partir de qualsevol data.
Podeu iniciar una assignació automàtica manual seguint els passos següents:
Feu clic a "Facturació" i després feu clic a "Factures" o "Pagaments".
Feu clic al botó "Més" que hi ha a la part dreta.
Feu clic a "Assignació automàtica".
Seleccioneu una data al camp "Data d'inici" o deixeu-la en blanc per assignar-la a partir de qualsevol data.
Feu clic a "Assigna" per començar les assignacions.
NOTA: Amb l'assignació manual, les factures s'assignaran en l'ordre en què es van crear.