Teachworks admet diversos mètodes de facturació . Aquest article aprofundirà en el nostre mètode de facturació per paquets.
Quan s'ha d'utilitzar la facturació per paquets
Generalment, utilitzeu aquest mètode de facturació si voleu facturar als vostres clients per avançat un paquet de lliçons o hores que poden utilitzar durant un període de temps indefinit.
Com funciona la facturació de paquets
Amb el mètode de facturació per paquets, els clients paguen per avançat un nombre específic de lliçons o hores per a un servei designat. A mesura que es programen i es completen les lliçons, el sistema fa un seguiment i redueix automàticament aquest saldo prepagat.
El cicle de vida d'un saldo de paquet
Compra: Es factura al client un paquet específic (per exemple, 10 hores de classes particulars de matemàtiques ). Un cop generades, aquestes hores s'afegeixen a la taula Saldos de paquets.
Programació: Les classes es programen al calendari del servei corresponent.
Deducció: El saldo del paquet d'un client és el nombre total de lliçons o hores que ha comprat d'un tipus de servei concret menys les lliçons que han estat "Programades" o "A les quals s'ha assistit" amb el mateix tipus de servei que el paquet. Quan l'estat d'una lliçó s'actualitza a Assistida, el saldo del paquet del client es redueix automàticament.
Per què les classes en paquet apareixen com a 0,00 $ al calendari?
Un punt comú de confusió és per què les lliçons en paquet mostren un cost de 0,00 $ al calendari.
Evita la doble facturació: Com que el client ja va pagar les hores per avançat durant la compra del paquet, Teachworks posa a zero el cost individual de la lliçó. Si la lliçó encara tingués un preu, li cobraríeu al client una segona vegada.
NOTA: Els paquets depenen completament dels serveis de coincidència. Per exemple, si un client té un saldo de paquets per a classes particulars de matemàtiques però programeu una lliçó a classes particulars de ciències, el sistema no deduirà del seu saldo.
Com es cobra als clients
Els vostres clients paguen un paquet quan genereu una factura de paquet mitjançant l'opció "Afegeix paquet". Això afegirà un paquet a la factura.
És important prestar especial atenció al servei que seleccioneu a la factura, ja que aquest servei ha de ser coherent amb el servei que seleccioneu quan programeu les classes per a l'estudiant.
NOTA: Si necessiteu més informació sobre com generar factures de paquets, podeu consultar el tutorial següent: Creació de paquets .
Quan feu servir el mètode de facturació de paquets, generalment es recomana que configureu el "Mètode de facturació" als perfils dels estudiants del paquet a "Paquet".
Això establirà el cost de les seves lliçons a zero automàticament (ja que ja els has facturat el paquet de lliçons/hores). En establir el cost a zero, garanteixes que el client no sigui facturat dues vegades per accident.
Configuració del paquet
Hi ha diverses opcions de configuració que podeu personalitzar per als paquets a Teachworks. Podeu ajustar les opcions següents:
Unitats de paquets : feu un seguiment dels paquets per lliçó o per hora.
Compta les lliçons "perdudes" com a utilitzades : tria que les lliçons marcades com a "perdudes" es comptabilitzin com a lliçons del paquet utilitzades.
Seguiment de paquets per : els paquets poden ser seguits per estudiant o per família.
Paquets disponibles quan la factura és : podeu triar que els paquets estiguin disponibles quan una factura amb un paquet s'aprovi o es pagui.
Podeu personalitzar la configuració anterior seguint els passos següents:
Feu clic a "Compte" i després feu clic a "Configuració del compte".
Feu clic a la pestanya "Finances i operacions".
Desplaceu-vos cap avall fins a la secció "Configuració del paquet".
Creació de serveis per a paquets
Si teniu serveis a la vostra llista de serveis que s'utilitzen tant per a paquets com per a lliçons individuals, generalment és millor crear un servei separat per utilitzar-lo específicament per als paquets.
Per exemple, si teniu un servei anomenat "Tutoria d'anglès" que s'utilitza tant per a paquets com per a lliçons individuals, hauríeu de crear un servei separat anomenat "Tutoria d'anglès - Paquet" per utilitzar-lo específicament per a paquets.
