Når du fakturerer klienter på forhånd, skaber yderligere kalenderændringer, såsom ændring af en lektions varighed, pris eller helt sletning, en uoverensstemmelse mellem din tidsplan og det, der allerede er faktureret. For at advare dig om denne uoverensstemmelse viser Teachworks automatisk et rødt flag-ikon ud for fakturanummeret i din Fakturatabel.
Visning af ændringerne
Når du ser en markeret faktura, vil du se tags, der angiver lektioner, der er ændret eller slettet. Du vil også se et tag over fakturafeltet "Total", der angiver ændringen i fakturaens samlede beløb og hvordan den skal redegøres for.
Hensyntagen til ændringerne
Der er to forskellige typer ændringer, der kan foretages afhængigt af fakturaens status:
Faktura endnu ikke betalt : Hvis fakturaen endnu ikke er betalt og er "Godkendt", bliver du bedt om at opdatere fakturaen, så den bruger de aktuelle lektionsoplysninger og omkostninger. Du kan klikke på linket i tagget, hvilket åbner formularen "Rediger faktura" og opdaterer lektionerne.
Faktura allerede betalt : Hvis fakturaens status er "Betalt", og det samlede fakturabeløb er faldet , bliver du bedt om at udstede en kreditnota. Hvis du klikker på linket på tagget, åbnes formularen til oprettelse af en kreditnota, og der tilføjes automatisk en linjepost til kreditnotaen for det korrekte beløb.
Hvis fakturabeløbet er steget , vil du blive bedt om at oprette en ny faktura for den ekstra omkostning. Linket i tagget åbner formularen "Opret faktura" med en linjepost for den nødvendige justering.
BEMÆRK: Det er bedst at behandle markerede fakturaer én gang i slutningen af en faktureringsperiode, så alle ændringer kan håndteres på samme tid, før fakturaen indstilles til at skjule markeringerne. Hvis du justerer en markeret faktura og skjuler markeringerne før slutningen af faktureringsperioden, og andre lektioner på fakturaen efterfølgende ændres i kalenderen, vil fakturaen ikke blive markeret for disse ændringer, fordi du allerede har skjult markeringerne for den pågældende faktura.
Skjuler flag
Flag kan skjules enten ved at følge instruktionerne for "Betalte" fakturaer eller manuelt skjule flag. De to metoder til at skjule flag er:
Hvis en faktura, der er "betalt", er blevet markeret med flag, og du klikker på linket i prompten "Udsted kredit og skjul flag" eller "Opret faktura og skjul flag" (se billedet nedenfor), vil flag fremover være skjult fra fakturaen.
Hvis en faktura er blevet markeret med flag, skal du bruge menuen "Fakturaindstillinger" på fakturaen til manuelt at anvende funktionen "Skjul flag" (se billedet nedenfor). Så vil flag fremover være skjult fra fakturaen.
Visning af skjulte flag
Når du ser fakturatabellen, kan du se et gråt flagikon ud for fakturanummeret på alle fakturaer med skjulte fakturaflag:
Hvis du vil vise flag, der er blevet "skjult", kan du følge nedenstående trin:
Klik på "Fakturering" og derefter på "Fakturaer".
Klik på ikonet "Vis" ud for den faktura, hvor du vil vise flagene.
Klik på menuen "Fakturaindstillinger" og klik på "Vis flag".
