Med tilføjelsen Faktura Autopilot kan du oprette en tidsplan, der genererer fakturaer automatisk.
Aktivering af tilføjelsesprogrammet Faktura Autopilot
Klik på "Konto" og derefter på "Integrationer og tilføjelser".
Brug "Søg"-feltet øverst til at indtaste "Faktura Autopilot".
Skift knappen til "Til" for at aktivere tilføjelsen.
Oprettelse af en faktura-autopilotplan
Du kan følge nedenstående trin for at oprette en faktura-autopilotplan:
Klik på "Fakturering" og derefter på "Tilføj fakturaplan".
Udfør trinnene "Tidsplanindstillinger" og "Fakturaindstillinger" ved hjælp af nedenstående oplysninger.
Send formularen for at gemme dine ændringer.
Som nævnt i trin 2 ovenfor, er der to trin involveret i opsætningen af en ny
Faktura Autopilot-plan:
Trin 1: Planlægningsindstillinger
Dette trin giver dig mulighed for at tilpasse, hvornår og hvor ofte fakturaer genereres. Du kan tilpasse følgende indstillinger:
Titel - Indtast en titel, der hjælper dig med at identificere tidsplanen, hvis du har brug for at foretage ændringer.
Start/Slut - Indtast start- og slutdatoer for den periode, hvor fakturaerne skal genereres. Startdatoen vil være begyndelsen af den første fakturaperiode, og slutdatoen skal inkludere slutningen af fakturaperioden for de allersidste fakturaer, du vil generere med tidsplanen.
Hyppighed - Vælg, hvor ofte tidsplanen skal generere fakturaer. Du kan gentage dagligt, ugentligt, månedligt plus flere variationer for hver af disse perioder.
Timing - Du kan vælge at generere fakturaerne i begyndelsen af hver fakturaperiode, hvis du fakturerer klienter på forhånd, eller i slutningen af hver periode, hvis du fakturerer klienter efter deres lektioner.
Modregning - Du kan vælge at generere fakturaer et antal dage før eller efter fakturadatoen:
Indstil fakturadato til - Denne indstilling vises, hvis "Offset" ikke er indstillet til nul. Du har to muligheder for at indstille fakturadatoen:
Oprettelsesdato - Brug denne, hvis du vil indstille fakturadatoen til den dato, hvor fakturaen genereres og oprettes.
Periodedato - Denne funktion indstiller fakturadatoen som periodens startdato, hvis fakturaen genereres i begyndelsen af perioden, og som periodens slutdato, hvis den oprettes i slutningen af perioden.
Trin 2: Fakturaindstillinger
Dette trin minder meget om oprettelsen af en egentlig faktura, men det er vigtigt at huske på, at du ikke opretter en faktura, du vælger indstillinger, og disse indstillinger vil blive brugt til at generere fakturaer automatisk i fremtiden. Der er et par ting, du skal huske på:
Forskydning af forfaldsdato - Du kan indstille forfaldsdatoen i forhold til fakturadatoen.
Fakturanummer - Fakturanumre indstilles automatisk fra det forrige fakturanummer.
Inkludering af lektioner - For at tilføje lektioner, der er planlagt i fakturaperioden, skal du markere afkrydsningsfeltet "Inkluder lektioner".
Medtag ikke-fakturerede lektioner fra forrige periode - Hvis du tilføjer lektioner til din kalender, efter en faktura er genereret, skal du aktivere denne indstilling, så den næste faktura henter de nye lektioner fra den forrige fakturaperiode.
Fakturainstruktioner - Instruktionsfeltet opdateres ikke, hvis du opdaterer feltet "Standardfakturainstruktioner" på siden Kontoindstillinger. Dette felt er unikt for fakturaautopiloten og skal opdateres manuelt, hvis du vil ændre dem.
Spring over hvis total nul - Hvis du kun inkluderer lektioner på fakturaen, er det en god idé at markere feltet for at springe blanke fakturaer over, hvis en klient ikke har lektioner i nogen af fakturaperioderne.
Status - Hvis du vil gennemgå fakturaer, før de er tilgængelige for kunder, kan du indstille status til "Gemt". Efter gennemgang kan du ændre status til "Godkendt".
Send faktura-e-mails - Hvis du indstiller status til "Godkendt", kan du få fakturaerne sendt med det samme ved at markere dette felt.
Det er vigtigt at bemærke, at lektioner, der er planlagt efter en skemakørsel, ikke registreres automatisk. Hvis for eksempel lektioner fra tidligere dage tilføjes senere i en daglig skema, skal disse faktureres manuelt.
BEMÆRK: For at indstillingen "Inkluder ikke-fakturerede lektioner fra forrige periode" kan vises i formularen Fakturaindstillinger, skal følgende betingelser være opfyldt:
Indstillingen "Fakturaer gentages" skal enten være indstillet til "Ugentligt" eller "Månedligt"
"Timing" er indstillet til "Starten" af fakturaperioden.
I fakturaindstillingerne skal du markere feltet "Inkluder lektioner".
Trin 3: Bekræftelse af fakturadatoer
Når du har konfigureret tidsplan- og fakturaindstillingerne, skal du bekræfte de datoer, hvor fakturaerne skal oprettes. Dette sikrer, at fakturaerne genereres på de datoer, din virksomhed forventer.
