Wenn Sie von einem anderen System zu Teachworks wechseln, müssen Sie möglicherweise Startguthaben für Ihre Kunden in Teachworks einrichten. Sie können Startguthaben für Ihre Kunden mit einer der folgenden Optionen einrichten:

Wenn ein Kunde Ihrem Unternehmen Geld schuldet, müssen Sie eine Rechnung erstellen, um den geschuldeten Betrag seinem Guthaben in Teachworks hinzuzufügen. Die Anleitung zum Erstellen einer Rechnung finden Sie hier: Erstellen einer Einzelrechnung.

Beim Erstellen der Rechnung verwenden Sie die Option „Gebühr hinzufügen“ und geben den fälligen Betrag ein. Im Feld „Beschreibung“ können Sie einen Hinweis hinzufügen, dass es sich um einen Anfangssaldo handelt, oder Sie können die spezifischen Unterrichtsstunden oder Rechnungen aus Ihrem vorherigen Abrechnungssystem angeben, für die die Gebühr gilt.

Sobald die Gebühren zur Rechnung hinzugefügt und alle Angaben auf Richtigkeit geprüft wurden, klicken Sie auf „Genehmigen“, um die Rechnung zu erstellen und dem Kundenkonto gutzuschreiben. Falls Sie dem Kunden zu einem späteren Zeitpunkt weitere Transaktionen in Rechnung stellen möchten, können Sie die Rechnung mit „Speichern“ sichern, bis Sie die zusätzlichen Gebühren hinzugefügt haben.

Wenn ein Kunde ein Guthaben hat, müssen Sie eine Gutschrift über diesen Betrag erstellen. Die Anleitung dazu finden Sie in diesem Artikel: Gutschrift erstellen .

Um die Gutschrift zu erstellen, wählen Sie die Option „Belastung hinzufügen“ und geben Sie den Betrag der zu übertragenden Gutschrift ein. Im Feld „Beschreibung“ können Sie eine Notiz mit Details zur Gutschrift hinzufügen. Nachdem Sie die Belastung(en) der Gutschrift hinzugefügt und alle Angaben auf Richtigkeit geprüft haben, klicken Sie auf „Genehmigen“, um die Gutschrift zu erstellen.

Wenn Sie eine Rechnung für den Kunden erstellen, können Sie diese Gutschrift der Rechnung zuordnen. Der Rechnungsbetrag wird dann um den Betrag der Gutschrift reduziert (siehe Zuordnung von Gutschriften oder nicht zugeordneten Zahlungen zu einer Rechnung ).