Vores brugerdefinerede formularinvitationstilføjelsesprogram giver dig mulighed for at sende invitationer til kunder eller medarbejdere om at opdatere deres oplysninger ved hjælp af brugerdefinerede formularer.
Forskellen mellem brugerdefinerede formularer og brugerdefinerede formularinvitationer
Brugerdefinerede formularer opretter nye profiler i Teachworks og bruges til at tilmelde nye studerende eller medarbejdere. På den anden side bruges brugerdefinerede formularinvitationer til at opdatere eksisterende profiler. Brugerdefinerede formularinvitationer er nyttige, når du vil:
Indsaml yderligere information fra kunder og medarbejdere.
Tillad familier at tilføje yderligere børneelever.
Indsaml eller opdater kreditkortoplysninger (hvis du bruger vores Stripe-integration).
Giv klienter mulighed for at opdatere deres profiloplysninger uden at skulle aktivere en brugerkonto.
Du kan sende invitationer til klienter og medarbejdere om at opdatere deres oplysninger via dine eksisterende brugerdefinerede tilmeldingsformularer. I nogle situationer kan du dog oprette separate brugerdefinerede formularer specifikt til opdatering af bestemte dele af eksisterende profiler.
For eksempel ønsker du måske ikke at indsamle kreditkortoplysninger fra potentielle kunder med det samme – i dette tilfælde kan du oprette en separat formular, som du kan sende til kunden på et senere tidspunkt.
Aktivering af tilføjelsen
Klik på "Konto" og derefter på "Integrationer og tilføjelser".
Brug feltet "Søg" øverst, og indtast "Brugerdefinerede formularinvitationer".
Skift knappen til "Til" for at aktivere tilføjelsen.
Indstillinger
E-mail-besked – Aktiver denne indstilling, hvis du vil sende en e-mail til din virksomheds e-mailadresse, når en brugerdefineret formularinvitation er udfyldt.
Brug
Afsendelse af brugerdefinerede formularinvitationer
Klik på "Konto" og derefter på "Integrationer og tilføjelser".
Klik på "Invitationer" under tilføjelsen Brugerdefinerede formularinvitationer.
Klik på knappen "Ny" øverst til højre.
Vælg den relevante formular i rullemenuen "Formulartype".
Vælg de relevante modtagere.
Angiv, hvornår du ønsker, at linkene skal udløbe (3, 5, 7 eller 10 dage).
Send formularen ved at klikke på "Send invitationer".
Når du har indsendt formularen, bliver du omdirigeret til tabellen med brugerdefinerede formularinvitationer, hvor du kan se sendte invitationer, mens de behandles.
BEMÆRK: Når du sender en brugerdefineret formularinvitation med Stripe-kreditkortfelterne inkluderet, vil en kunde, hvis de allerede har et kreditkort registreret, blive præsenteret for to muligheder:
Ingen ændring - Dette giver dem mulighed for at indsende formularen uden at opdatere deres kreditkortoplysninger.
Opdater kreditkort - Dette giver dem mulighed for at opdatere deres kreditkort med et nyt kreditkort.
Tabel med brugerdefinerede formularer til invitationer
Tabellen med brugerdefinerede formularinvitationer viser følgende oplysninger:
Modtager - Hvem invitationen blev sendt til.
Formularnavn - Hvilken formular der blev sendt til dem.
Udløber ved - Hvornår invitationen udløber.
Formularlink - Et direkte link til formularen.
Status - Status for invitationen.
Sidst sendt kl. - Hvornår invitationen sidst blev sendt.
Du kan klikke på kuvertikonet for at sende den brugerdefinerede formular igen.
Kontrol af status for en invitation
Du kan tjekke notifikationsloggene på din Teachworks-konto for at se, om invitationer er blevet sendt. E-mailtypen er angivet som "Kundeformularinvitation" eller "Medarbejderformularinvitation" afhængigt af modtageren.
Du kan tjekke leveringsstatus for en invitation i kolonnen "Status" i formularen Brugerdefinerede invitationer.
Sendt : Dette betyder, at invitationen er sendt til kunden/medarbejderen.
Ikke sendt - Ingen e-mailadresse : Dette betyder, at der ikke er registreret en e-mailadresse på kundens/medarbejderens profil, så invitationen kunne ikke sendes.
Færdiggjort : Kunden har modtaget invitationen og udfyldt formularen for at opdatere sin profil.
Sletning af en invitation
Hvis du ved et uheld har sendt en invitation til den forkerte kunde eller medarbejder, eller hvis du har valgt den forkerte formular, kan du slette invitationen ved at klikke på papirkurvsikonet i tabellen Brugerdefinerede formularinvitationer. Kunder eller medarbejdere vil ikke længere kunne få adgang til formularen.
Tilpasning af e-mailskabelonen til brugerdefinerede invitationer
Du kan redigere e-mailskabelonen for både kunder og medarbejdere ved at følge trinnene i denne artikel: Tilpasning af notifikationsskabeloner .
BEMÆRK: Hvis du sender en brugerdefineret formularinvitation til en medarbejder, og et felt "Vedhæftet fil" er inkluderet i den brugerdefinerede formular, vil det blive udeladt.