Du kan se fakturadatoerne ved at se i Faktura Autopilot-planen og rulle ned til afsnittet "Kommende fakturadatoer".
Fakturagenerering
Koden til behandling af faktura-autopilot-planer køres hver 6. time. Generelt genereres fakturaer i løbet af dagens første seks timer, afhængigt af din tidszone.
Hvis du vil generere fakturaer efter en dag er afsluttet, skal du indstille "Offset" til 1 dag efter fakturadatoen i "Planlægningsindstillinger". Dette vil medføre, at fakturaen for den foregående dag genereres i de første 6 timer af den følgende dag.
Visning af planlagte fakturaer
Hvis du vil se de datoer, hvor fakturaerne er planlagt til at blive oprettet, kan du klikke på ikonet "Vis" ud for den tidsplan, du har oprettet i tabellen "Fakturaplaner", og se afsnittet "Kommende fakturadatoer". Du kan bruge dette afsnit til at bekræfte, at de planlagte fakturadatoer stemmer overens med de datoer, du har til hensigt.
Du kan også se fakturaer, der allerede er genereret af Faktura-Autopiloten, i Fakturatabellen ved at se fakturaen. Den viser navnet på den Faktura-Autopilot-tidsplan, der oprettede den.
Tilføjelse af kunder til en tidsplan
Du kan tilføje yderligere kunder til en tidsplan ved at følge nedenstående trin:
Klik på "Fakturering" og derefter på "Faktura Autopilot-planer".
Klik på knappen "Fakturaindstillinger" på den tidsplan, du vil tilføje kunder til.
I feltet "Kunder" skal du tilføje kunderne
Send formularen for at gemme dine ændringer.
Du kan også tilføje kunder til en fakturaplan direkte fra deres Teachworks-profil. Du kan følge nedenstående trin for at gøre dette:
Klik på "Elever" og derefter på "Familier" eller "Elever" (for uafhængige elever).
Klik på knappen "Rediger" for at redigere deres profil.
Klik på fanen "Fakturering".
Rul ned til afsnittet "Fakturering".
Klik på feltet "Fakturaplaner for autopilot" for at vælge en eksisterende plan.
Send formularen for at gemme dine ændringer.
BEMÆRK: Hvis du ændrer en kundes profilstatus til "Inaktiv" og derefter redigerer de "Fakturaindstillinger", som de er blevet tilføjet til i en Faktura Autopilot-plan, fjernes kunden automatisk fra Faktura Autopilot-planen, og dette vil blive afspejlet på kundens profil.
Et eksempel på oprettelse af en faktura-autopilotplan
Nedenfor finder du et eksempel på oprettelse af en faktura-autopilotplan, der genererer fakturaer månedligt i starten af måneden for kommende individuelle lektioner.
Trin 1: Planlægningsindstillinger
Tidsplantitel : Brug en titel, der gør det nemt at identificere, hvis du vil foretage justeringer i fremtiden.
Tidsplan begynder/slutter : Vælg det datointerval, som denne tidsplan skal køre i. Dette kan indstilles langt ud i fremtiden, men standardindstillingen er et år.
Fakturaer gentages : Månedligt, hver 1. måned, hver 1. dag i måneden.
Timing : Generer fakturaer i starten af fakturaperioden (dette giver dig mulighed for at tilføje kommende lektioner og fakturere på forhånd)
Trin 2: Vælg fakturaindstillinger
Kunder : Tilføj alle de kunder, du vil inkludere i tidsplanen, her. Hvis du vil vælge alle kunder, skal du klikke på "Vælg alle".
Forskydning af forfaldsdato : Indstil efter behov.
Vælg "Tilføj lektioner" : Dette giver dig mulighed for at inkludere individuelle lektioner på fakturaen. Da denne autopilotplan genererer fakturaer, der opstår i fremtiden, skal du vælge muligheden for at inkludere status for "Alle" lektioner (lektionerne vil kun blive markeret som deltaget, når de har fundet sted).
Spring over hvis total nul : Vælg denne mulighed for at sikre, at lektioner med en fakturatotal på 0 ikke oprettes.
Fakturastatus : Hvis du vil gennemgå fakturaer, før du sender dem til dine kunder, skal du indstille statussen til "Gemt". Hvis du ikke behøver at gennemgå dem, kan du vælge "Godkendt".
Send faktura-e-mails : Denne mulighed vises, hvis du vælger "Godkendt". Markér feltet, hvis du vil sende fakturaer til dine kunder via e-mail, så snart de er oprettet.
BEMÆRK: Hvis du tilføjer flere kunder til Teachworks, skal du huske at gå tilbage og tilføje dem til tidsplanen.
Trin 3: Gennemgå tidsplanen
Når du har oprettet din fakturaplan for autopilot, kan du se de datoer, hvor fakturaer genereres og sendes. Du kan følge nedenstående trin for at gøre dette:
Klik på "Fakturering" og derefter på "Faktura Autopilot-planer".
Klik på ikonet "Vis" ud for den tidsplan, du vil gennemgå.
Dette vil vise en side, der viser en oversigt over dine indstillinger samt følgende:
Fakturadato : Den dato, der vises på fakturaen.
Oprettelsesdato : Den dato, hvor fakturaer genereres.
Fakturaperiode : Det datointerval, der bruges til at hente lektioner fra kalenderen til hver faktura.
Status : Når fakturaer er oprettet, opdateres status til "Afsluttet".