Teachworks podporuje řadu různých způsobů fakturace . Tento článek se podrobněji zaměří na naši metodu fakturace balíčků.
Kdy použít fakturaci balíčků
Tuto metodu fakturace byste obecně použili, pokud byste chtěli svým klientům předem fakturovat balíček lekcí nebo hodin, které mohou využít po neurčité časové období.
Jak funguje fakturace balíčků
U metody fakturace balíčku klienti platí předem za určitý počet lekcí nebo hodin za určenou službu. Jakmile jsou lekce naplánovány a dokončeny, systém tento předplacený zůstatek automaticky sleduje a snižuje.
Životní cyklus zůstatku na balíčku
Nákup: Klientovi je vystavena faktura za konkrétní balíček (např. 10 hodin doučování matematiky ). Po vygenerování jsou tyto hodiny přidány do tabulky Zůstatky balíčků.
Plánování: Lekce jsou naplánovány v kalendáři pod příslušnou službou.
Srážka: Zůstatek na balíčku klienta je celkový počet lekcí nebo hodin, které si klient zakoupil pro daný typ služby, mínus lekce, které byly „Naplánovány“ nebo „Absolvovány“ se stejným typem služby jako balíček. Když se stav lekce změní na Absolvována, zůstatek na balíčku klienta se automaticky sníží.
Proč se lekce v rámci balíčku v kalendáři zobrazují jako 0,00 USD
Častým nejasným bodem je, proč se u balíčkových lekcí v kalendáři zobrazuje cena 0,00 USD.
Zabraňuje dvojímu vyúčtování: Protože klient již zaplatil za hodiny předem při nákupu balíčku, Teachworks vynuluje cenu jednotlivých lekcí. Pokud by lekce stále měla cenu, účtovali byste klientovi podruhé.
POZNÁMKA: Balíčky se zcela spoléhají na párovací služby. Pokud má například klient zůstatek na balíčku Doučování matematiky, ale vy si naplánujete lekci v rámci Doučování přírodních věd, systém mu z jeho zůstatku neodečte platbu.
Jak jsou klienti účtováni
Vašim klientům bude balíček účtován, když vygenerujete fakturu za balíček pomocí možnosti „Přidat balíček“. Tím se balíček na fakturu přidá.
Je důležité věnovat zvláštní pozornost službě, kterou si vyberete na faktuře, protože tato služba musí být v souladu se službou, kterou si vyberete při plánování lekcí pro studenta.
POZNÁMKA: Pokud potřebujete více informací o generování faktur za balíky, můžete si prohlédnout následující tutoriál: Vytváření balíků .
Při použití metody fakturace balíčku se obecně doporučuje nastavit „Metodu fakturace“ v profilech studentů s balíčkem na „Balíček“.
Tím se cena jejich lekcí automaticky nastaví na nulu (protože jste jim balíček lekcí/hodin již fakturovali). Nastavením ceny na nulu se zajistí, že klientovi nebude omylem účtována dvojí platba.
Nastavení balíčku
V Teachworks existuje několik nastavení, která si můžete upravit pro balíčky. Můžete upravit následující nastavení:
Jednotky balíčků – Sledujte balíčky podle lekce nebo hodiny.
Počítat „zamykané“ lekce jako využité – Vyberte, zda se lekce označené jako „zamykané“ budou počítávat jako využité lekce v balíčku.
Sledování balíků podle – Balíky lze sledovat podle studenta nebo rodiny.
Balíčky dostupné po vystavení faktury – Můžete si zvolit, zda budou balíčky dostupné po schválení nebo uhrazení faktury s balíčkem.
Výše uvedená nastavení můžete přizpůsobit podle následujících kroků:
Klikněte na „Účet“ a poté na „Nastavení účtu“.
Klikněte na záložku „Finance a provoz“.
Přejděte dolů do sekce „Nastavení balíčku“.
Vytváření služeb pro balíčky
Pokud máte ve svém seznamu Služeb služby, které se používají jak pro balíčky, tak pro jednotlivé lekce, je obecně nejlepší vytvořit samostatnou službu, která bude používána konkrétně pro balíčky.
Pokud například máte službu s názvem „Doučování angličtiny“, která se používá jak pro balíčky, tak pro individuální lekce, měli byste vytvořit samostatnou službu s názvem „Doučování angličtiny – Balíček“, která se bude používat konkrétně pro balíčky.
