Když klientům fakturujete předem, dodatečné úpravy kalendáře, jako je změna délky lekce, ceny nebo její úplné smazání, vytvářejí nesoulad mezi vaším rozvrhem a tím, co již bylo vyfakturováno. Aby vás Teachworks na tento nesoulad upozornil, automaticky zobrazí vedle čísla faktury v tabulce Faktury ikonu červeného praporku.
Zobrazení změn
Při zobrazení označené faktury uvidíte štítky, které označují lekce, jež byly změněny nebo smazány. Nad polem „Celkem“ faktury se také zobrazí štítek, který uvádí změnu celkové částky faktury a způsob jejího zaúčtování.
Účtování změn
V závislosti na stavu faktury lze provést dva různé typy změn:
Faktura dosud nezaplacena : Pokud faktura dosud nebyla zaplacena a je „Schválena“, budete vyzváni k aktualizaci faktury tak, aby obsahovala aktuální podrobnosti o lekci a ceny. Kliknutím na odkaz uvedený ve štítku otevřete formulář „Upravit fakturu“ a lekce se obnoví.
Faktura již zaplacena : Pokud je stav faktury „Zaplaceno“ a celková částka faktury se snížila , budete vyzváni k vystavení dobropisu. Kliknutím na odkaz uvedený na štítku se otevře formulář pro vytvoření dobropisu a k dobropisu se automaticky přidá položka řádku se správnou částkou.
Pokud se celková částka faktury zvýšila , budete vyzváni k vytvoření nové faktury pro dodatečné náklady. Odkaz uvedený ve štítku otevře formulář „Vytvořit fakturu“ s položkou pro požadovanou úpravu.
POZNÁMKA: Označené faktury je nejlepší zpracovat jednou na konci fakturačního období, aby bylo možné všechny změny zpracovat najednou, než se u faktury nastaví skrytí příznaků. Pokud upravete označenou fakturu a skryjete příznaky před koncem fakturačního období a následně se v kalendáři změní další lekce na faktuře, faktura pro tyto změny nebude označena, protože jste pro danou fakturu již příznaky skryli.
Skrytí vlajek
Příznaky lze skrýt buď podle pokynů pro „Zaplacené“ faktury, nebo ručním skrytím příznaků. Existují dva způsoby, jak příznaky skrýt:
Pokud byla faktura označena jako „Zaplacená“ a kliknete na odkaz v okně „Vystavit dobropis a skrýt příznaky“ nebo „Vytvořit fakturu a skrýt příznaky“ (viz obrázek níže), příznaky se na faktuře odteď skryjí.
Pokud byla faktura označena příznakem, použijte na faktuře nabídku „Možnosti faktury“ k ručnímu aktivaci možnosti „Skrýt příznak“ (viz obrázek níže). Příznaky se pak na faktuře odteď skryjí.
Zobrazení skrytých vlajek
Při zobrazení tabulky faktur se u faktur se skrytými příznaky zobrazí šedá ikona příznaku vedle čísla faktury:
Pokud chcete zobrazit skryté příznaky, postupujte podle následujících kroků:
Klikněte na „Fakturace“ a poté na „Faktury“.
Klikněte na ikonu „Zobrazit“ vedle faktury, u které chcete zobrazit příznaky.
Klikněte na nabídku „Možnosti faktury“ a poté na „Zobrazit příznaky“.
