Der er et par forskellige metoder, du kan bruge til at sende en faktura til dine kunder via e-mail i Teachworks. Der er et par regler, der gælder for hver af disse metoder:
Fakturaens status skal enten være "Godkendt" eller "Betalt" for at kunne sende den. Fakturaer med status "Gemt" vil ikke blive sendt.
Kunden, der er angivet på fakturaen, skal have en gyldig e-mailadresse angivet på sin profil.
Metode 1 - Afsendelse af en faktura, når den er oprettet
Hvis du vil sende en enkelt faktura, mens du opretter fakturaen, kan du klikke på afkrydsningsfeltet "Send faktura via e-mail" og derefter klikke på knappen "Godkend".
Metode 2 - Afsendelse af en "gemt" faktura
Hvis du har oprettet en faktura med status "Gemt" uden at godkende den, kan du sende fakturaen til kunden via e-mail ved hjælp af en af disse muligheder:
Rediger fakturaen, og klik på afkrydsningsfeltet "Send faktura via e-mail", og klik derefter på knappen "Godkend".
Filtrer fakturatabellen for at vise fakturaer med "Afventer godkendelse", og brug derefter afkrydsningsfelterne i venstre side af fakturatabellen til at vælge de fakturaer, du vil godkende og sende via e-mail. I menuen, der vises øverst i tabellen, skal du vælge "Godkend og send" og derefter klikke på "Send".
Metode 3 - Afsendelse af en "Godkendt" faktura
Hvis du allerede har godkendt en faktura og ønsker at sende eller gensende den til din kunde, kan du følge nedenstående trin:
Klik på "Fakturering" og derefter på "Fakturaer".
Klik på ikonet "Vis" for at se den faktura, du vil sende.
Klik på knappen "E-mail" øverst på fakturaen.
Der åbnes et vindue, hvor du kan redigere modtager, emne og besked.
Klik på knappen "Send" for at sende e-mailen.
Metode 4 - Afsendelse af flere fakturaer
Du kan sende en eller flere fakturaer på én gang ved at følge nedenstående trin:
Klik på "Fakturering" og derefter på "Fakturaer".
Brug afkrydsningsfelterne i venstre side til at vælge de fakturaer, du vil sende.
Der vises en menu øverst i fakturatabellen. Brug denne til at vælge den e-mailskabelon, du vil bruge.
Klik på knappen "Send" for at sende faktura-e-mails til de valgte kunder.