Teachworks understøtter en række forskellige faktureringsmetoder . Denne artikel vil gå mere i detaljer om vores pakkefaktureringsmetode.
Hvornår skal pakkefakturering bruges
Du vil generelt bruge denne faktureringsmetode, hvis du vil fakturere dine kunder på forhånd for en pakke med lektioner eller timer, som de kan bruge over en ubestemt periode.
Sådan fungerer pakkefakturering
Med pakkefaktureringsmetoden betaler klienter forud for et bestemt antal lektioner eller timer for en bestemt service. Efterhånden som lektioner planlægges og gennemføres, sporer og reducerer systemet automatisk denne forudbetalte saldo.
Livscyklussen for en pakkebalance
Køb: Klienten faktureres for en specifik pakke (f.eks. 10 timers matematikundervisning ). Når disse timer er genereret, føjes de til tabellen Pakkebalancer.
Planlægning: Lektioner er planlagt i kalenderen under den tilsvarende tjeneste.
Fradrag: En klients pakkesaldo er det samlede antal lektioner eller timer, som de har købt af en bestemt servicetype, minus de lektioner, der er blevet "Planlagt" eller "Deltaget" med samme servicetype som pakken. Når en lektions status opdateres til Deltaget, reduceres klientens pakkesaldo automatisk.
Hvorfor pakkelektioner vises som $0,00 i kalenderen
Et almindeligt forvirringspunkt er, hvorfor pakkelektioner viser en pris på $0,00 i kalenderen.
Forhindrer dobbeltfakturering: Da klienten allerede har betalt for timerne på forhånd under pakkekøbet, nulstiller Teachworks den individuelle lektionspris. Hvis lektionen stadig havde en pris, ville du opkræve klienten en anden gang.
BEMÆRK: Pakker afhænger udelukkende af matchende tjenester. Hvis en klient f.eks. har en pakkesaldo til matematikundervisning, men du planlægger en lektion under naturfagsundervisning, trækker systemet ikke beløbet fra saldoen.
Sådan opkræves betaling for klienter
Dine kunder bliver opkrævet betaling for en pakke, når du genererer en pakkefaktura ved hjælp af funktionen "Tilføj pakke". Dette vil tilføje en pakke til fakturaen.
Det er vigtigt at være særlig opmærksom på den service, du vælger på fakturaen, da denne service skal stemme overens med den service, du vælger, når du planlægger lektioner for eleven.
BEMÆRK: Hvis du har brug for yderligere oplysninger om generering af pakkefakturaer, kan du se følgende vejledning: Oprettelse af pakker .
Når du bruger pakkefaktureringsmetoden, anbefales det generelt, at du indstiller "Faktureringsmetode" på dine pakkeelevers profiler til "Pakke".
Dette vil automatisk sætte prisen på deres lektioner til nul (da du allerede har faktureret dem for pakken med lektioner/timer). Ved at sætte prisen til nul sikrer du, at klienten ikke bliver dobbeltfaktureret ved et uheld.
Pakkeindstillinger
Der er flere indstillinger, du kan tilpasse for pakker i Teachworks. Du kan justere følgende indstillinger:
Pakkeenheder - Spor pakker efter lektion eller time.
Tæl "Mistede" lektioner som brugte - Vælg at tælle lektioner markeret som "Mistede" som brugte pakkelektioner.
Spor pakker efter - Pakker kan spores efter elev eller familie.
Pakker tilgængelige når faktura er - Du kan vælge at gøre pakker tilgængelige, når en faktura med en pakke enten er godkendt eller betalt.
Du kan tilpasse ovenstående indstillinger ved at følge nedenstående trin:
Klik på "Konto" og derefter på "Kontoindstillinger".
Klik på fanen "Finans og drift".
Rul ned til afsnittet "Pakkeindstillinger".
Oprettelse af tjenester til pakker
Hvis du har tjenester på din tjenesteliste, der bruges til både pakker og individuelle lektioner, er det generelt bedst at oprette en separat tjeneste, der specifikt bruges til pakker.
Hvis du for eksempel har en tjeneste kaldet "Engelskundervisning", der bruges til både pakker og individuelle lektioner, bør du oprette en separat tjeneste kaldet "Engelskundervisning - Pakke", der specifikt bruges til pakker.
