Doplněk Invoice Autopilot vám umožňuje nastavit plán, který bude faktury generovat automaticky.
Povolení doplňku Invoice Autopilot
Klikněte na „Účet“ a poté na „Integrace a doplňky“.
Do vyhledávacího pole v horní části zadejte „Invoice Autopilot“.
Přepněte přepínač do polohy „Zapnuto“, abyste doplněk povolili.
Vytvoření harmonogramu fakturačního autopilota
Chcete-li vytvořit plán automatického řízení faktur, postupujte podle následujících kroků:
Klikněte na „Fakturace“ a poté na „Přidat harmonogram faktur“.
Dokončete kroky „Nastavení plánu“ a „Nastavení faktury“ pomocí níže uvedených údajů.
Odešlete formulář pro uložení změn.
Jak je uvedeno v kroku 2 výše, nastavení nového účtu zahrnuje dva kroky.
Harmonogram fakturačního autopilota:
Krok 1: Nastavení plánu
Tento krok vám umožňuje přizpůsobit, kdy a jak často se faktury generují. Můžete si přizpůsobit následující nastavení:
Název – Zadejte název, který vám pomůže identifikovat rozvrh v případě potřeby provedení změn.
Začátek/konec – Zadejte datum zahájení a ukončení období, ve kterém budou faktury generovány. Datum zahájení bude začátkem prvního fakturačního období a datum ukončení by mělo zahrnovat konec fakturačního období pro úplně poslední faktury, které chcete pomocí plánu generovat.
Frekvence – Zvolte, jak často bude plán generovat faktury. Můžete opakovat denně, týdně, měsíčně a pro každé z těchto období několik variant.
Načasování – Můžete si zvolit generování faktur na začátku každého fakturačního období, pokud klientům fakturujete předem, nebo na konci každého období, pokud klientům fakturujete po jejich lekcích.
Offset – Můžete si zvolit generování faktur několik dní před nebo po datu vystavení faktury:
Nastavit datum faktury na – Tato možnost se zobrazí, pokud „Posun“ není nastaven na nulu. Máte dvě možnosti nastavení data faktury:
Datum vytvoření – Použijte, pokud chcete nastavit datum faktury na datum, kdy byla faktura vygenerována a vytvořena.
Datum období – Tato možnost nastaví datum faktury jako počáteční datum období, pokud je faktura vygenerována na začátku období, a jako konečné datum období, pokud je vytvořena na konci období.
Krok 2: Nastavení faktury
Tento krok je velmi podobný vytvoření skutečné faktury, ale je důležité mít na paměti, že fakturu nevytváříte, ale vybíráte nastavení a tato nastavení budou v budoucnu použita k automatickému generování faktur. Je třeba mít na paměti několik věcí:
Posun data splatnosti – Datum splatnosti můžete nastavit vzhledem k datu faktury.
Číslo faktury – Čísla faktur budou nastavena automaticky a budou pokračovat od předchozího čísla faktury.
Zahrnutí lekcí – Chcete-li přidat lekce, které jsou naplánovány během fakturačního období, zaškrtněte políčko „Zahrnout lekce“.
Zahrnout nevyfakturované lekce z předchozího období – Pokud přidáváte lekce do kalendáře po vygenerování faktury, povolte toto nastavení, aby další faktura zahrnovala nové lekce z předchozího fakturačního období.
Pokyny k fakturaci – Pole s pokyny se neaktualizuje, pokud aktualizujete pole „Výchozí pokyny k fakturaci“ na stránce Nastavení účtu. Toto pole je jedinečné pro autopilota faktur a pokud ho chcete změnit, bude nutné jej aktualizovat ručně.
Přeskočit, pokud je celkem nula - Pokud na faktuře uvádíte pouze lekce, je vhodné zaškrtnout políčko pro vynechání prázdných faktur v případě, že klient nemá v žádném z fakturačních období žádné lekce.
Stav – Pokud chcete faktury zkontrolovat před jejich zpřístupněním klientům, můžete nastavit stav na „Uloženo“. Po kontrole můžete stav změnit na „Schváleno“.
Odesílat fakturační e-maily – Pokud nastavíte stav na „Schváleno“, můžete faktury odeslat okamžitě zaškrtnutím tohoto políčka.
Je důležité si uvědomit, že lekce naplánované po spuštění rozvrhu nebudou automaticky zaznamenány. Například v denním rozvrhu, pokud jsou později přidány lekce z předchozích dnů, bude nutné je fakturovat ručně.
POZNÁMKA: Aby se nastavení „Zahrnout nevyfakturované lekce z předchozího období“ zobrazilo ve formuláři Nastavení faktury, musí být splněny následující podmínky:
Nastavení „Opakování faktur“ musí být nastaveno na „Týdně“ nebo „Měsíčně“.
„Časování“ je nastaveno na „Začátek“ fakturačního období.
V kroku nastavení faktury je třeba zaškrtnout políčko „Zahrnout lekce“.
Krok 3: Ověření data faktur
Po nastavení harmonogramu a faktur byste měli ověřit data, ke kterým budou faktury vytvářeny. Tím zajistíte, že faktury budou vygenerovány v termínech, které vaše společnost očekává.
Data faktur si můžete zobrazit v harmonogramu automatického řízení faktur, kde přejdete dolů do sekce „Nadcházející data faktur“.
