Quan factureu els clients per avançat, les modificacions addicionals del calendari, com ara canviar la durada o el cost d'una lliçó o suprimir-la completament, creen una discrepància entre el vostre horari i el que ja s'ha facturat. Per alertar-vos d'aquesta discrepància, Teachworks mostra automàticament una icona de bandera vermella al costat del número de factura a la taula Factures.
Visualització dels canvis
Quan visualitzeu una factura marcada, veureu etiquetes que indiquen les lliçons que s'han canviat o suprimit. També veureu una etiqueta a sobre del camp "Total" de la factura que indica el canvi en el total de la factura i com comptabilitzar-lo.
Comptabilització dels canvis
Hi ha dos tipus de canvis diferents que es poden fer segons l'estat de la factura:
Factura encara no pagada : si la factura encara no s'ha pagat i està "Aprovada", se us demanarà que l'actualitzeu per utilitzar els detalls i els costos de la lliçó actuals. Podeu fer clic a l'enllaç que es proporciona a l'etiqueta, que obrirà el formulari "Edita la factura" i actualitzarà les lliçons.
Factura ja pagada : si l'estat de la factura és "Pagada" i el total de la factura ha disminuït , se us demanarà que emeteu una nota de crèdit. Si feu clic a l'enllaç que es proporciona a l'etiqueta, s'obrirà el formulari per crear una nota de crèdit i s'afegirà automàticament una partida a la nota de crèdit per l'import correcte.
Si el total de la factura ha augmentat , se us demanarà que creeu una factura nova pel cost addicional. L'enllaç que es proporciona a l'etiqueta obrirà el formulari "Crea factura" amb una partida per a l'ajust necessari.
NOTA: És millor processar les factures marcades una vegada al final d'un període de facturació per tal que tots els canvis es puguin gestionar alhora abans que la factura es configure per ocultar els indicadors. Si ajusteu una factura marcada i oculteu els indicadors abans del final del període de facturació i, posteriorment, es modifiquen altres lliçons de la factura al calendari, la factura no es marcarà per aquests canvis perquè ja heu ocultat els indicadors per a aquesta factura.
Amagant banderes
Els indicadors es poden ocultar seguint les instruccions de les factures "Pagades" o amagant-los manualment. Els dos mètodes per ocultar-los són:
Si s'ha marcat una factura "Pagada" i feu clic a l'enllaç de la sol·licitud per a "Emetre crèdit i ocultar senyaladors" o "Crear factura i ocultar senyaladors" (vegeu la imatge següent), els senyaladors s'ocultaran de la factura a partir d'ara.
Si una factura ha estat marcada, utilitzeu el menú "Opcions de factura" de la factura per aplicar manualment l'opció "Amaga la marca" (vegeu la imatge següent); aleshores, les marques s'ocultaran de la factura a partir d'ara.
Visualització de banderes ocultes
Quan visualitzeu la taula de factures, qualsevol factura que tingui indicadors de factura ocults es pot veure amb una icona de bandera grisa al costat del número de factura:
Si voleu mostrar les banderes que han estat "Ocultades", podeu seguir els passos següents:
Feu clic a "Facturació" i després feu clic a "Factures".
Feu clic a la icona "Veure" que hi ha al costat de la factura en què voleu que es mostrin les banderes.
Feu clic al menú "Opcions de factura" i feu clic a "Mostra indicadors".
