Refusion af hele eller dele af en tildelt betaling
For at opretholde et korrekt regnskabsmæssigt revisionsspor må du ikke ændre eller slette den oprindelige faktura eller betaling, når du udsteder en refusion for en allokeret betaling. Behold de oprindelige optegnelser uændrede, og brug følgende totrinsarbejdsgang:
Udsted en kreditnota: Opret en kreditnota svarende til det specifikke beløb, du har til hensigt at refundere.
Refunder kreditnotaen: Registrer refusionen mod den kreditnota for at afstemme klientens konto.
Trin 1 - Oprettelse af kreditnotaen
Processen for oprettelse af en kreditnota er identisk for både fuld og delvis refusion.
Klik på "Fakturering" og derefter på "Udsted kreditnota".
Vælg klienten i feltet "Kunde".
Vælg din linjeposttype baseret på årsagen til refusionen:
For lektioner eller generel kredit: Brug funktionen "Tilføj gebyr", indtast kreditbeløbet, og indtast årsagen til refusionen i beskrivelsesfeltet.
For pakker: Brug funktionen "Tilføj gebyr" til at reducere det skyldige beløb uden at ændre klientens forudbetalte pakketimer. Brug funktionen "Tilføj pakke", hvis du eksplicit ønsker at reducere det faktiske antal timer, der er tilbage i klientens pakkesaldo, sammen med den økonomiske refusion.
Trin 2 - Refusion af kreditnotaen
Når kreditnotaen er oprettet, skal du refundere kreditnotaen. Dette kan gøres ved at følge nedenstående trin:
Klik på "Fakturering" og derefter på "Fakturaer".
Indtast kreditnotanummeret i "Søg"-feltet, og tryk på Enter.
Klik på knappen "Vis" for at se kreditnotaen.
Rul ned til formularen "Udsted refusion" nederst på kreditnotaen.
Indtast refusionsoplysningerne, og klik på knappen "Registrer refusion".
Fjernelse og refusion af en betaling
I det tilfælde, at en faktura er blevet oprettet ved en fejl, eller du refunderer en allokeret betaling, men fakturaen stadig skal betales i fremtiden, skal du fjerne allokeringen af betalingen, registrere en refusion (og annullere fakturaen, hvis fakturaen ikke skal betales i fremtiden).
Trin 1 - Fjernelse af betalingen
Klik på "Fakturering" og derefter på "Fakturaer".
Se den faktura, du vil refundere og annullere, ved at klikke på ikonet "Vis".
Fjern allokeringen af fakturaen ved at klikke på "X"-ikonet ud for betalingen(e) på fakturaen.
Trin 2 - Refunder betalingen
Klik på "Fakturering" og derefter på "Betalinger".
Se den/de betaling(er), du skal refundere, ved at klikke på ikonet "Vis".
Klik på "Mere" øverst til højre, og vælg "Refusion".
BEMÆRK: Muligheden "Refusion" vil først være tilgængelig, når betalingen er blevet fjernet fra fakturaen.
Trin 3 - Annullering af fakturaen
Hvis fakturaen ikke skal betales i fremtiden, kan du annullere den ved at følge disse trin:
Klik på "Fakturering" og derefter på "Fakturaer".
Se den faktura, du skal refundere, ved at klikke på ikonet "Vis".
Klik på "Fakturaindstillinger" og vælg "Annuller".