Arbejdsgangen for pakkefaktureringsmetoden
Hvis du vil bruge pakkefaktureringsmetoden, kan du bruge nedenstående arbejdsgang til at konfigurere den:
Start med at tilpasse afsnittet "Pakkeindstillinger" på siden "Kontoindstillinger", så det opfylder dine krav.
Dernæst skal du indstille feltet "Faktureringsmetode" på elevens profil til "Pakke".
Opret en faktura til klienten, og brug funktionen "Tilføj pakke" i fakturaens linjepostsektion, og klik på knappen "Gå".
Vælg detaljerne for pakken, inklusive service, antal og enhedspris for pakken.
Godkend fakturaen. Afhængigt af dine indstillinger skal fakturaen muligvis også betales, før pakken er tilgængelig for klienten.
Planlæg lektioner for eleven. Når du vælger elevens navn i feltet "Elev" på formularen "Tilføj lektion", opdateres listen over tjenester for at vise alle pakketimer, der er tilgængelige for eleven. Vælg den tjeneste, der matcher pakketjenesten, og planlæg lektionen.
BEMÆRK: Hvis du brugte pakkefakturering med anden software, kan du oprette startsaldi for pakker for dine kunder ved at følge disse trin: Opsætning af startsaldi for pakker.
Visning af pakkesaldi
Du kan se dine klienters pakkesaldi ved at følge nedenstående trin:
Klik på "Fakturering".
Klik på "Pakkesaldi".
Fakturering af klienter for pakker og individuelle lektioner
Hvis du har elever, der primært faktureres ved hjælp af pakkefaktureringsmetoden, men som også kan have lektioner, der ikke er en del af en pakke, skal du stadig indstille elevens faktureringsmetode til "Pakke".
Når du planlægger individuelle lektioner, der ikke er en del af en pakke for den studerende, kan du bruge funktionen Omkostningstilsidesættelse . Dette giver dig mulighed for at tildele en pris til lektionen/lektionerne, når du har brug for at fakturere klienten for en individuel lektion.
For at kunne spore pakkesaldi nøjagtigt og sikre, at de lektioner, der faktureres individuelt, ikke fratrækkes klienternes pakker, skal du bruge separate tjenester som beskrevet ovenfor.
For eksempel kan du oprette tjenester med navnet "Engelskundervisning" og "Engelskundervisning - Pakke". Når du planlægger en lektion, der skal faktureres individuelt, skal du blot vælge tjenesten "Engelskundervisning", klikke på indstillingen "Tilsidesæt faktureringsmetode" og derefter vælge den relevante faktureringsmetode.
Arkivering af pakker
Arkivering etablerer en beregningsfrist for en klients pakke. Den isolerer aktiv pakkebrug fra tidligere lektionshistorik under den samme servicetype.
Hvorfor bruge arkivering?
Beregningskontrol: Den udelukker lektioner planlagt på og før den valgte arkivdato fra beregningerne af den aktuelle pakkesaldo. Dette er vigtigt, når en klient skifter fra timefakturering til pakkefakturering, for at sikre, at tidligere lektioner ikke med tilbagevirkende kraft dræner deres nye forudbetalte saldo.
Oprydning af dashboard: Fjerner ældre aktivitet fra den aktive pakke
NOTER
Arkivering sletter ikke lektioner
Den fjerner ikke historiske data
Det påvirker kun, hvad der er inkluderet i beregningerne af pakkesaldoen
Det kan bruges til at forbedre klarheden, men dets primære funktion er at kontrollere beregningsgrænser
For trinvise instruktioner om, hvordan du anvender en deadline på en klients profil, se vores guide: Arkivér pakker .
Yderligere læsning
Nedenfor kan du finde yderligere artikler, der indeholder pakkerelaterede oplysninger, som kan være nyttige for dig:
Har du brug for mere hjælp? Se denne video om, hvordan du opretter pakker til dine kunder.
Er du stadig usikker på, hvilken faktureringsmetode du skal vælge til din undervisningsvirksomhed? Se vores snydeark: Faktureringsmetoder og snydeark fra Teachworks