Når du har oprettet forbindelse til QuickBooks, skal du foretage et par valg, der bestemmer, hvilke konti der bruges til at registrere forskellige typer transaktioner. Du kan følge nedenstående trin for at vælge dette:
Klik på "Konto" og derefter på "Integrationer og tilføjelser".
Klik på "Indstillinger" under QuickBooks-integrationen.
I feltet "Salgskonto" skal du vælge den salgskonto, som du vil registrere fakturasalget på. Et typisk valg ville være "Salg" eller "Tjenester".
Slå "Spring opdatering af salgskonto for tjenester over" til "Til", hvis du har angivet en anden salgskonto for dine tjenester i QuickBooks. Dette vil holde disse poster uændrede, når du opdaterer tjenester i Teachworks.
I feltet "Rabatkonto" skal du vælge den konto, som du vil have rabatter registreret på. Du kan oprette en konto kaldet "Rabatter" i din QuickBooks-konto, hvis den ikke allerede findes. Hvis du ikke foretager et valg, registreres rabatter på dit valg fra feltet "Salgskonto".
Vælg den "Momskode", der skal bruges til moms på alle dine fakturaer. Du skal oprette mindst én momskonto, før du foretager dette valg.
I "Indbetalingskonto" skal du vælge den konto, som betalinger skal indsættes på. Hvis dette felt ikke udfyldes, registreres indbetalinger på QuickBooks' konto for "Ikke-indsatte midler".
Feltet "Startdato" giver dig mulighed for kun at synkronisere fakturaer, kreditnotaer og betalinger, der starter med den indtastede dato. Dette er nyttigt, hvis fakturaer, der er på din Teachworks-konto, allerede er indtastet manuelt i QuickBooks. Når du indstiller en startdato, synkroniserer softwaren kun inaktive kunder til QuickBooks, hvis disse kunder har fakturaer eller betalinger efter startdatoen.
Som standard synkroniseres kunder med fakturaer eller betalinger med QuickBooks. Du kan dog slå "Synkroniser alle aktive kunder" til "Til", hvis du vil synkronisere aktive kunder, selvom de ikke har nogen fakturaer eller betalinger i Teachworks:
Fakturabetalingsmuligheder: Vælg denne mulighed, hvis du sender fakturaer til dine kunder direkte fra Quickbooks og modtager onlinebetalinger ved hjælp af Quickbooks onlinebetalingsfunktion. Du kan finde flere oplysninger om Quickbooks onlinebetalinger her: Quickbooks-betalinger
Hvis du ikke vil synkronisere betalinger, skal du slå "Udeluk betalinger" til "Til".
Hvis du også ønsker at synkronisere beskrivelsen i dine Teachworks-fakturaer, skal du aktivere "Fakturainstruktioner".
Hvis du vil synkronisere dine fakturaer sidst, skal du markere feltet "Aktiver" under afsnittet "Synkroniser fakturaer sidst". Denne indstilling er nyttig, hvis du har aktiveret indstillingen "Anvend automatisk kreditter" i QuickBooks, da det kræver, at fakturaer synkroniseres efter betalinger og kreditnotaer.
BEMÆRK: Teachworks vil også søge efter en "Rabat"-vare på din konto og bruge denne til rabatter på fakturaer. Ellers oprettes en vare med dette navn og knyttes til den ovenfor nævnte "Rabatkonto". Hvis du har en kategorikonto med navnet "Rabat", oprettes en vare med navnet "Rabat*" for at undgå konflikt med kategorien. Du kan omdøbe denne, hvis det er nødvendigt, efter den er blevet synkroniseret.
BEMÆRK: Hvis du ikke vælger en skattekonto i trin 6, synkroniseres fakturaer med moms uden moms.
Globale brugere : Hvis du bruger den globale version af QuickBooks (dvs. alle ikke-amerikanske brugere), skal du tilføje en momssats i QuickBooks og derefter vælge den i feltet "Momskode" i Teachworks for at synkronisere fakturaer med moms.
BEMÆRK: Når du bruger indstillingen "Synkroniser fakturaer sidst", er det nødvendigt, at du kun synkroniserer med QuickBooks Online, når betalingerne er blevet behandlet. Hvis du opretter fakturaer, synkroniserer dine poster og derefter synkroniserer dine betalinger på et senere tidspunkt, findes fakturaerne allerede, og derfor gælder den automatiske allokering ikke.
Når du har gennemført ovenstående trin, er du klar til at synkronisere din Teachworks-konto med QuickBooks.