A Teachworks, els números de factura i nota de crèdit consten de dues parts diferents:
Un prefix
Un número de factura
Part 1 - El prefix
Un prefix de factura és una seqüència curta de lletres o números que s'afegeix al principi dels números de factura.
Per exemple, si feu servir el prefix per defecte "INV-", obtindreu números de factura com ara INV-1001. De la mateixa manera, el prefix per defecte per a les notes de crèdit és "CN-". Per personalitzar aquests prefixos, seguiu els passos següents:
Feu clic a "Compte" i després feu clic a "Configuració del compte".
Canvieu a la pestanya "Finances i operacions".
Desplaceu-vos cap avall fins a la secció "Numeració i identificació de factures".
Establiu el prefix que voleu utilitzar als camps "Prefix de la factura" i "Prefix de la nota de crèdit".
Envieu el formulari per desar els canvis.
Si no voleu tenir un prefix de factura, podeu utilitzar números deixant el camp "Prefix de factura" en blanc. Tanmateix, generalment recomanem utilitzar un prefix per a les notes de crèdit com a mínim, ja que això facilitarà la distinció entre les factures i les notes de crèdit a la taula "Factures".
El prefix es mostra quan visualitzeu una factura, no es desa amb el registre de la factura. Això vol dir que si genereu algunes factures i el prefix està definit com a "INV-" i més tard canvieu el prefix a "INVOICE", la propera vegada que visualitzeu les factures, el prefix actual "INVOICE" s'afegirà al principi del número per a totes les factures, incloses les creades abans del canvi.
NOTA: Les empreses que tenen prefixos de factures o notes de crèdit llargs (és a dir, de 8 caràcters o més) tindran el prefix ocult per defecte als formularis de facturació, de manera que el número de factura serà visible. Podeu passar el cursor per sobre de la secció de prefixos per veure'l.
Part 2 - Número de factura
Els números de factura són un valor numèric únic assignat a cada factura o nota de crèdit que creeu.
Quan creeu factures o notes de crèdit, els números de factura augmentaran automàticament. Tanmateix, també podeu establir un valor més alt per als números de factura durant la creació d'una factura mitjançant el camp "Número" del formulari "Crea factura".
Els números de factura es justifiquen a la dreta amb 4 dígits, de manera que una factura amb el número "1" es mostrarà com a "0001". Una factura amb el número "25" es mostrarà com a "0025". Si el número de factura és igual o superior a 4 dígits, no s'afegiran zeros a la dreta.