Generování faktur
Kód pro zpracování plánů fakturačního autopilota se spouští každých 6 hodin. Faktury se obvykle generují během prvních šesti hodin dne v závislosti na vašem časovém pásmu.
Pokud chcete vygenerovat faktury po uplynutí dne, měli byste v „Nastavení plánu“ nastavit „Posun“ na 1 den po datu faktury. To způsobí, že faktura za předchozí den bude vygenerována v prvních 6 hodinách následujícího dne.
Zobrazení naplánovaných faktur
Pokud chcete zobrazit data, na která mají být faktury vytvořeny, můžete kliknout na ikonu „Zobrazit“ vedle vytvořeného harmonogramu v tabulce „Harmonogramy faktur“ a podívat se na sekci „Nadcházející data faktur“. V této sekci můžete ověřit, zda se plánovaná data faktur shodují s daty, která jste zamýšleli.
Faktury, které již byly vygenerovány funkcí Fakturační autopilot, si můžete také zobrazit v tabulce Faktury zobrazením faktury. Zobrazí se název harmonogramu Fakturační autopilot, který ji vytvořil.
Přidání zákazníků do rozvrhu
Další zákazníky můžete do rozvrhu přidat podle následujících kroků:
Klikněte na „Fakturace“ a poté na „Plány fakturačního autopilota“.
Klikněte na tlačítko „Nastavení faktury“ u rozvrhu, do kterého chcete přidat zákazníky.
Do pole „Zákazníci“ přidejte zákazníky
Odešlete formulář pro uložení změn.
Zákazníky můžete také přidat do fakturačního rozvrhu přímo z jejich profilu Teachworks. Postupujte podle následujících kroků:
Klikněte na „Studenti“ a poté na „Rodiny“ nebo „Studenti“ (pro nezávislé studenty).
Klikněte na tlačítko „Upravit“ pro úpravu jejich profilu.
Klikněte na kartu „Fakturace“.
Přejděte dolů do sekce „Fakturace“.
Klikněte na pole „Plány automatického pilota faktur“ a vyberte již existující plán.
Odešlete formulář pro uložení změn.
POZNÁMKA: Pokud změníte stav profilu zákazníka na „Neaktivní“ a poté upravíte „Nastavení faktur“ v plánu automatického řízení faktur, do kterého byl zákazník přidán, bude zákazník z plánu automatického řízení faktur automaticky odebrán a tato změna se projeví v jeho profilu.
Příklad vytvoření harmonogramu fakturačního autopilota
Níže naleznete příklad vytvoření harmonogramu automatického vyúčtování faktur, který by generoval faktury měsíčně, na začátku měsíce, za nadcházející jednotlivé lekce.
Krok 1: Nastavení plánu
Název plánu : Použijte název, který usnadní identifikaci, pokud chcete v budoucnu provést nějaké úpravy.
Začátek/konec plánu : Vyberte rozsah dat, pro který chcete, aby tento plán běžel. Lze jej nastavit i daleko do budoucnosti, ale výchozí hodnota je rok.
Opakování faktur : Měsíčně, každý měsíc, vždy 1. den v měsíci.
Načasování : Generování faktur na začátku fakturačního období (to vám umožní přidat nadcházející lekce a fakturovat předem)
Krok 2: Vyberte Nastavení faktury
Zákazníci : Zde přidejte všechny zákazníky, které chcete zahrnout do rozvrhu. Pokud chcete vybrat všechny zákazníky, klikněte na možnost „Vybrat vše“.
Posun data splatnosti : Nastavte dle potřeby.
Vyberte možnost „Přidat lekce“ : To vám umožní zahrnout do faktury jednotlivé lekce. Protože tento automatický rozvrh bude generovat faktury, které se objeví v budoucnu, vyberte možnost zahrnout stavy lekcí „Všechny“ (lekce budou označeny jako navštívené až poté, co se uskutečnily).
Přeskočit, pokud je celkem nula : Tuto možnost vyberte, pokud chcete, aby se nevytvářely lekce s nulovou celkovou fakturovanou částkou.
Stav faktury : Pokud chcete faktury před odesláním klientům zkontrolovat, nastavte stav na „Uloženo“. Pokud je kontrolovat nemusíte, můžete zvolit možnost „Schváleno“.
Odesílat faktury e-mailem : Tato možnost se zobrazí, pokud vyberete možnost „Schváleno“. Zaškrtněte políčko, pokud chcete zasílat faktury klientům e-mailem ihned po jejich vytvoření.
POZNÁMKA: Pokud do Teachworks přidáte další zákazníky, nezapomeňte se vrátit a přidat je do rozvrhu.
Krok 3: Zkontrolujte harmonogram
Jakmile si vytvoříte plán automatického vyřizování faktur, můžete si zobrazit data, kdy budou faktury generovány a odesílány. Postupujte podle následujících kroků:
Klikněte na „Fakturace“ a poté na „Plány fakturačního autopilota“.
Klikněte na ikonu „Zobrazit“ vedle rozvrhu, který chcete zkontrolovat.
Zobrazí se stránka se shrnutím vašich nastavení a také s následujícími údaji:
Datum faktury : Datum, které se zobrazí na faktuře.
Datum vytvoření : Datum, ke kterému budou faktury vygenerovány.
Fakturační období : Rozsah dat, který bude použit k načtení lekcí z kalendáře do každé faktury.
Stav : Po vytvoření faktury se stav aktualizuje na „Dokončeno“.