Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Datensatztypen, die von Teachworks mit QuickBooks synchronisiert werden:
Kunden
Neue Datensätze – Falls ein Datensatz noch nicht mit QuickBooks synchronisiert wurde, sucht Teachworks in Ihrem QuickBooks-Konto nach einem bestehenden Kunden mit demselben Vor- und Nachnamen. Wird ein passender Datensatz gefunden, wird dieser mit den Kontaktdaten aus Ihrem Teachworks-Konto aktualisiert. Andernfalls wird ein neuer Kunde angelegt.
Aktualisierung von Datensätzen – Wenn ein Datensatz bereits mit QuickBooks synchronisiert wurde, wird er mit allen Änderungen aktualisiert, die am Kundenprofil in Teachworks vorgenommen wurden.
HINWEIS: Wenn Sie den Status eines Kunden in Teachworks auf Inaktiv ändern, ändert sich dadurch nicht der Status des Kunden in QBO.
Löschen – Wenn ein Kunde, der mit QuickBooks synchronisiert wurde, später in Teachworks gelöscht wird, wird dieser Datensatz in QuickBooks auf inaktiv gesetzt.
Namen müssen mindestens ein Zeichen enthalten und dürfen keine Tabulatoren, Zeilenumbrüche oder Doppelpunkte (:) enthalten.
Teachworks synchronisiert alle Kunden mit dem Status „Aktiv“ oder Kunden mit einem anderen Status als „Aktiv“, wenn diese Kunden nicht synchronisierte Rechnungen haben.
HINWEIS: Wenn Sie mehrere Teachworks-Konten mit einem einzigen QuickBooks Online-Konto verbinden, unterscheiden sich die Logik und die Regeln für die Synchronisierung von Datensätzen von der Synchronisierung mit einem einzelnen Teachworks-Konto. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel: Synchronisieren mehrerer Teachworks-Konten mit einem QuickBooks-Konto .
Dienstleistungen
Die Dienstleistungen werden Ihrem QuickBooks-Konto als Servicepositionen hinzugefügt.
Neue Datensätze – Wenn ein Datensatz noch nicht mit QuickBooks synchronisiert wurde, prüft Teachworks zunächst, ob in QuickBooks bereits ein Eintrag mit demselben Namen existiert und aktualisiert diesen gegebenenfalls. Andernfalls wird ein neuer Serviceeintrag in QuickBooks erstellt.
Aktualisierung von Datensätzen – Wenn ein Datensatz bereits mit QuickBooks synchronisiert wurde, werden alle Namensänderungen in Teachworks auch in QuickBooks aktualisiert.
Löschen – In Teachworks gelöschte Dienste werden nicht automatisch in QuickBooks gelöscht. Wenn Sie sie in QuickBooks löschen möchten, müssen Sie dies manuell tun.
Dienstbezeichnungen dürfen maximal 100 Zeichen lang sein, müssen mindestens ein Zeichen enthalten und dürfen keine Tabulatoren, Zeilenumbrüche oder Doppelpunkte (:) enthalten.
Die in Rechnungen enthaltenen Lektionen, die Sie mit QuickBooks synchronisieren, sind dem für die Lektion angegebenen Dienst zugeordnet.
Das Verkaufskonto für die Dienstleistungen in QuickBooks ist auf das Verkaufskonto eingestellt, das Sie auf Ihrer Synchronisierungseinstellungsseite in Teachworks angeben.
Rechnungen
Nur Rechnungen mit dem Status „Genehmigt“ oder „Bezahlt“ werden synchronisiert.
Neue Datensätze – Wenn ein Datensatz noch nicht mit QuickBooks synchronisiert wurde, prüft Teachworks zunächst, ob in QuickBooks eine Rechnung mit derselben Nummer existiert , die nach der Rechnung in Teachworks erstellt wurde . Wird eine solche Rechnung gefunden, wird der Datensatz mit den Details der QuickBooks-Rechnung aktualisiert. Falls keine Rechnung mit derselben Nummer vorhanden ist, wird eine neue Rechnung erstellt.
HINWEIS: Legen Sie in Teachworks fest, dass Ihre Rechnungsnummern mit der Nummer nach der letzten Rechnung beginnen, die Sie in QuickBooks erstellt haben.
Aktualisierung von Datensätzen – Wenn eine Rechnung in Teachworks geändert wird, wird die entsprechende Rechnung in QuickBooks nach der Synchronisierung mit den Änderungen aktualisiert.
Gelöschte und stornierte Rechnungen – In Teachworks gelöschte oder stornierte Rechnungen müssen in QuickBooks manuell storniert werden.
Wichtige Hinweise zur Umsatzsteuer auf Rechnungen:
Gutschriften
Die oben aufgeführten Regeln für Rechnungen gelten auch für Gutschriften.
Gutschriften werden in QuickBooks als Gutschriftenanzeigen erstellt.
Gutschriften, die Rechnungen zugeordnet wurden, werden bei der Synchronisierung mit QuickBooks nicht automatisch zugeordnet – die Zuordnung muss in QuickBooks erfolgen.
Zahlungen
Eine in Teachworks erstellte neue Zahlung erzeugt automatisch eine neue Zahlung in QuickBooks mit den entsprechenden Zahlungsdetails.
Zahlungen werden bei der Synchronisierung mit QuickBooks nicht automatisch Rechnungen zugeordnet – die Zuordnung muss in QuickBooks erfolgen.
Zahlungen, die in Teachworks nach der Synchronisierung mit QuickBooks gelöscht wurden, müssen in QuickBooks manuell gelöscht werden.