Náš doplněk Custom Form Invitation Add-On vám umožňuje posílat pozvánky klientům nebo zaměstnancům k aktualizaci jejich informací pomocí vlastních formulářů.
Rozdíl mezi vlastními formuláři a pozvánkami s vlastním formulářem
Vlastní formuláře vytvářejí v Teachworks nové profily a používají se k zápisu nových studentů nebo zaměstnanců. Na druhou stranu, vlastní formuláře pozvánek se používají k aktualizaci stávajících profilů. Pozvánky na míru jsou užitečné, když chcete:
Shromážděte další informace od klientů a zaměstnanců.
Umožněte rodinám přidat další dětské studenty.
Shromažďujte nebo aktualizujte údaje o kreditních kartách (pokud používáte naši integraci Stripe).
Umožněte klientům aktualizovat informace ve svém profilu, aniž by museli povolit uživatelský účet.
Pozvánky k aktualizaci informací můžete klientům a zaměstnancům posílat prostřednictvím stávajících formulářů pro vlastní registraci; v některých situacích však můžete chtít vytvořit samostatné formuláře určené speciálně pro aktualizaci určitých částí stávajících profilů.
Například možná nebudete chtít shromažďovat informace o kreditních kartách od potenciálních klientů hned – v takovém případě můžete vytvořit samostatný formulář, který klientovi zašlete později.
Povolení doplňku
Klikněte na „Účet“ a poté na „Integrace a doplňky“.
Použijte pole „Hledat“ v horní části a zadejte „Pozvánky na vlastní formulář“.
Přepněte přepínač do polohy „Zapnuto“, abyste doplněk povolili.
Nastavení
Upozornění e-mailem – Tuto možnost povolte, pokud chcete odeslat e-mail na e-mailovou adresu vaší společnosti vždy, když je vyplněna pozvánka z vlastního formuláře.
Používání
Odesílání pozvánek z vlastního formuláře
Klikněte na „Účet“ a poté na „Integrace a doplňky“.
Klikněte na „Pozvánky“ v doplňku Custom Form Invitation Add-on.
Klikněte na tlačítko „Nový“ v pravém horním rohu.
Vyberte příslušný formulář z rozbalovací nabídky „Typ formuláře“.
Vyberte příslušné příjemce.
Zadejte, kdy chcete, aby platnost odkazů vypršela (3, 5, 7 nebo 10 dní).
Odešlete formulář kliknutím na tlačítko „Odeslat pozvánky“.
Jakmile formulář odešlete, budete přesměrováni do tabulky Pozvánky z vlastních formulářů, kde si můžete prohlédnout odeslané pozvánky tak, jak jsou zpracovávány.
POZNÁMKA: Pokud zákazník již má platební kartu v evidenci, bude mít při odeslání vlastního formuláře s polemi pro kreditní kartu Stripe dvě možnosti:
Beze změny – To jim umožní odeslat formulář bez aktualizace údajů o kreditní kartě.
Aktualizovat kreditní kartu – To jim umožní aktualizovat svou kreditní kartu novou kreditní kartou.
Tabulka pozvánek na míru
Tabulka pozvánek s vlastním formulářem zobrazuje následující informace:
Příjemce - Komu byla pozvánka odeslána.
Název formuláře – Který formulář jim byl odeslán.
Platnost vyprší v – Kdy platnost pozvánky vyprší.
Odkaz na formulář – Přímý odkaz na formulář.
Stav – Stav pozvánky.
Naposledy odesláno v – Kdy byla pozvánka naposledy odeslána.
Kliknutím na ikonu obálky můžete formulář znovu odeslat.
Kontrola stavu pozvánky
V protokolech oznámení ve svém účtu Teachworks si můžete prohlédnout, zda byly odeslány pozvánky. Typ e-mailu je uveden jako „Pozvánka z formuláře pro zákazníka“ nebo „Pozvánka z formuláře pro zaměstnance“ v závislosti na příjemci.
Stav doručení pozvánky si můžete ověřit ve sloupci „Stav“ ve formuláři Pozvánky na míru.
Odesláno : To znamená, že pozvánka byla odeslána zákazníkovi/zaměstnanci.
Neodesláno – Chybí e-mailová adresa : To znamená, že v profilu zákazníka/zaměstnance není zaznamenána e-mailová adresa, takže pozvánku nebylo možné odeslat.
Dokončeno : Zákazník obdržel pozvánku a vyplnil formulář pro aktualizaci svého profilu.
Smazání pozvánky
Pokud jste omylem odeslali pozvánku nesprávnému zákazníkovi nebo zaměstnanci, nebo jste vybrali nesprávný formulář, můžete pozvánku smazat kliknutím na ikonu Koše v tabulce Pozvánky s vlastním formulářem. Zákazníci ani zaměstnanci již nebudou mít k formuláři přístup.
Přizpůsobení šablony e-mailu s pozvánkami na vlastní formulář
Šablonu e-mailu pro zákazníky i zaměstnance můžete upravit podle kroků v tomto článku: Přizpůsobení šablon oznámení .
POZNÁMKA: Pokud zaměstnanci odešlete pozvánku z vlastního formuláře a ve vlastním formuláři je pole „Příloha“, bude vynecháno.