Tento doplněk vám umožňuje ukládat a spravovat více šablon e-mailových faktur, které můžete použít při zasílání faktur zákazníkům e-mailem.
Povolení doplňku
Klikněte na „Účet“ a poté na „Integrace a doplňky“.
Použijte pole „Hledat“ v horní části a zadejte „Vlastní fakturační e-maily“.
Přepněte přepínač do polohy „Zapnuto“, abyste doplněk povolili.
Vytvoření šablony fakturačního e-mailu
Jakmile povolíte doplněk Custom Invoice Emails, můžete začít vytvářet vlastní šablony e-mailů s fakturami. Vlastní šablonu e-mailu s fakturou vytvoříte podle následujících kroků:
V části „Vlastní fakturační e-maily“ klikněte na tlačítko „Nový“.
Do pole „Název šablony“ přidejte název šablony.
Do pole „Předmět“ zadejte předmět e-mailů.
V poli „Zpráva“ si zprávu přizpůsobte a uveďte důležité informace pomocí libovolných slučovacích tagů ze seznamu „Slučovací tagy“ na pravé straně šablony.
Odešlete formulář pro vytvoření vlastní šablony e-mailu s fakturou.
Používání
Při vytváření, schvalování nebo opětovném odesílání faktur vám Teachworks umožňuje vybrat si konkrétní vlastní šablonu e-mailu, abyste komunikaci přizpůsobili klientovi. To lze provést pro jednotlivé faktury nebo hromadně.
Jednotlivé faktury (vytváření a schvalování)
Při generování zcela nové faktury si můžete ručně vybrat vlastní šablonu e-mailu nebo kliknutím schválit jednu čekající fakturu. Rozbalovací nabídka pro výběr šablony bude k dispozici přímo na obrazovce vytvoření/kontroly faktury.
Hromadné schvalování a odesílání
Použití určité šablony na více faktur současně:
Přejděte do tabulky Faktury.
Vyberte faktury, které chcete odeslat e-mailem, zaškrtnutím políček na levé straně řádků.
Vyhledejte nabídku „Nastavit typ e-mailu“, která se dynamicky zobrazuje v horní části tabulky.
Vyberte požadovanou vlastní šablonu z rozbalovací nabídky a použijte ji na všechny zvýrazněné záznamy.
Kliknutím na tlačítko „Odeslat“ schválíte a odešlete e-maily.
Opětovné odeslání nebo odeslání uložených faktur
Pokud potřebujete e-mailem odeslat dříve uloženou fakturu nebo odeslat aktualizovanou verzi upravené faktury:
Otevřete stránku s podrobnostmi o konkrétní faktuře.
Podívejte se do pravého horního rohu dokumentu.
Klikněte na tlačítko „E-mail:“ pro výběr šablony a odeslání.