Následuje přehled typů záznamů, které se synchronizují z Teachworks do QuickBooks:
Zákazníci
Nové záznamy – Pokud záznam nebyl synchronizován s QuickBooks, Teachworks vyhledá ve vašem účtu QuickBooks stávajícího zákazníka se stejným křestním jménem a příjmením. Pokud je nalezen odpovídající záznam, bude aktualizován kontaktními údaji z vašeho účtu Teachworks, jinak bude vytvořen nový zákazník.
Aktualizace záznamů – Pokud již byl záznam synchronizován s QuickBooks, bude aktualizován s ohledem na všechny změny provedené v profilu zákazníka v aplikaci Teachworks.
POZNÁMKA: Změna stavu zákazníka v Teachworks na Neaktivní nezmění stav zákazníka v QBO.
Mazání – Pokud je zákazník, který byl synchronizován s QuickBooks, později v Teachworks smazán, bude tento záznam v QuickBooks nastaven jako neaktivní.
Názvy musí obsahovat alespoň jeden znak a nemohou obsahovat tabulátory, znaky pro nové řádky ani znaky ':'.
Teachworks synchronizuje všechny zákazníky se stavem „Aktivní“ nebo zákazníky s jiným stavem než „Aktivní“, pokud má daný zákazník nesynchronizované faktury.
POZNÁMKA: Pokud připojujete více účtů Teachworks k jednomu online účtu QuickBooks, logika a pravidla použitá pro synchronizaci záznamů se liší od synchronizace s jedním účtem Teachwork. Další informace naleznete v tomto článku: Synchronizace více účtů Teachworks s jedním účtem QuickBooks .
Služby
Služby se přidávají k vašemu účtu QuickBooks jako servisní položky.
Nové záznamy – Pokud záznam nebyl synchronizován s QuickBooks, Teachworks nejprve zkontroluje, zda v QuickBooks existuje položka se stejným názvem, a pokud ji najde, aktualizuje ji. V opačném případě bude v QuickBooks vytvořena nová servisní položka.
Aktualizace záznamů – Pokud již byl záznam synchronizován s QuickBooks, veškeré změny názvu v Teachworks se v QuickBooks aktualizují.
Mazání – Služby smazané v aplikaci Teachworks nebudou smazány v aplikaci QuickBooks. Pokud je chcete smazat v aplikaci QuickBooks, musíte to provést ručně.
Názvy služeb musí mít maximálně 100 znaků, musí obsahovat alespoň jeden znak a nesmí obsahovat tabulátory, znaky nového řádku ani znaky ':'.
Lekce uvedené na fakturách, které synchronizujete s QuickBooks, jsou přidruženy ke službě zadané pro danou lekci.
Prodejní účet pro služby v QuickBooks je nastaven na prodejní účet, který zadáte na stránce Nastavení synchronizace v Teachworks.
Faktury
Synchronizují se pouze faktury se stavem „Schváleno“ nebo „Zaplaceno“.
Nové záznamy – Pokud záznam nebyl synchronizován s QuickBooks, Teachworks nejprve zkontroluje, zda v QuickBooks existuje faktura se stejným číslem , která byla vytvořena po faktuře v Teachworks . Pokud je faktura nalezena, aktualizuje tento záznam o podrobnosti faktury v QuickBooks. Pokud žádná faktura nemá stejné číslo, bude vytvořena nová faktura.
POZNÁMKA: Nastavte čísla faktur v Teachworks tak, aby začínala číslem následujícím po poslední faktuře, kterou jste vytvořili v QuickBooks.
Aktualizace záznamů – Pokud se faktura v Teachworks změní, odpovídající faktura v QuickBooks se po synchronizaci aktualizuje o změny.
Smazané a stornované faktury – Faktury smazané nebo stornované v aplikaci Teachworks je nutné stornovat ručně v aplikaci QuickBooks.
Důležité poznámky k dani z prodeje na fakturách:
Dobropisy
Výše uvedená pravidla pro faktury platí i pro dobropisy.
Dobropisy se v QuickBooks vytvářejí jako dobropisy.
Dobropisy, které byly přiřazeny k fakturám, se při synchronizaci s QuickBooks nepřiřazují automaticky – přiřazení je nutné provést v QuickBooks.
Platby
Nová platba vytvořená v Teachworks vytvoří novou platbu v QuickBooks s odpovídajícími údaji.
Platby se při synchronizaci s QuickBooks nepřiřazují k fakturám – přiřazení je nutné provést v QuickBooks.
Platby, které jsou v aplikaci Teachworks smazány po synchronizaci s QuickBooks, je třeba v QuickBooks smazat ručně.