Pracovní postup metody fakturace balíčku
Pokud chcete použít metodu fakturace balíčku, můžete k jejímu nastavení použít níže uvedený pracovní postup:
Začněte úpravou sekce „Nastavení balíčku“ na stránce „Nastavení účtu“ podle vašich požadavků.
Dále nastavte v profilu studenta pole „Způsob fakturace“ na hodnotu „Balíček“.
Vytvořte fakturu pro klienta a v sekci položek faktury použijte možnost „Přidat balíček“ a klikněte na tlačítko „Přejít“.
Vyberte podrobnosti o balíčku, včetně služby, množství a jednotkové ceny balíčku.
Schválení faktury. V závislosti na vašem nastavení může být faktura také nutné uhradit, než bude balíček klientovi k dispozici.
Naplánujte lekce pro studenta. Když ve formuláři „Přidat lekci“ vyberete jméno studenta v poli „Student“, seznam služeb se aktualizuje a zobrazí se všechny hodiny balíčku, které jsou pro studenta k dispozici. Vyberte službu odpovídající balíčku a naplánujte lekci.
POZNÁMKA: Pokud jste používali fakturaci balíčků s jiným softwarem, můžete pro své klienty nastavit počáteční zůstatky balíčků podle těchto kroků: Nastavení počátečních zůstatků balíčků.
Zobrazení zůstatků balíčků
Zůstatky balíčků vašich klientů si můžete prohlédnout podle následujících kroků:
Klikněte na „Fakturace“.
Klikněte na „Zůstatky balíčku“.
Fakturace klientům za balíčky a individuální lekce
Pokud máte studenty, kteří jsou fakturováni primárně pomocí metody fakturace balíčku, ale mohou mít také lekce, které nejsou součástí balíčku, měli byste i tak nastavit metodu fakturace studenta na „Balíček“.
Pokud plánujete jednotlivé lekce, které nejsou součástí balíčku pro studenta, můžete použít funkci Přepsání nákladů . To vám umožní přiřadit cenu lekci (lekcím), kdykoli budete potřebovat klientovi fakturovat za jednotlivou lekci.
Abyste mohli přesně sledovat zůstatky na balíčcích a zajistit, aby lekce účtované jednotlivě nebyly odečteny od balíčků klientů, budete muset používat samostatné služby, jak je popsáno výše.
Můžete například vytvořit služby s názvem „Doučování angličtiny“ a „Doučování angličtiny – balíček“. Při plánování individuální fakturace lekce jednoduše vyberte službu „Doučování angličtiny“, klikněte na možnost „Přepsat způsob fakturace“ a poté vyberte příslušný způsob fakturace.
Archivace balíčků
Archivace stanoví konečné datum výpočtu pro klientský balíček. Izoluje aktivní využití balíčku od historie minulých lekcí v rámci stejného typu služby.
Proč používat archivaci?
Kontrola výpočtu: Z výpočtů aktuálního zůstatku balíčku vylučuje lekce naplánované v den zvoleného archivačního data a před ním. To je nezbytné při přechodu klienta z hodinové fakturace na fakturaci balíčkem, aby se zajistilo, že minulé lekce zpětně nevyčerpají jeho nový předplacený zůstatek.
Vyčištění řídicího panelu: Odstraňuje starší aktivity před spuštěním balíčku z aktivních
POZNÁMKY
Archivace neodstraní lekce
Neodstraňuje historická data
Ovlivňuje to pouze to, co je zahrnuto ve výpočtech zůstatku balíčku.
Lze jej použít ke zlepšení přehlednosti, ale jeho primární funkcí je kontrola hranic výpočtu.
Podrobné pokyny k použití data ukončení v profilu klienta naleznete v našem průvodci: Archivní balíčky .
Další čtení
Níže naleznete další články s informacemi týkajícími se balíčků, které by pro vás mohly být užitečné:
Potřebujete další pomoc? Podívejte se na toto video o tom, jak vytvořit balíčky pro vaše klienty.
Stále si nejste jisti, jakou metodu fakturace zvolit pro vaši vzdělávací firmu? Prohlédněte si náš tahák: Fakturační metody a tahák Teachworks