Po připojení k QuickBooks budete muset provést několik výběrů, které určí, které účty se používají k zaznamenávání různých typů transakcí. Chcete-li to vybrat, postupujte podle následujících kroků:
Klikněte na „Účet“ a poté na „Integrace a doplňky“.
Klikněte na „Nastavení“ v části Integrace QuickBooks.
V poli „Prodejní účet“ vyberte prodejní účet, na který chcete fakturovaný prodej zaznamenat. Typická volba je „Prodej“ nebo „Služby“.
Pokud jste v QuickBooks pro své služby zadali jiný prodejní účet, přepněte přepínač „Přeskočit aktualizaci prodejního účtu pro služby“ do polohy „Zapnuto“. Tím se tyto záznamy při aktualizaci služeb v Teachworks zachovají beze změny.
V poli „Účet slev“ vyberte účet, na který chcete slevy zaznamenávat. Pokud ještě neexistuje, můžete si ve svém účtu QuickBooks vytvořit účet s názvem „Slevy“. Pokud neprovedete výběr, slevy budou zaznamenány k vámi vybranému účtu z pole „Účet prodeje“.
Vyberte „Daňový kód“, který bude použit pro daň z prodeje na všech vašich fakturách. Před provedením této volby budete muset nastavit alespoň jeden účet pro daň z prodeje.
V části „Vkladový účet“ vyberte účet, na který mají být platby ukládány. Pokud toto pole ponecháte prázdné, vklady budou zaznamenány na účet „Neuložené prostředky“ v QuickBooks.
Pole „Datum zahájení“ umožňuje synchronizovat pouze faktury, dobropisy a platby počínaje zadaným datem. To je užitečné, pokud faktury, které jsou ve vašem účtu Teachworks, již byly ručně zadány v QuickBooks. Při nastavení data zahájení software synchronizuje neaktivní zákazníky do QuickBooks pouze v případě, že tito zákazníci mají faktury nebo platby po datu zahájení.
Ve výchozím nastavení se zákazníci s fakturami nebo platbami synchronizují do QuickBooks. Pokud však chcete synchronizovat aktivní zákazníky, i když nemají v Teachworks žádné faktury ani platby, můžete přepnout přepínač „Synchronizovat všechny aktivní zákazníky“ do polohy „Zapnuto“:
Možnosti platby faktur: Tuto možnost vyberte, pokud svým zákazníkům zasíláte faktury přímo z Quickbooks a vybíráte online platby pomocí funkce online plateb Quickbooks. Více informací o online platbách Quickbooks naleznete zde: Platby Quickbooks
Pokud nechcete synchronizovat platby, přepněte přepínač „Vyloučit platby“ do polohy „Zapnuto“.
Pokud chcete synchronizovat také popis uvedený ve fakturách Teachworks, přepněte přepínač „Pokyny k fakturám“ do polohy „Zapnuto“.
Pokud chcete synchronizovat faktury jako poslední, zaškrtněte políčko „Povolit“ v části „Synchronizovat faktury jako poslední“. Toto nastavení je užitečné, pokud jste v QuickBooks povolili nastavení „Automaticky aplikovat kredity“, protože vyžaduje synchronizaci faktur po platbách a dobropisech.
POZNÁMKA: Teachworks také vyhledá položku se slevou ve vašem účtu a použije ji pro slevy na fakturách, jinak vytvoří položku s tímto názvem a přiřadí ji k výše uvedenému „účtu slev“. Pokud máte účet kategorie s názvem „Sleva“, bude vytvořena položka s názvem „Sleva*“, aby se předešlo konfliktu s kategorií. V případě potřeby ji můžete po synchronizaci přejmenovat.
POZNÁMKA: Pokud v kroku 6 nevyberete daňový účet, faktury s DPH budou synchronizovány bez DPH.
Globální uživatelé : Pokud používáte globální verzi QuickBooks (tj. všichni uživatelé mimo USA), musíte v QuickBooks přidat sazbu daně z prodeje a poté ji vybrat v poli „Daňový kód“ v Teachworks, abyste mohli synchronizovat faktury s daní z prodeje.
POZNÁMKA: Při použití nastavení „Synchronizovat faktury jako poslední“ je nutné synchronizovat faktury s QuickBooks Online až po zpracování plateb. Pokud byste nejprve vytvořili faktury, synchronizovali záznamy a poté synchronizovali platby později, faktury by již existovaly, a proto by se automatické přidělení nepoužilo.
Jakmile dokončíte výše uvedené kroky, budete připraveni synchronizovat svůj účet Teachworks s QuickBooks.