Účtujete platby kreditními kartami jménem svých klientů ? Nyní můžete tento proces zefektivnit pomocí funkce hromadných plateb faktur.
Povolení doplňku
Funkci hromadných plateb faktur můžete povolit v rámci integrace Stripe.
Klikněte na „Účet“ a poté na „Integrace a doplňky“.
Použijte pole „Hledat“ v horní části a zadejte „Stripe“.
Klikněte na odkaz „Nastavení“ pod integrací Stripe.
Ujistěte se, že je zapnutý přepínač „Spravovat a platit karty jménem klientů“.
Přepněte přepínač „Hromadné platby faktur“ do polohy „Zapnuto“.
Odešlete formulář pro uložení změn.
POZNÁMKA: Nastavení Hromadné platby faktur je k dispozici pouze v případě, že máte vypnutý doplněk Automatické platby faktur.
Používání
Jakmile je tato funkce povolena, můžete hromadně zpracovávat platby za faktury vašich klientů. Faktury, za které chcete platby zpracovat, můžete vybrat podle následujících kroků:
Klikněte na „Fakturace“ a poté na „Faktury“.
Klikněte na tlačítko „Více“ v pravém horním rohu.
Klikněte na „Hromadné platby faktur“.
V tabulce Hromadné platby faktur se zobrazí faktury, které splňují následující podmínky:
Stav faktury je „Schváleno“.
Zákazník, kterému faktura patří, má ke svému profilu přiřazeno Stripe ID.
Celková částka faktury je vyšší než 0,50 USD.
POZNÁMKA: Funkce hromadných plateb faktur funguje pro všechny platební metody v aplikaci Teachworks.
Filtry
Rozsah dat můžete nastavit pomocí filtrů „Datum“ v horní části tabulky. Po otevření tabulky Hromadné platby faktur budou tyto filtry ve výchozím nastavení nastaveny na aktuální začátek a konec aktuálního měsíce.
Pole „Hledat“ na postranním panelu vpravo vám umožní vyhledat zákazníka nebo fakturu ve vybraném časovém rozsahu.
Výběr faktur k úhradě
Faktury, za které chcete zpracovat platby, můžete vybrat podle následujících kroků:
Klikněte na „Fakturace“ a poté na „Faktury“.
Klikněte na tlačítko „Více“ v pravém horním rohu.
Klikněte na „Hromadné platby faktur“.
Pomocí zaškrtávacích políček na levé straně tabulky vyberte faktury, které chcete zpracovat k úhradě.
Tlačítko „Šipka“ v levém horním rohu tabulky otevře rozbalovací nabídku, která umožňuje vybrat z následujících možností:
Vybrat Viditelné – Tato volba vybere všechny faktury na aktuální stránce.
Vybrat vše – Tato volba vybere všechny faktury na všech stránkách, které odpovídají zadanému datu a vyhledávacímu filtru.
Vymazat výběr – Tímto odstraníte výběry u všech aktuálně vybraných faktur.
Odeslání faktur k úhradě
Po provedení výběru se nad zaškrtávacím políčkem zobrazí zelené tlačítko „Zaplatit vybrané faktury“. Kliknutím na toto tlačítko odešlete faktury k úhradě.
Zpracování plateb faktur
Faktury se zpracovávají vzestupně podle čísla, takže pokud má zákazník více než jednu fakturu, bude faktura s nižším číslem zpracována a proplacena před fakturou s vyšším číslem.
Bezprostředně před zpracováním platby Teachworks potvrdí, že stav faktury je schválen a že zůstatek je vyšší než 0,50 USD.
Teachworks se poté připojí ke službě Stripe pomocí zákaznického Stripe ID a načte jeho kreditní kartu (karty). Platba bude stržena z výchozí karty zákazníka. Pokud je tato karta odmítnuta a zákazník má uložené další kreditní karty, bude se pokoušet o stržení z dalších kreditních karet, dokud platba nebude úspěšná nebo dokud zákazník nebude mít uložené žádné další kreditní karty.
Když je platba úspěšná, automaticky se provede následující:
Platba je zaznamenána na vašem účtu Teachworks pro klienta,
Platba je přiřazena k uhrazené faktuře.
Faktura je označena jako „Zaplaceno“.
Zobrazení výsledků pokusu o platbu
Všechny pokusy o platbu si můžete prohlédnout v tabulce Pokusy o platbu, včetně úspěšných i neúspěšných plateb a důvodu, proč se nezdařily. K této tabulce se dostanete pomocí následujících kroků:
Klikněte na „Fakturace“ a poté na „Faktury“.
Klikněte na tlačítko „Více“ v pravém horním rohu.
Klikněte na „Hromadné platby faktur“.
Klikněte na tlačítko „Pokusy“ na pravé straně.
POZNÁMKA: Výsledky pokusů o platbu se ukládají za posledních 12 měsíců, ale starší pokusy o platbu si můžete prohlédnout ve svém účtu Stripe.
Oznámení o neúspěšných platbách
Klientovi se v případě neúspěšné platby nezasílají žádná oznámení. Totéž platí pro stržení částky z jedné karty jménem klienta. Pokud klient platí z faktury a jeho platba je odmítnuta, zobrazí se to na faktuře.