V Teachworks se čísla faktur a dobropisů skládají ze dvou různých částí:
Předpona
Číslo faktury
Část 1 - Předpona
Předpona faktury je krátká posloupnost písmen nebo číslic přidaná na začátek čísla faktury.
Například použití výchozího prefixu „INV-“ povede k číslům faktur jako INV-1001. Podobně je výchozím prefixem pro dobropisy „CN-“. Chcete-li tyto prefixy upravit, postupujte podle následujících kroků:
Klikněte na „Účet“ a poté na „Nastavení účtu“.
Přepněte na kartu „Finance a provoz“.
Přejděte dolů do sekce „Číslování a identifikace faktur“.
V polích „Předpona faktury“ a „Předpona dobropisu“ nastavte požadovanou předponu.
Odešlete formulář pro uložení změn.
Pokud nechcete mít předponu faktury, můžete použít pouze čísla a ponechat pole „Předpona faktury“ prázdné. Obecně však doporučujeme používat předponu alespoň pro dobropisy, protože to usnadní rozlišení mezi fakturami a dobropisy v tabulce „Faktury“.
Předpona se vykreslí při zobrazení faktury, neuloží se se záznamem faktury. To znamená, že pokud vygenerujete nějaké faktury a předpona je nastavena na „INV-“ a později ji změníte na „INVOICE“, při příštím zobrazení faktur se na začátek čísla všech faktur, včetně těch vytvořených před změnou, připojí aktuální předpona „INVOICE“.
POZNÁMKA: Společnosti s dlouhými předponami faktur nebo dobropisů (tj. 8 znaků nebo více) budou mít předponu ve výchozím nastavení skrytou ve formulářích faktur, takže číslo faktury bude viditelné. Předponu můžete zobrazit podržením kurzoru myši nad sekcí s předponou.
Část 2 – Číslo faktury
Čísla faktur jsou jedinečné číselné hodnoty přiřazené každé faktuře nebo dobropisu, který vytvoříte.
Při vytváření faktur nebo dobropisů se čísla faktur automaticky zvyšují. Čísla faktur však můžete také nastavit na vyšší hodnotu během vytváření faktury pomocí pole „Číslo“ ve formuláři „Vytvořit fakturu“.
Čísla faktur jsou zarovnána vpravo na 4 číslice, takže faktura s číslem „1“ se zobrazí jako „0001“. Faktura s číslem „25“ se zobrazí jako „0025“. Pokud je číslo faktury rovno nebo větší než 4 číslice, nebudou přidány žádné úvodní nuly.