Mit der Paketmethode können Sie einem Kunden eine bestimmte Anzahl an Stunden oder Unterrichtseinheiten in Rechnung stellen, bevor diese vereinbart wurden. Sobald Unterrichtseinheiten mit dem Kunden vereinbart werden, reduziert sich sein Paketguthaben. Bei der Paketmethode muss die Rechnung pro Paket und nicht pro Unterrichtseinheit erstellt werden.
Die Abrechnung einzelner Unterrichtsstunden ermöglicht es Ihnen, diese Stunden für Ihren Kunden zu planen und in Rechnung zu stellen. Bei der Abrechnung pro Unterrichtsstunde wird eine Rechnung mit einer Liste aller für den Schüler im ausgewählten Zeitraum geplanten Unterrichtsstunden erstellt.
Bei der Entscheidung, ob Sie nach Paketen oder Einzelstunden abrechnen möchten, ist es wichtig, Ihre Abrechnungseinstellungen zu kennen. Um einen Paketsaldo im Profil des Schülers und die zugehörige Saldentabelle zu erstellen, können Sie zwischen zwei Paketeinstellungen wählen:
Paketguthaben werden erstellt, nachdem die Rechnung für das Paket ausgestellt und genehmigt wurde.
Nach Bezahlung der Rechnung werden Paketguthaben erstellt.
Wenn der Zeitraum, in dem der Student das Guthaben des Pakets nutzen kann, nicht festgelegt ist, ist es möglicherweise einfacher, die Paketabrechnung zu wählen, da diese über einen nicht festgelegten Zeitraum erworben und genutzt werden können.
Wenn Sie die Abrechnung lieber am Monatsende vornehmen möchten, könnte die Abrechnung pro Unterrichtsstunde besser geeignet sein, da dann eine Liste aller Unterrichtsstunden für diesen Zeitraum auf der am Monatsende erstellten Rechnung enthalten ist.
Anwendung beider Methoden
Wird ein Paket erstellt und werden Einzelstunden über denselben Service gebucht, werden diese Stunden automatisch dem Paketguthaben hinzugerechnet. Dies kann zu einer unbeabsichtigten Nutzung des Paketguthabens führen und die geplante Erfassung der Unterrichtsgebühren beeinträchtigen.
Um einzelne Unterrichtsstunden nachträglich vom Guthaben eines Unterrichtspakets auszuschließen, gehen Sie wie folgt vor:
Archivieren Sie das Paket: Identifizieren Sie das Paket, das unerwünschte Lektionen in seinem Guthaben enthält.
Legen Sie ein relevantes Archivierungsdatum fest: Beim Archivieren des Pakets legen Sie das Archivierungsdatum auf einen Tag vor dem Rechnungsdatum des Pakets oder vor dem Datum derjenigen Unterrichtsstunden fest, die nicht berücksichtigt werden sollen. Dadurch wird sichergestellt, dass Unterrichtsstunden, die an oder nach diesem Datum stattfinden, nicht in die Paketberechnung einbezogen werden.
Wenn Sie Ihren Kunden Pakete in Rechnung stellen, diese aber gelegentlich auch Einzelstunden außerhalb eines Pakets buchen, können Sie die Funktion „Kostenüberschreibung“ verwenden, um die Abrechnungsmethode des Kunden bei der Terminplanung der Unterrichtsstunde zu überschreiben.
Bewährte Verfahren zur Vermeidung unbeabsichtigter Einschlüsse
Um diese Probleme künftig zu vermeiden, empfiehlt es sich, separate Dienste für Pakete und Einzelstunden einzurichten. Dadurch können Sie die Stunden innerhalb jeder Kategorie klar voneinander abgrenzen und sicherstellen, dass nur die jeweiligen Leistungen auf das Paketguthaben angerechnet werden.