Després de connectar-vos a QuickBooks, haureu de fer algunes seleccions que determinaran quins comptes s'utilitzen per registrar diferents tipus de transaccions. Podeu seguir els passos següents per seleccionar-ho:
Feu clic a "Compte" i després feu clic a "Integracions i complements".
Feu clic a "Configuració" a la secció Integració de QuickBooks.
Al camp "Compte de vendes", seleccioneu el compte de vendes on voleu registrar les vendes de la factura. Una selecció típica seria "Vendes" o "Serveis".
Canvieu l'opció "Omet l'actualització del compte de vendes per als serveis" a "Activat" si heu especificat un compte de vendes diferent per als vostres serveis a QuickBooks. Això mantindrà aquests registres sense canvis en actualitzar els serveis a Teachworks.
Al camp "Compte de descompte", seleccioneu el compte on voleu que es registrin els descomptes. És possible que vulgueu crear un compte anomenat "Descomptes" al vostre compte de QuickBooks si encara no existeix. Si no feu una selecció, els descomptes es registraran a la vostra selecció del camp "Compte de vendes".
Seleccioneu el "Codi fiscal" que s'utilitzarà per a l'impost sobre les vendes a qualsevol de les vostres factures. Haureu de configurar com a mínim un compte d'impost sobre les vendes abans de fer aquesta selecció.
A "Compte de dipòsit", seleccioneu el compte on s'han de dipositar els pagaments. Si aquest camp es deixa en blanc, els dipòsits es registraran al compte "Fons no dipositats" de QuickBooks.
El camp "Data d'inici" us permet sincronitzar només les factures, les notes de crèdit i els pagaments que comencen amb la data introduïda. Això és útil si les factures que hi ha al vostre compte de Teachworks ja s'han introduït manualment a QuickBooks. Quan definiu una data d'inici, el programari només sincronitzarà els clients inactius amb QuickBooks si aquests clients tenen factures o pagaments posteriors a la data d'inici.
Per defecte, els clients amb factures o pagaments es sincronitzaran amb QuickBooks. Tanmateix, podeu activar l'opció "Sincronitza tots els clients actius" si voleu sincronitzar els clients actius encara que no tinguin cap factura ni pagament a Teachworks:
Opcions de pagament de factures: seleccioneu aquesta opció si envieu factures als vostres clients directament des de QuickBooks i cobreu pagaments en línia mitjançant la funció de pagament en línia de QuickBooks. Podeu trobar més informació sobre els pagaments en línia de QuickBooks aquí: Pagaments de QuickBooks
Si no voleu sincronitzar els pagaments, activeu l'opció "Excloure pagaments" a "Activat".
Si també voleu sincronitzar la descripció inclosa a les vostres factures de Teachworks, activeu l'opció "Instruccions de factura".
Si voleu sincronitzar les factures per última vegada, marqueu la casella "Activa" a la secció "Sincronitza les factures per última vegada". Aquesta configuració és útil si heu activat l'opció "Aplica automàticament els crèdits" a QuickBooks, ja que requereix que les factures es sincronitzin després dels pagaments i les notes de crèdit.
NOTA: Teachworks també buscarà un article de "Descompte" al vostre compte i l'utilitzarà per a descomptes en factures; en cas contrari, crearà un article amb aquest nom i l'associarà amb el "Compte de descompte" esmentat anteriorment. Si teniu un compte de categoria amb el nom "Descompte", es crearà un article amb el nom "Descompte*" per evitar conflictes amb la categoria. Podeu canviar-ne el nom si cal després que s'hagi sincronitzat.
NOTA: Si no seleccioneu un compte fiscal al pas 6, les factures amb impost sobre les vendes es sincronitzaran sense l'impost sobre les vendes.
Usuaris globals : si feu servir la versió global de QuickBooks (és a dir, tots els usuaris que no siguin dels EUA), heu d'afegir un tipus d'impost sobre les vendes a QuickBooks i seleccionar-lo al camp "Codi fiscal" de Teachworks per sincronitzar les factures amb l'impost sobre les vendes.
NOTA: Quan feu servir l'opció "Sincronitza les factures per última vegada", cal que només sincronitzeu amb QuickBooks Online després que s'hagin processat els pagaments. Si creeu factures, sincronitzeu els registres i després sincronitzeu els pagaments més tard, les factures ja existirien i, per tant, l'assignació automàtica no s'aplicaria.
Un cop hàgiu completat els passos anteriors, podreu sincronitzar el vostre compte de Teachworks amb QuickBooks.