El complement Invoice Autopilot us permet configurar una programació que generarà factures automàticament.
Activació del complement Invoice Autopilot
Feu clic a "Compte" i després feu clic a "Integracions i complements".
Al camp "Cerca" de la part superior, introduïu "Pilot automàtic de factures".
Canvieu el commutador a "Activat" per activar el complement.
Creació d'una programació de pilot automàtic de factures
Podeu seguir els passos següents per crear una programació de pilot automàtic de factures:
Feu clic a "Facturació" i després feu clic a "Afegeix un calendari de factures".
Completeu els passos de "Configuració de la programació" i "Configuració de la factura" amb la informació següent.
Envieu el formulari per desar els canvis.
Com s'ha esmentat al pas 2 anterior, hi ha dos passos implicats a l'hora de configurar un nou
Programació del pilot automàtic de la factura:
Pas 1: Configuració de la programació
Aquest pas us permet personalitzar quan i amb quina freqüència es generen les factures. Podeu personalitzar la configuració següent:
Títol : introduïu un títol que us ajudi a identificar la programació en cas que hàgiu de fer canvis.
Inici/Final : introduïu les dates d'inici i finalització del període de temps en què es generaran les factures. La data d'inici serà l'inici del primer període de facturació i la data de finalització ha d'incloure el final del període de facturació de les últimes factures que vulgueu generar amb la programació.
Freqüència : trieu la freqüència amb què la programació generarà factures. Podeu repetir-ho diàriament, setmanalment, mensualment i diverses variacions per a cadascun d'aquests períodes.
Temps : podeu triar generar les factures al principi de cada període de facturació si factureu els clients per avançat o al final de cada període si factureu els clients després de les seves lliçons.
Compensació : podeu triar generar factures uns quants dies abans o després de la data de la factura:
Estableix la data de la factura a : aquesta opció es mostrarà si el "Compensació" no està definit a zero. Teniu dues opcions per definir la data de la factura:
Data de creació : utilitzeu aquesta opció si voleu definir la data de la factura com la data en què es genera i es crea la factura.
Data del període : això establirà la data de la factura com a data d'inici del període si la factura es genera al principi del període i com a data de finalització del període si es crea al final del període.
Pas 2: Configuració de la factura
Aquest pas és molt similar a la creació d'una factura real, però és important tenir en compte que no esteu creant una factura, sinó que esteu seleccionant una configuració, i aquesta configuració s'utilitzarà per generar factures automàticament en el futur. Hi ha algunes coses a tenir en compte:
Desplaçament de la data de venciment : podeu definir la data de venciment en relació amb la data de la factura.
Número de factura : els números de factura s'establiran automàticament, continuant des del número de factura anterior.
Incloure lliçons : per afegir qualsevol lliçó programada durant el període de facturació, marqueu la casella "Incloure lliçons".
Inclou les lliçons no facturades del període anterior : si afegiu lliçons al calendari després que s'hagi generat una factura, activeu aquesta opció de configuració perquè la factura següent reculli les noves lliçons del període de facturació anterior.
Instruccions de factura : el camp d'instruccions no s'actualitzarà si actualitzeu el camp "Instruccions de factura predeterminades" a la pàgina Configuració del compte. Aquest camp és exclusiu del pilot automàtic de factures i caldrà actualitzar-lo manualment si voleu canviar-lo.
Omet si el total és zero - Si només incloeu lliçons a la factura, és una bona idea marcar la casella per ometre les factures en blanc en cas que un client no tingui cap lliçó per a cap dels períodes de la factura.
Estat : si voleu revisar les factures abans que estiguin disponibles per als clients, podeu definir l'estat a "Desada". Després de revisar-les, podeu canviar l'estat a "Aprovada".
Enviar factures per correu electrònic : si definiu l'estat com a "Aprovat", podeu enviar les factures immediatament marcant aquesta casella.
És important tenir en compte que les lliçons programades després d'una execució de programació no es capturaran automàticament. Per exemple, en una programació diària, si s'afegeixen lliçons de dies anteriors més tard, caldrà facturar-les manualment.
NOTA: Perquè l'opció "Inclou les lliçons no facturades del període anterior" aparegui al formulari Configuració de la factura, cal complir les condicions següents:
L'opció "Factures repetides" ha d'estar definida com a "Setmanal" o "Mensual".
El "Temps" s'estableix al "Principi" del període de facturació.
Al pas de configuració de la factura, heu de marcar la casella "Inclou lliçons".
Pas 3: Verificació de les dates de les factures
Després de configurar la programació i la configuració de les factures, heu de verificar les dates en què es crearan les factures. Això garantirà que les factures es generin en les dates previstes per la vostra empresa.
Podeu veure les dates de les factures consultant la Programació del pilot automàtic de factures i desplaçant-vos cap avall fins a la secció "Dates de facturació properes".