El flux de treball del mètode de facturació de paquets
Si voleu utilitzar el mètode de facturació per paquets, podeu utilitzar el flux de treball següent per configurar-lo:
Comença per personalitzar la secció "Configuració del paquet" a la pàgina "Configuració del compte" per adaptar-la als teus requisits.
A continuació, configureu el camp "Mètode de facturació" del perfil de l'estudiant a "Paquet".
Crea una factura per al client i utilitza l'opció "Afegeix paquet" a la secció de partides de la factura i fes clic al botó "Vés".
Seleccioneu els detalls del paquet, incloent-hi el servei, la quantitat i el preu unitari del paquet.
Aprova la factura. Segons la teva configuració, és possible que també s'hagi de pagar la factura abans que el paquet estigui disponible per al client.
Programa lliçons per a l'estudiant. Quan seleccioneu el nom de l'estudiant al camp "Estudiant" del formulari "Afegeix lliçó", la llista de serveis s'actualitzarà per mostrar les hores del paquet que estiguin disponibles per a l'estudiant. Seleccioneu el servei que coincideixi amb el servei del paquet i programa la lliçó.
NOTA: Si fèieu servir la Facturació de paquets amb un programari diferent, podeu configurar els saldos inicials de paquets per als vostres clients seguint aquests passos: Configuració dels saldos inicials de paquets.
Visualització dels saldos dels paquets
Podeu veure els saldos dels paquets dels vostres clients seguint els passos següents:
Feu clic a "Facturació".
Feu clic a "Saldos de paquets".
Facturació a clients de paquets i classes individuals
Si teniu estudiants que es facturen principalment mitjançant el mètode de facturació per paquets, però també poden tenir lliçons que no formen part d'un paquet, igualment heu de definir el mètode de facturació de l'estudiant com a "Paquet".
Quan programeu lliçons individuals que no formen part d'un paquet per a l'alumne, podeu utilitzar la funció de substitució de costos . Això us permetrà assignar un cost a la lliçó o lliçons sempre que hàgiu de facturar al client per una lliçó individual.
Per tal de fer un seguiment precís dels saldos dels paquets i garantir que les lliçons facturades individualment no es dedueixin dels paquets dels clients, haureu d'utilitzar serveis separats, tal com s'ha descrit anteriorment.
Per exemple, podeu crear serveis anomenats "Tutoria d'anglès" i "Tutoria d'anglès - Paquet". Quan programeu una lliçó perquè es facturi individualment, simplement seleccioneu el servei "Tutoria d'anglès" i feu clic a l'opció "Substitueix el mètode de facturació" i, a continuació, seleccioneu el mètode de facturació adequat.
Arxivament de paquets
L'arxivament estableix una data límit de càlcul per al paquet d'un client. Aïlla l'ús del paquet actiu de l'historial de lliçons anteriors sota el mateix tipus de servei.
Per què utilitzar l'arxivament?
Control de càlculs: Exclou les lliçons programades a la data d'arxiu escollida i abans dels càlculs del saldo del paquet actual. Això és essencial quan un client fa la transició de la facturació per hores a la facturació per paquets, garantint que les lliçons anteriors no buidin retroactivament el seu nou saldo de prepagament.
Neteja del tauler de control: Elimina l'activitat més antiga i preempaquetada de l'actiu
NOTES
L'arxivament no elimina les lliçons
No elimina les dades històriques
Només afecta el que s'inclou en els càlculs del saldo del paquet
Es pot utilitzar per millorar la claredat, però la seva funció principal és controlar els límits de càlcul.
Per obtenir instruccions pas a pas sobre com aplicar una data límit al perfil d'un client, consulteu la nostra guia: Paquets d'arxiu .
Lectures addicionals
A continuació podeu trobar articles addicionals que contenen informació relacionada amb els paquets que us poden ser útils:
Necessites més ajuda? Mira aquest vídeo sobre com crear paquets per als teus clients.
Encara no esteu segur de quin mètode de facturació triar per al vostre negoci d'ensenyament? Consulteu la nostra guia: Mètodes de facturació i guia de Teachworks