Generació de factures
El codi per processar les programacions del pilot automàtic de factures s'executa cada 6 hores. Generalment, les factures es generaran durant les primeres sis hores del dia, depenent de la vostra zona horària.
Si voleu generar factures després que s'hagi completat un dia, heu de definir el "Desplaçament" a 1 dia després de la data de la factura a la "Configuració de la programació". Això farà que la factura del dia anterior es generi en les primeres 6 hores del dia següent.
Visualització de factures programades
Si voleu veure les dates en què està programat crear les factures, podeu fer clic a la icona "Visualitza" que hi ha al costat de la programació que heu creat a la taula "Programacions de factures" i consultar la secció "Dates de facturació properes". Podeu utilitzar aquesta secció per confirmar que les dates programades de la factura coincideixen amb les dates que teníeu previstes.
També podeu veure les factures que ja ha generat el pilot automàtic de factures a la taula Factures. Es mostrarà el nom de la programació del pilot automàtic de factures que l'ha creat.
Afegir clients a una programació
Podeu afegir clients addicionals a una programació seguint els passos següents:
Feu clic a "Facturació" i després feu clic a "Programacions de factures autopilote".
Feu clic al botó "Configuració de la factura" de la programació a la qual voleu afegir clients.
Al camp "Clients", afegiu els clients
Envieu el formulari per desar els canvis.
També podeu afegir clients a un calendari de factures directament des del seu perfil de Teachworks. Podeu seguir els passos següents per fer-ho:
Feu clic a "Estudiants" i després feu clic a "Famílies" o "Estudiants" (per a estudiants independents).
Feu clic al botó "Edita" per editar el seu perfil.
Feu clic a la pestanya "Facturació".
Desplaceu-vos cap avall fins a la secció "Facturació".
Feu clic al camp "Programacions de factures del pilot automàtic" per seleccionar una programació preexistent.
Envieu el formulari per desar els canvis.
NOTA: Si canvieu l'estat del perfil d'un client a "Inactiu" i després editeu la "Configuració de la factura" d'una programació de factures automàtiques a la qual s'ha afegit, el client s'eliminarà automàticament de la programació de factures automàtiques i això es reflectirà al seu perfil.
Un exemple de creació d'una programació de pilot automàtic de factures
A continuació podeu trobar un exemple per crear una programació de factures automàtiques que generaria factures mensualment, a principis de mes, per a les properes lliçons individuals.
Pas 1: Configuració de la programació
Títol de la programació : utilitzeu un títol que us sigui fàcil d'identificar si voleu fer algun ajust en el futur.
Inici/Final de la programació : seleccioneu l'interval de dates durant el qual voleu que s'executi aquesta programació. Es pot configurar en un futur llunyà, però per defecte és un any.
Factures repetides : Mensualment, cada mes, cada primer dia del mes.
Temps : Generar factures al principi del període de facturació (això permet afegir les properes lliçons i facturar per avançat)
Pas 2: Trieu la configuració de la factura
Clients : afegiu aquí tots els clients que vulgueu incloure a la programació. Si voleu seleccionar tots els clients, feu clic a l'opció "Selecciona-ho tot".
Desplaçament de la data de venciment : Configureu-ho segons calgui.
Trieu l'opció "Afegeix lliçons" : això us permet incloure lliçons individuals a la factura. Com que aquesta programació automàtica generarà factures que es produiran en el futur, trieu l'opció per incloure els estats de les lliçons "Totes" (les lliçons només es marcaran com a assistides després que s'hagin produït).
Omet si el total és zero : Trieu aquesta opció per assegurar-vos que no es creïn lliçons amb un total de factura 0.
Estat de la factura : si voleu revisar les factures abans d'enviar-les als vostres clients, definiu l'estat com a "Desada". Si no les heu de revisar, podeu triar l'opció "Aprovada".
Enviar factures per correu electrònic : Aquesta opció apareixerà si seleccioneu l'opció "Aprovat". Marqueu la casella si voleu enviar les factures per correu electrònic als vostres clients tan bon punt s'hagin creat.
NOTA: Si afegiu més clients a Teachworks, recordeu de tornar enrere i afegir-los a la programació.
Pas 3: Revisar el calendari
Un cop hàgiu creat la vostra programació de factures autopilotades, podeu veure les dates en què es generaran i s'enviaran les factures. Podeu seguir els passos següents per fer-ho:
Feu clic a "Facturació" i després feu clic a "Programacions de factures autopilote".
Feu clic a la icona "Veure" que hi ha al costat de la programació que voleu revisar.
Això mostrarà una pàgina que mostra un resum de la configuració, així com el següent:
Data de la factura : La data que apareixerà a la factura.
Data de creació : la data en què es generaran les factures.
Període de facturació : l'interval de dates que s'utilitzarà per extreure les lliçons del calendari a cada factura.
Estat : Un cop creades les factures, l'estat s'actualitzarà a "Completat".